淺談信息化管理及移動支付在中職學(xué)校收費管理工作中的應(yīng)用

胡嘉林

收費管理工作是中職學(xué)校財務(wù)管理工作中的重要組成部分，各項費用能否及時收取，收費信息是否完善直接影響到學(xué)校的各項經(jīng)濟活動是否能夠順利開展。隨著中職學(xué)校開展的各項考試、培訓(xùn)等活動日益增加，收費項目也日趨多樣化，這對收費管理工作提出了更高的要求，與此同時，中職學(xué)校應(yīng)依托移動支付技術(shù)，積極推動學(xué)校收費信息管理系統(tǒng)及收費方式的改革。本文從中職學(xué)校收費信息化管理系統(tǒng)、收費方式改革等方面進(jìn)行探討，首先分析現(xiàn)階段中職學(xué)校收費信息化系統(tǒng)及收費方式普遍存在的問題，進(jìn)而結(jié)合筆者所在單位的實際情況對收費信息化管理系統(tǒng)及移動支付在收費工作中的應(yīng)用提出有效措施及建議。

一、中職學(xué)校收費信息化管理及收繳方式存在的問題

（一）收費信息與其他部門數(shù)據(jù)相互獨立，數(shù)據(jù)無法共享

近年，出于學(xué)生人數(shù)多、收費信息量巨大的原因，中職學(xué)校已基本根據(jù)實際需求搭建了收費信息化管理系統(tǒng)（下稱收費系統(tǒng)），但大部分學(xué)校系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)如：學(xué)生學(xué)號、姓名、身份證號碼等信息均獨立于招生部門、學(xué)生管理部門、教學(xué)部門的系統(tǒng)之外，系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換多通過EXCEL表格導(dǎo)出導(dǎo)入的形式進(jìn)行，數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)實時傳輸；同時，學(xué)生管理部門在變更學(xué)生數(shù)據(jù)后未能及時報送財務(wù)部門進(jìn)行更新及修改，從而導(dǎo)致學(xué)校不同部門的學(xué)生數(shù)據(jù)經(jīng)常出現(xiàn)差異，最終為學(xué)生管理人員與財務(wù)收費人員帶來大量的核對工作。

（二）收費方式單一落后

收費方式單一落后，現(xiàn)階段中職學(xué)校大多采用現(xiàn)金、銀行匯款、銀行劃扣、POS機刷卡等方式進(jìn)行收費，部分學(xué)校也依托移動支付技術(shù)對收費方式進(jìn)行改進(jìn)，但多僅限于采用二維碼掃碼支付的方式，并未將移動支付與收費系統(tǒng)進(jìn)行融合。同時，上述收費方式均存在一些共同的缺點，如：收費高峰期時學(xué)生排隊繳費等待時間長、收費工作量大、收費效率低、收費信息需二次錄入等。

（三）系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)缺失

收費信息化系統(tǒng)的搭建無疑對收費工作質(zhì)量及效率起到積極的推動作用，但是，由于資金原因及對系統(tǒng)后期維護(hù)的重視程度等原因，系統(tǒng)搭建后，學(xué)校在滿足現(xiàn)狀需求的前提下基本不會再對系統(tǒng)維護(hù)所投入相應(yīng)經(jīng)費與人力。而且，日常維護(hù)基本由收費人員負(fù)責(zé)，由于計算機知識有限，收費人員基本無法對系統(tǒng)是否運轉(zhuǎn)正常、數(shù)據(jù)是否存在錯亂、操作系統(tǒng)是否存在網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險等情況做出準(zhǔn)確判斷。

（四）缺乏對收費人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)

在中職學(xué)校傳統(tǒng)思想的影響下，學(xué)校的收費崗位的工作多被認(rèn)為是重復(fù)、簡單、低技術(shù)含量的工作崗位，聘用人員多為學(xué)歷低或年紀(jì)大的財務(wù)人員；同時，中職學(xué)校較少對收費人員定期進(jìn)行專業(yè)技能及職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，這進(jìn)一步降低了收費人員在日常收費工作中對信息化管理系統(tǒng)優(yōu)化及收費方式創(chuàng)新的主動性及可能性。

