論檔案安全管理策略

金重

摘 要：檔案信息管理體系是現(xiàn)有企業(yè)在市場環(huán)境中具備競爭力的根本前提，更是開展相關(guān)工作具備有效信息依據(jù)的根本，在實際體系功能貫徹中，需要通過完善的管理機(jī)制，才能夠確保發(fā)展具備穩(wěn)定性，同時在相關(guān)信息化統(tǒng)籌體系中，更能夠埋下積極發(fā)展的基礎(chǔ)條件，為后續(xù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)框架的構(gòu)建提供良好平臺。本文依據(jù)檔案安全管理中出現(xiàn)的問題展開分析，確定相應(yīng)安全管理策略同時，期望能夠為后續(xù)檔案管理系統(tǒng)提供完善的參照條件。

關(guān)鍵詞：檔案安全；管理措施；技術(shù)

1 檔案管理工作概述

檔案管理是針對工程與個人信息有效統(tǒng)籌管控的工作體系，在實際工作開展期間，不但需要針對檔案進(jìn)行大范圍的梳理，更需要確保相應(yīng)檔案的安全，這樣才能夠避免由于信息泄露或遺失引起經(jīng)濟(jì)財產(chǎn)的損失。以當(dāng)前工作體系的發(fā)展和情況來看，信息化的檔案模式中，網(wǎng)絡(luò)安全隱患已經(jīng)成為主要研究的方向，只有確保相應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境的穩(wěn)定，才能夠真正貫徹信息化資料存儲的優(yōu)勢，并有效將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理環(huán)境進(jìn)行真正的轉(zhuǎn)型。

2 現(xiàn)有檔案信息安全管理工作中面臨的問題

2.1 管理人員風(fēng)險意識欠缺

檔案信息管理的職能不單單是針對檔案信息有完善管理和存儲的條件，更應(yīng)當(dāng)針對檔案信息中的內(nèi)容予以重視，并完善現(xiàn)有信息保障環(huán)境。但實際管理工作開展過程中，大多企業(yè)管理部門針對檔案管理工作仍具缺乏重視，這便導(dǎo)致了檔案信息安全問題漏洞較多，其中主要以管理人員在檔案安全工作上的精力投入不足為主，導(dǎo)致實際檔案管理工作散漫，甚至在實際檔案提取環(huán)境中，也難以滿足企業(yè)在使用方面的需求。其次，現(xiàn)有檔案管理人員針對網(wǎng)絡(luò)意識的薄弱，同樣導(dǎo)致了檔案管理系統(tǒng)漏洞層出不窮，甚至在信息統(tǒng)籌過程中，全然不知信息早已經(jīng)出現(xiàn)流失的情況。

2.2 網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的落后

檔案管理中網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的貫徹根本是方便信息數(shù)據(jù)的有效統(tǒng)籌，確保實際信息具備提取和存儲效率的同時，為后續(xù)工作開展帶來體系化的參照基礎(chǔ)。故而，在信息化技術(shù)開展過程中具備先進(jìn)化的意義，但實際功能貫徹后，卻由于網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的落后導(dǎo)致了內(nèi)部安全系統(tǒng)難以適應(yīng)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)平臺的情況，導(dǎo)致系統(tǒng)環(huán)境凌亂且數(shù)據(jù)庫難以避免數(shù)據(jù)損壞的情況，這也便導(dǎo)致了信息資料存儲環(huán)境的不穩(wěn)定，從而造成經(jīng)濟(jì)財產(chǎn)損失。

2.3 檔案管理系統(tǒng)的不完善

信息化檔案管理體系的構(gòu)建，不但賦予了現(xiàn)有企業(yè)在檔案工作方面的經(jīng)濟(jì)性，更提供了多元化的統(tǒng)籌平臺，其中每一份資料都具備經(jīng)濟(jì)關(guān)聯(lián)性，若是出現(xiàn)失竊的情況，便會導(dǎo)致公司蒙受較大財產(chǎn)損失，從而引發(fā)市場矛盾和發(fā)展隱患。其中針對檔案管理系統(tǒng)，我國仍舊停留在傳統(tǒng)的檔案信息管理環(huán)境，在系統(tǒng)持續(xù)性方面已經(jīng)出現(xiàn)理念脫節(jié)的情況，從而導(dǎo)致了檔案信息環(huán)境難以穩(wěn)定，并在后續(xù)管理工作開展過程中埋下隱患。

