關(guān)于做好檔案信息化管理建設(shè)的策略

陳鶴齡

摘要：在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，信息化融入到了檔案管理之中，并形成了一種全新的管理模式，檔案信息化管理不僅滿足時(shí)代發(fā)展的要求，并且也在一定程度上彌補(bǔ)了傳統(tǒng)檔案管理所存在的缺陷與不足，在新時(shí)期需要積極做好檔案信息化管理建設(shè)工作，提高檔案管理的效率與質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化管理；策略

所謂的檔案信息化建設(shè)主要是指在新時(shí)期應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息加以搜集、保存以及管理，是現(xiàn)階段檔案管理的主要模式。在當(dāng)前的發(fā)展背景下，檔案信息化建設(shè)管理的應(yīng)用可以改變傳統(tǒng)檔案管理的方式，并實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與可行性，使其朝著網(wǎng)絡(luò)化、共享化方向不斷發(fā)展與進(jìn)步。

1、新時(shí)期檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

第一是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理技術(shù)的創(chuàng)新，需要在新時(shí)期針對(duì)實(shí)際的發(fā)展情況構(gòu)建完善的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的管理，以此更好的保存與利用檔案。眾所周知，傳統(tǒng)模式下檔案管理多為紙質(zhì)載體，不容易保存，容易發(fā)生丟失，但是采取信息化建設(shè)管理，可以采取計(jì)算機(jī)的方式加以管理，不僅便于存儲(chǔ)，還可以提高檔案的利用效率。第二是實(shí)現(xiàn)檔案管理方法的創(chuàng)新，只有進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理方法才能真正提高檔案管理的有效性，符合信息時(shí)代的發(fā)展要求，在此發(fā)展背景下要針對(duì)其管理方法進(jìn)行調(diào)整與改進(jìn)，保證檔案管理方法能夠符合時(shí)代發(fā)展的要求，并且還可以科學(xué)的進(jìn)行管控。第三是提高檔案管理者的素質(zhì)，作為檔案管理中不容或缺的組成部分，檔案工作人員對(duì)檔案信息化管理建設(shè)起到了至關(guān)重要的作用，需要提高其素養(yǎng)，保證檔案管理人員具備計(jì)算機(jī)操作知識(shí)以及理論知識(shí)，塑造新的形象。第四是實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)化服務(wù)進(jìn)程，之所以進(jìn)行檔案信息化管理主要的目的便是實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享，所以要加快檔案社會(huì)化服務(wù)進(jìn)程，要將檔案資源推向社會(huì)，不斷擴(kuò)大檔案資源的服務(wù)范圍，這樣方可提高檔案的應(yīng)用價(jià)值。

2、現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)主要存在的問(wèn)題

在當(dāng)前的發(fā)展背景下，檔案信息化建設(shè)管理已經(jīng)成為了主流趨勢(shì)，但是因?yàn)槭艿街骺陀^因素所帶來(lái)的影響，所以其中仍舊存在缺陷與不足，筆者經(jīng)過(guò)歸納與總結(jié)，將其問(wèn)題概述為以下幾點(diǎn)。

2.1 數(shù)據(jù)的異構(gòu)性

一般而言，在檔案信息接收處理的時(shí)候需要單位與部門應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)將資料及時(shí)傳輸或接收，但是大多數(shù)情況下，諸多檔案資料接收之后數(shù)據(jù)來(lái)源存在差異，且文件屬性存在差異，導(dǎo)致特殊文件的產(chǎn)生，如此一來(lái)則會(huì)促使檔案信息結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出復(fù)雜性，不僅導(dǎo)致工作人員檔案信息接收與處理有所困難，并且也無(wú)法進(jìn)一步推動(dòng)檔案信息化的有序開(kāi)展。

2.2 具有分散性

在進(jìn)行檔案信息收集的時(shí)候經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)同一個(gè)信息多次出現(xiàn)的現(xiàn)象，之所以出現(xiàn)這種情況是因?yàn)椴煌瑔挝灰约安块T擁有共同的主題信息，比如像財(cái)務(wù)部門涉及到了財(cái)務(wù)報(bào)表，但是稅務(wù)部門也會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表有所涉及，這樣一來(lái)在網(wǎng)絡(luò)信息接收過(guò)程中則會(huì)出現(xiàn)分散性以及信息重復(fù)的現(xiàn)象，對(duì)此為進(jìn)一步改善這一缺陷，需要針對(duì)性的做好信息篩選，盡可能的選擇具有價(jià)值的內(nèi)容。

2.3 管理呈現(xiàn)落后性

在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)管理的時(shí)候需要加強(qiáng)對(duì)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案資料信息的智能化與數(shù)字化，且還需要利用計(jì)算機(jī)通過(guò)檢索的方式獲取相應(yīng)的信息資料。然而現(xiàn)階段在整個(gè)檔案信息化管理過(guò)程中，雖然科學(xué)技術(shù)比較先進(jìn)，但是在管理方面卻呈現(xiàn)出落后性，不僅檔案資料沒(méi)有及時(shí)歸檔，甚至還有諸多資料超過(guò)十年都沒(méi)有存檔，嚴(yán)重阻礙了檔案作用的發(fā)揮。