二、信息化管理及移動支付在收費工作中的應(yīng)用

（一）優(yōu)化收費系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

為降低收費數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)之間傳輸時因人為原因造成的錯誤，以及進(jìn)一步提高收費工作和后期會計核算的工作效率，學(xué)?？蛇M(jìn)一步優(yōu)化收費系統(tǒng)，構(gòu)建統(tǒng)一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，打通收費系統(tǒng)與校內(nèi)各系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)連接。以筆者所在單位為例，學(xué)校于2015年完成了財務(wù)部門與招生部門、學(xué)生管理部門、教學(xué)部門系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接，對收費信息化系統(tǒng)與學(xué)校的數(shù)字校園平臺創(chuàng)建了數(shù)據(jù)交換接口，從而形成一條從學(xué)生入學(xué)報名、繳費、住宿、分班、實習(xí)、就業(yè)以及學(xué)生個人信息的完整信息鏈，學(xué)生入學(xué)報名信息由招生部門錄入招生管理系統(tǒng)后，學(xué)生的應(yīng)繳費信息隨即根據(jù)財務(wù)部門預(yù)設(shè)的專業(yè)收費標(biāo)準(zhǔn)自動產(chǎn)生，學(xué)生憑報名號即可進(jìn)行繳費；入學(xué)后，收費系統(tǒng)能自動根據(jù)學(xué)生專業(yè)變動情況、住宿情況、各項考試的報考情況等信息自動更新各項應(yīng)繳費信息，通過數(shù)據(jù)共享，收費人員能減少大量的信息錄入工作，提高信息精確度。另外，在財務(wù)部門內(nèi)部各系統(tǒng)對接方面，學(xué)?？蛇M(jìn)一步整合收費系統(tǒng)與總賬系統(tǒng)，將收費信息自動推送至總賬系統(tǒng)，會計人員通過對推送的信息進(jìn)行人工審核即可生成記賬憑證，減少了二次錄入帶來的工作量及人為錯誤，極大提高了財務(wù)部門內(nèi)部工作效率。

（二）依托移動支付技術(shù)對收費模式進(jìn)行改革

在現(xiàn)有現(xiàn)金、銀行代扣、POS機刷卡等收費方式的基礎(chǔ)上，學(xué)校應(yīng)利用互聯(lián)網(wǎng)及移動支付技術(shù)，逐步推廣移動支付收費方式，筆者所在單位于2017年正式上線基于微信、支付寶、網(wǎng)銀在線等移動支付方式的收費信息化管理平臺，同時，在微信客戶端開發(fā)收費、欠費信息查詢、信息推送等小程序，使微信客戶端與收費系統(tǒng)無縫對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)實時傳輸。系統(tǒng)上線后，新生通過報名號綁定學(xué)校財務(wù)微信公眾號即可辦理遠(yuǎn)程報名、繳費等業(yè)務(wù)；老生可通過微信公眾號辦理校內(nèi)各項費用的繳費工作、欠費查詢等業(yè)務(wù)；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及班主任通過微信公眾號能了解班級繳費及欠費情況，財務(wù)部門也可通過微信公眾號向欠費學(xué)生定向發(fā)送欠費催繳信息，通過班主任及財務(wù)部門實時催繳，學(xué)校加快了欠費收繳速度，基本實現(xiàn)零欠費率。另外，由于學(xué)生在繳費時已自行登錄個人賬號，其收費信息及個人信息已直接傳輸至收費系統(tǒng)后臺，收費員不再需要將收費信息錄入系統(tǒng)；同時，也大量減少了類似于銀行代扣、銀行轉(zhuǎn)賬等收費方式造成的銀行對賬單信息不全的情況。待收費、查詢、移動支付收費等功能運行成熟后，學(xué)校可逐步取消現(xiàn)金、銀行轉(zhuǎn)賬等舊有收費方式，進(jìn)一步減少前臺收費的工作量；同時，繼續(xù)將退費、助學(xué)金發(fā)放等面對學(xué)生的業(yè)務(wù)整合至收費系統(tǒng)及微信客戶端，從而實現(xiàn)真正的收費工作的無紙化辦公及遠(yuǎn)程辦公，最大限度提高財務(wù)人員對學(xué)生收、退費工作的工作效率。

