探討如何進一步優(yōu)化人事檔案管理工作

李茵

摘要：檔案作為社會文明發(fā)展的產物，有著深刻的社會影響，是社會發(fā)展進步的標志之一。人事檔案管理目前主要存在人事檔案內容失真、材料不全、管理方式落后、利用范圍狹窄等問題，隨著社會的發(fā)展，為使人事檔案的管理更加完善，這就要求通過改善人事檔案管理制度、采用現代化管理手段、提高檔案管理人員素質等措施使人事檔案管理更科學、更實用。在現階段中人事檔案管理工作有著許多新問題，新情況，關系到未來人事制度的深化和改革，我們應該認識人事檔案管理中的問題并對這些問題進行有效的處理，從而大大提高人事檔案管理的效能。作為檔案工作者作為創(chuàng)新主體的個體，必須突破創(chuàng)新管理中的思維障礙，不斷地創(chuàng)新，才能使檔案工作有高度、有深度、有特色，真正實現可持續(xù)發(fā)展。我們時刻本著以人為本，服務他人，不斷創(chuàng)新的宗旨，才能使原有的檔案資源發(fā)揮更大的作用。

關鍵詞：優(yōu)化；人事檔案；管理

一、人事檔案的重要性：

人事檔案是我國各級各類國家機關和事業(yè)單位在人事管理中形成的記述和反映某人德才表現，以個人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。由此可見人事檔案是每個人自然情況、學歷、社會經歷、業(yè)績材料、崗位聘用備案情況和工資情況的原始記錄，真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業(yè)務能力、工作狀況、獎懲、業(yè)績、崗位聘用備案和工資等方面情況。它的原始性、真實性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應。在組織部門選人用人、人才流動、職稱評聘、崗位聘用、調資、參加社會保險等方面起著依據作用。

檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質和業(yè)務能力。因此，要不斷提高人事檔案管理人員的素質，加強業(yè)務培訓，系統(tǒng)地學習黨和政府制定的有關人事工作的政策、法規(guī)，用新的人事工作知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期對人事檔案管理的新要求；同時教育他們要堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真、吃苦耐勞、甘于奉獻。

二、人事檔案管理的現狀及問題：

（1）缺乏檔案規(guī)范指導性。要提高人事檔案管理的效能，首先應提高人事檔案的規(guī)范管理水平。目前主要缺乏對人事檔案管理工作的檢查指導，并沒有形成科學有效的規(guī)范管理方法。此外，也沒有建立相關的領導小組，存在業(yè)務不精，人手不齊，缺乏人事檔案工作的宏觀指導。加上一些單位缺乏對于人事檔案管理人員的重視，沒有對人事干部進行有效的業(yè)務培訓，也是導致人事檔案管理工作低效，滯后的原因。

（2）檔案管理意識淡薄。人事檔案管理是機關事業(yè)單位業(yè)務工作中最基本的工作之一，但許多基層事業(yè)單位對于人事檔案管理的認識不足，業(yè)務操作不規(guī)范，一些領導對人事檔案管理的重視不夠，存在歸檔不及時，落實不到位，應付了事，檢查隨意，監(jiān)督不及時等現象。還有一些工作人員認為現在提升干部只重視能力的德行，不重視人事檔案的查閱管理。這些都顯示現在許多事業(yè)單位缺乏對人事檔案管理工作的重視，管理意識不夠強烈。此外還有許多畢業(yè)生對人事檔案管理的地位，性質，作用了解不清，意識比較單薄，棄檔缺檔的現象非常多，導致人事檔案管理工作一直處在被動的狀態(tài)，很難高效的開展人事工作。

（3）檔案管理手段和方式落后。人事檔案管理是一項需要耐心，細心的專業(yè)人事來負責的工作，有著機密性，政治性，專業(yè)性等特點。人事檔案管理需要專門人員進行管理，單獨存放。但現在很多基層單位管理人事檔案的工作人員都身兼數職，有些還是半路出家，沒參加過任何人事檔案管理的培訓。還有很多單位存在手工整理檔案資料，即使是在這個信息化十分普及的時代，許多查閱檔案的方式還是以人工為主，無紙化辦公還沒實現，缺少適合人事管理檔案的信息化系統(tǒng)。就是因為人事檔案管理信息化低下導致了檔案管理水平和機關事業(yè)單位信息化要求相差甚遠，與科學的管理要求也不符合。

（4）人事檔案管理缺乏時效性。在目前很多事業(yè)單位的人事檔案管理過程中，存在許多檔案資料過于陳舊，記錄事件久遠等情況。由于人手缺乏，長期擱置，歸入人事檔案內的很多資料沒有得到有效及時的鑒定，常出現信息過時的情況。同時，還有很多人事檔案資料沒有及時交接歸檔，沒有進行真正有效的管理，對真實人事現狀、工作情況、職稱情況、崗位聘用情況和工資情況反映不及時，阻礙了人事工作的進展。

三、如何進一步優(yōu)化人事檔案管理措施：

（一）建立規(guī)范化、信息化的人事檔案管理制度。高質量、高水平的人事檔案管理需要科學的方法和手段，由于傳統(tǒng)的檔案管理方法有許多局限性，也不符合實際情況，改進落后的人工化檔案管理方法，逐步建立起規(guī)范化、信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理的效能。

（二）充實認識檔案管理的內容。從科學用人的角度來看，為了能更好地擇優(yōu)錄取和任免干部，需要對人員有充分的了解，知人善任，才能有針對性，更有效的給安排適合的工作。為了提高人事工作質量，在編寫和記錄人事檔案內容的時候就要盡量把個人工作經驗、工作經歷、專業(yè)特長、道德水平、資格證書、業(yè)績材料等都記錄在檔案內，提高人事檔案的價值，為事業(yè)單位用人決策提供可靠的依據，也可以適當加一些更具個人特色的內容在里面，作為參考。

（三）完善監(jiān)督機制。人事檔案管理效能的提升，制度是保障因素。所以一定要嚴格依照人事檔案管理的制度來辦事，做到有法可依，有章可循。人事檔案需要制度來維護，用管理來保證工作質量，需要定期對人事管理工作進行監(jiān)督指導，成立人事檔案工作的領導小組，制定出相應的工作計劃，每年不定期的檢查人事檔案管理的真實情況和歸檔情況，提出有效的改進建議，并進一步提升檔案工作的管理效能。

除了制度手段上的改進，檔案管理人員也應不斷增強自己的學習意識與學習能力，不斷適應新的工作要求，在新環(huán)境中迎接新的挑戰(zhàn)。在信息化的時代中，計算機軟件已經逐漸深入到我們的日常生活工作中，人事檔案管理也應利用新技術，有效提高人事檔案管理的效能，為事業(yè)單位的人事工作發(fā)展鋪平道路。

四、結束語：人事檔案管理的創(chuàng)新是一種時代的必然，是新形勢下的迫切需要，作為檔案工作者作為創(chuàng)新主體的個體，必須突破創(chuàng)新管理中的思維障礙，不斷地創(chuàng)新，才能使檔案工作有高度、有深度、有特色，真正實現可持續(xù)發(fā)展。除了制度手段上的改進，檔案管理人員也應不斷增強自己的學習意識與學習能力，不斷適應新的行業(yè)要求，在新環(huán)境中迎接新的挑戰(zhàn)。我們時刻本著以人為本，服務他人，不斷創(chuàng)新的宗旨，才能使原有的檔案資源發(fā)揮更大的作用，釋放更大的效能，帶來更大的社會效益。

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