淺論利用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理

瞿民江

摘要：近些年信息技術(shù)迅猛發(fā)展，ERP系統(tǒng)在現(xiàn)代企業(yè)管理中越來越廣泛使用，ERP系統(tǒng)的功能從記錄匯總數(shù)據(jù)到產(chǎn)供銷存管理，再發(fā)展到提供全面全方位的職能管理和決策支持。如今ERP系統(tǒng)引入電子商務(wù)技術(shù)使企業(yè)與市場和社會(huì)環(huán)境實(shí)時(shí)對接，信息數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)交換，當(dāng)企業(yè)管理層進(jìn)行決策與管理時(shí)提供數(shù)據(jù)支持?，F(xiàn)階段ERP系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展成為一個(gè)綜合性的管理軟件，包含物流、人力、財(cái)務(wù)及信息流等內(nèi)容。這給企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作帶來巨大變革，也對財(cái)會(huì)人員提出新的機(jī)遇與要求。文章以ERP系統(tǒng)特點(diǎn)、優(yōu)勢分析為切入點(diǎn)，詳細(xì)分析如何利用ERP系統(tǒng)提高企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代企業(yè)；財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理；ERP系統(tǒng)

現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)行管理中財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理工作發(fā)揮著重要作用。ERP系統(tǒng)的引入，給會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)管理工作帶來積極影響。借助ERP系統(tǒng)企業(yè)可以有效整合內(nèi)部資源，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息化與規(guī)范化，達(dá)成提高企業(yè)運(yùn)營效率、增加企業(yè)效益的目的，本文就此展開分析。

一、ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)和功能及其發(fā)展趨勢

ERP 系統(tǒng)具有高度集成性、先進(jìn)性、統(tǒng)一性、完整性、實(shí)時(shí)性、開放性的特點(diǎn)。目前ERP系統(tǒng)除了基本的財(cái)務(wù)管理功能外，還包含著眾多功能，涉及到企業(yè)運(yùn)營管理的各個(gè)方面，如質(zhì)量、網(wǎng)絡(luò)及市場信息管理等內(nèi)容。系統(tǒng)可以根據(jù)市場變化進(jìn)行調(diào)整，重新定義企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)及彼此關(guān)系，這樣企業(yè)各項(xiàng)管理及組織顯得更加靈活，創(chuàng)新與優(yōu)化企業(yè)管理體制，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目的。

同時(shí)，ERP系統(tǒng)推動(dòng)企業(yè)響應(yīng)市場信息、供需關(guān)系等效率的提升，可以快速準(zhǔn)確的掌握相關(guān)信息，進(jìn)而采取有效的應(yīng)對措施，提高決策的正確性與效率性，確保企業(yè)健康發(fā)展。此外，信息時(shí)代ERP系統(tǒng)呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，如網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化等，這些在實(shí)際應(yīng)用過程中都要格外重視。企業(yè)充分利用系統(tǒng)整合內(nèi)外資源，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，為企業(yè)健康運(yùn)行保駕護(hù)航。

二、充分利用ERP系統(tǒng)對加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理的積極作用

1. 提供會(huì)計(jì)核算實(shí)時(shí)、完整、準(zhǔn)確的核算信息，以利于及時(shí)決策。完善的ERP系統(tǒng)包括眾多模塊，這些模塊間相互聯(lián)系、相互影響，牽一發(fā)而動(dòng)全身，因此使用人員要對系統(tǒng)有一個(gè)全面了解，避免使用時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤而影響系統(tǒng)效率與質(zhì)量。這些模塊相互連接實(shí)時(shí)生成貨幣資金、應(yīng)收賬款、存貨、固定資產(chǎn)、應(yīng)付賬款、應(yīng)交稅費(fèi)、銷售成本、應(yīng)付工資薪酬等所有會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)。這些核算數(shù)據(jù)能夠?qū)崟r(shí)導(dǎo)入到賬務(wù)系統(tǒng)。在運(yùn)作成熟的ERP系統(tǒng)里賬務(wù)系統(tǒng)可接收到實(shí)時(shí)核算信息。這有利于為管理層提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的會(huì)計(jì)信息。為企業(yè)分析和決策提供強(qiáng)有力的支持。