2.4 檔案管理人員素養(yǎng)過(guò)低

正如上文所言，在檔案信息化建設(shè)管理中檔案管理人員的作用重大，是其主要的因素，要想從根本上提高檔案信息化管理水平，則需要聘請(qǐng)高素養(yǎng)、高學(xué)歷的檔案人員，但是根據(jù)筆者的調(diào)查與分析，現(xiàn)階段大多數(shù)檔案部門其工作人員素質(zhì)過(guò)低、專業(yè)水平比較薄弱，甚至出現(xiàn)身兼數(shù)職的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理水平過(guò)低。還有一點(diǎn)是檔案管理人員重復(fù)且機(jī)械的操作，長(zhǎng)此久往喪失對(duì)工作的積極性，還有諸多檔案管理人員不會(huì)熟練使用計(jì)算機(jī)，所以這在一定程度上會(huì)對(duì)檔案信息化普及程度產(chǎn)生影響，也對(duì)檔案資源的挖掘造成制約。

3、檔案信息化建設(shè)管理的對(duì)策

無(wú)論從哪一方面分析，檔案信息化管理建設(shè)涉及到了眾多的內(nèi)容，具有復(fù)雜性，需要多個(gè)部門與環(huán)節(jié)共同完成，尤其在新時(shí)期，為進(jìn)一步做好檔案信息化建設(shè)管理工作，需要多角度的分析與研究，從本質(zhì)上提高檔案管理的科學(xué)化與實(shí)效性。

3.1 更新觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)管理的重視

在當(dāng)前的發(fā)展背景下，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)者與管理者需要更新觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)管理的重視。從屬性上分析，檔案不僅記錄了人類實(shí)踐活動(dòng)的印記，并且也是不可磨滅的歷史組成部分，在當(dāng)前社會(huì)的不斷發(fā)展下，其作用十分明顯，每一位檔案管理者均需要認(rèn)清檔案工作的重要性，且要在思想上加以更新，做好信息化建設(shè)與管理，為檔案管理營(yíng)造良好的氛圍。與此同時(shí)，每一位檔案工作人員需要加強(qiáng)對(duì)其認(rèn)識(shí)，將傳統(tǒng)的工作方式改善，積極融入到信息化體系之中，在日常工作中能夠更新觀念，探索出全新的檔案管理方式，與各個(gè)部門相互溝通，做到取長(zhǎng)補(bǔ)短。

3.2 加大資金投入，提高檔案信息的安全性

加大資金投入已經(jīng)成為了現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)管理的關(guān)鍵所在，需加以重視，其中需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這是現(xiàn)階段檔案信息化建設(shè)管理的基礎(chǔ)，包括配備計(jì)算機(jī)設(shè)備，做好日常維護(hù)，實(shí)現(xiàn)軟硬件的更新，構(gòu)建高質(zhì)量檔案管理平臺(tái)。還需要根據(jù)實(shí)際的發(fā)展情況構(gòu)建完善的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，促使信息網(wǎng)絡(luò)之間相互聯(lián)系，完成信息共享，真正提高檔案的社會(huì)化服務(wù)進(jìn)程。與此同時(shí)，還需要做好對(duì)檔案信息的安全管理，提高其安全性，第一是需要提高檔案工作人員的安全意識(shí)，要將安全以及保密工作落實(shí)到位，做好安全性管理，第二是要做好技術(shù)支持，尤其要對(duì)各項(xiàng)資料加以管理，做好安全防護(hù)工作，促使檔案資源更加可靠與安全。

3.3 提高檔案人員的綜合水平

檔案管理信息化建設(shè)的應(yīng)用，需要檔案管理工作人員具備計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用技術(shù)，同時(shí)要想檔案工作順利、有序的進(jìn)行，加強(qiáng)檔案管理的長(zhǎng)久發(fā)展，工作人員的綜合素質(zhì)的提高是非常重要的。任何技術(shù)或知識(shí)的應(yīng)用與實(shí)施都離不開(kāi)人，因此，檔案館要加強(qiáng)工作人員先進(jìn)技術(shù)的培訓(xùn)，檔案管理知識(shí)的宣教，并采取考核制度和獎(jiǎng)罰制度，以此來(lái)激發(fā)工作人員的自主學(xué)習(xí)性，從整體上提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，還需要?jiǎng)?chuàng)作不同機(jī)遇，激發(fā)工作人員在信息化技術(shù)的環(huán)境下提高自我創(chuàng)造性，進(jìn)而提高檔案管理信息化建設(shè)的工作效率。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，在當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展下，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為了重要的內(nèi)容，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與智能化，才能真正推動(dòng)其發(fā)展，發(fā)揮出檔案管理的重要性，但是在檔案信息化建設(shè)管理中卻存在問(wèn)題，對(duì)此需要加以處理與解決，多角度分析，提出解決對(duì)策。

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