通過利用微信客戶端對收費方式的改革，中職學(xué)校能更透明地向上級部門、社會各界、家長與學(xué)生公開學(xué)校的各項收費項目，從而進(jìn)一步杜絕“亂收費”、“小金庫”等現(xiàn)象。

（三）加強系統(tǒng)平臺維護(hù)及網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

學(xué)校的數(shù)字校園平臺以及微信客戶端為收費系統(tǒng)的搭建創(chuàng)建了良好的平臺，同時，也為收費系統(tǒng)帶來了一系列的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險，學(xué)校網(wǎng)絡(luò)一旦受到攻擊，將嚴(yán)重影響學(xué)校數(shù)字校園平臺及各系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)，更可能由于收費系統(tǒng)數(shù)據(jù)被病毒篡改為學(xué)校帶來直接經(jīng)濟損失。為此，學(xué)校應(yīng)高度重視收費系統(tǒng)平臺維護(hù)及網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，同時采取有效措施。首先，學(xué)校應(yīng)完善數(shù)字校園平臺及收費系統(tǒng)等系統(tǒng)平臺的管理制度，從軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)安全的管理及維護(hù)，網(wǎng)絡(luò)攻擊、電腦病毒的預(yù)防及處理等多方面制定一套完善的管理制度；其次，每年應(yīng)預(yù)留足夠?qū)ｍ椯Y金用于加強網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)建設(shè)，定期對系統(tǒng)進(jìn)行升級維護(hù)；同時，應(yīng)為校園數(shù)字平臺及各軟件配備專人管理及維護(hù)，學(xué)校通過采取多層次的防范措施，建立學(xué)校綜合的校園網(wǎng)絡(luò)安全防范體系。

（四）強化收費管理內(nèi)部控制及風(fēng)險防范意識

為防范中職學(xué)校收費系統(tǒng)及收費工作的財務(wù)風(fēng)險，學(xué)校應(yīng)加強財務(wù)風(fēng)險防范意識，強化收費管理內(nèi)部控制建設(shè)。學(xué)校應(yīng)制定財務(wù)收費人員崗位職責(zé)，明確對收費系統(tǒng)操作權(quán)限的職責(zé)分工，設(shè)置相互監(jiān)督及牽制的崗位，在學(xué)校信息管理人員外另配備專門負(fù)責(zé)服務(wù)器及軟件管理的財務(wù)人員，定期備份，防范可能存在的漏洞；同時，制定完善的收費管理制度，不斷完善收費信息化系統(tǒng)建設(shè)，推動學(xué)校收費工作有序進(jìn)行。

（五）加強收費人員綜合技能培訓(xùn)

隨著收費工作與信息化系統(tǒng)、移動支付技術(shù)等深度融合，中職學(xué)校財務(wù)收費人員不單要掌握會計、財務(wù)管理等知識，還須熟練掌握各種辦公軟件、系統(tǒng)操作、軟件維護(hù)等技能，這都對中職學(xué)校財務(wù)收費人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，為此，學(xué)校應(yīng)摒棄舊有觀念，除了強化收費人員專業(yè)技能的培訓(xùn)外，還須加強計算機、軟件維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全等技術(shù)培訓(xùn)，使學(xué)校的收費人員成為復(fù)合型財務(wù)人員。

基于信息化管理及移動支付下的收費工作改革已是大勢所趨，中職學(xué)校應(yīng)盡快加強學(xué)校的信息化建設(shè)及基于移動支付下的收費系統(tǒng)建設(shè)，同時完善各項收費管理制度及內(nèi)控制度，強化財務(wù)收費人員復(fù)合型人才培養(yǎng)，不斷完善學(xué)校收費管理工作。