2.4 查詢系統(tǒng)的威脅

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平之下，電子檔案管理模式還不僅完善，在電子信息安全管理方面并沒有形成統(tǒng)一的機(jī)制，而電子信息檔案系統(tǒng)平臺數(shù)量龐雜，現(xiàn)有的技術(shù)難以統(tǒng)一每一個系統(tǒng)平臺，因此電子信息檔案在每一個平臺上都不能完全一致，在管理上也會存在很明顯的差異。另外，檔案信息在電子平臺上注冊之后，受網(wǎng)站本身安全性能的影響，容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，這樣的安全問題會極大影響到檔案信息的完整和安全。就目前的發(fā)展?fàn)顩r來看，相關(guān)部門還買有建立統(tǒng)一的安全有效的防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，檔案安全還會受到侵害。同時國家也沒有指定相應(yīng)的檔案信息管理的法律法規(guī)，難以對這些惡意攻擊進(jìn)行觸發(fā)，總的來說，電子信息檔案容易受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響而出現(xiàn)不同類型的問題。

3 檔案安全管理策略

3.1 建立完善的檔案管理體制

首先，要深刻了解檔案管理的工作體制，對其工作任務(wù)進(jìn)行科學(xué)分解，讓每一個人都能清楚的了解自己的任務(wù)，對檔案進(jìn)行嚴(yán)格的分類、保管、定期檢查、修正。建立相應(yīng)的獎懲制度，大家互相監(jiān)督，有違反制度者要受到嚴(yán)厲的懲罰，以此來讓每個工作人員增強(qiáng)工作意識，提高工作效率。

3.2 規(guī)范檔案管理行政性質(zhì)

檔案信息來源于社會生產(chǎn)與實踐，國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)需要國家的行政保護(hù)。檔案信息的管理隨著國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展而不算完善，這就意味著在檔案信息管理的同時，還要讓國家重視宣傳檔案信息的重要性，以此來樹立檔案信息的保密意識，采取一定的行政手段，對檔案信息進(jìn)行保護(hù)，同時為安全管理系統(tǒng)指定嚴(yán)格的規(guī)范，在保障了制度的前提下可以建立更加強(qiáng)大與安全的信息安全系統(tǒng)。

3.3 增強(qiáng)管理人員素質(zhì)

盡管管理體制在不斷的向現(xiàn)代化、數(shù)字化方向發(fā)展，但是人員仍然是檔案管理系統(tǒng)的核心，對于人員的工作素養(yǎng)及其對檔案管理的知識技能必須進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)。讓其在培訓(xùn)中學(xué)習(xí)檔案管理的技術(shù)，提高能力，增強(qiáng)素養(yǎng)，提高工作效率。

3.4 構(gòu)建完善電子信息環(huán)境

檔案中包含大量信息，很多信息都涉及到了公司內(nèi)部機(jī)密以及員工個人隱私，同時也包含重大事件的記錄，檔案一旦失竊，就會帶來難以挽回的損失。對電子檔案進(jìn)行保密，首先就要營造一個安全的電子檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，防止網(wǎng)絡(luò)因素對電子信息的侵害。保護(hù)網(wǎng)絡(luò)首先從技術(shù)手段進(jìn)行，提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，以此來保護(hù)電子檔案的安全性，減少被盜取的可能性。在營造電子檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的時候，需要升級防范網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊的技術(shù)，將信息安全的隱患降到最少。創(chuàng)新檔案管理的技術(shù)。單位檔案庫的信息資源過于龐大，為了方便管理，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新檔案管理的技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、自動化。應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案文獻(xiàn)資料進(jìn)行系統(tǒng)化、規(guī)范化，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺。

3.5 構(gòu)建完善信息管理隊伍

在當(dāng)前的環(huán)境中，檔案信息來源分散，信息數(shù)量龐雜，載體多樣，檔案管理者需要具有更高的鑒別能力，更快的處理速度，才能提高檔案的管理質(zhì)量。工程檔案管理不同于其他的檔案管理，在管理中不但要使用到專業(yè)的施工技術(shù)知識，同時還要對每一個環(huán)節(jié)有清晰的認(rèn)識，在管理中熟悉業(yè)務(wù)發(fā)展的方式，企業(yè)經(jīng)營的特點以及建筑行業(yè)中的相關(guān)政策。信息管理人員需要做到的不僅是管理已存的檔案，同時還要為縮短工期，提高工程質(zhì)量出謀劃策，而出謀化策的根本來源，正是在檔案信息中進(jìn)行高效處理得來的。

4 結(jié)束語

完善的檔案管理系統(tǒng)，一方面不但滿足了現(xiàn)有企業(yè)在市場競爭力方面的基礎(chǔ)需求，同時更在此基礎(chǔ)上提供了多元化職能延伸的參照基礎(chǔ)，確定了實際企業(yè)可持續(xù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的完善方向。故而，在落實檔案管理系統(tǒng)過程中，針對相應(yīng)檔案信息應(yīng)當(dāng)進(jìn)行完善的保護(hù)措施，并賦予有效統(tǒng)籌的條件，在后續(xù)檔案信息功能環(huán)境中才能夠真正發(fā)揮自身的實際效益，同時為企業(yè)經(jīng)濟(jì)構(gòu)建穩(wěn)定做出貢獻(xiàn)。

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