2. 加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的內(nèi)部控制自動(dòng)化。成熟的ERP系統(tǒng)將財(cái)務(wù)管理及企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系融入了整個(gè)企業(yè)管理的各個(gè)模塊流程之中，利用內(nèi)部控制的流程規(guī)范去控制人，避免人為不遵守流程而犯錯(cuò)。內(nèi)部控制的規(guī)范要求通過軟件設(shè)置體現(xiàn)出來，軟件運(yùn)行過程中按照規(guī)范強(qiáng)制企業(yè)所有部門和人員按照軟件設(shè)置要求處理各種業(yè)務(wù)，從源頭上堵住管理漏洞。在ERP系統(tǒng)全面運(yùn)行成熟以后，內(nèi)部控制規(guī)范控制整個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)“人治”到“法治”的轉(zhuǎn)變。

3. 有利于發(fā)揮管理會(huì)計(jì)職能。有實(shí)時(shí)和完整、準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)核算信息作為基礎(chǔ)和保證，再結(jié)合實(shí)時(shí)收集的外部市場電子商務(wù)信息，ERP系統(tǒng)可以在財(cái)務(wù)管理分系統(tǒng)中具體設(shè)置財(cái)務(wù)預(yù)警體系、財(cái)務(wù)分析體系、財(cái)務(wù)預(yù)算控制體系、財(cái)務(wù)預(yù)測體系。這樣從財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)單純的核算擴(kuò)展到解析過去、控制現(xiàn)在、籌劃未來有機(jī)地結(jié)合起來，充分發(fā)揮管理會(huì)計(jì)預(yù)測、決策、規(guī)劃（預(yù)算）、控制、評價(jià)的職能。

4. 將事后管理變?yōu)槭虑?、事中管理，有利于發(fā)揮財(cái)務(wù)管理的積極性和主動(dòng)性。與單純的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)不同，ERP系統(tǒng)將財(cái)務(wù)管理制度、財(cái)務(wù)預(yù)算、內(nèi)部控制制度、財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)預(yù)測、業(yè)績評價(jià)等體系全面貫徹到企業(yè)所有業(yè)務(wù)模塊中，使財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)從事后核算變?yōu)槭虑耙?guī)劃、事中控制、事后總結(jié)評價(jià)的全流程管理。這樣由“算”到“管”的轉(zhuǎn)變有利于發(fā)揮財(cái)務(wù)人員的積極性、主動(dòng)性。

三、利用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理面臨的挑戰(zhàn)和困難

首先，ERP系統(tǒng)實(shí)施難度大、阻力大、投入經(jīng)費(fèi)大，可能觸動(dòng)企業(yè)內(nèi)部一些部門和個(gè)人的利益，越是老企業(yè)實(shí)施越難。有些企業(yè)長期處在手工處理階段，養(yǎng)成惡習(xí)；有些企業(yè)人治化現(xiàn)象比較嚴(yán)重，管理權(quán)限混亂；有許多企業(yè)尚未脫離企業(yè)信息化之前的老毛病。實(shí)施ERP系統(tǒng)過程中會(huì)使許多部門和人員感到陣痛、不適應(yīng)，甚至有些人員和部門經(jīng)理強(qiáng)烈抵抗ERP系統(tǒng)。很多中小企業(yè)往往在ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)效果不好，有的企業(yè)甚至實(shí)施失敗、重回手工管理。這需要企業(yè)高層對全體員工進(jìn)行戰(zhàn)略動(dòng)員并投入足夠經(jīng)費(fèi)，甚至需要組織機(jī)構(gòu)和人員權(quán)限重組，必要時(shí)需要高層下狠心裁撤抵制ERP的員工。

其次，需要企業(yè)高層對財(cái)務(wù)管理的高度重視和支持，需要賦予財(cái)務(wù)人員在ERP系統(tǒng)里面的足夠權(quán)限。流程的管理需要部門之間的配合。由于部門之間存在著一些復(fù)雜的利益團(tuán)體，若流程跨部門則處理起來可能就會(huì)比較麻煩。銷售、生產(chǎn)、人力資源、采購等部門對一些財(cái)務(wù)管理制度會(huì)有不同程度的抵制，若無高層支持會(huì)很難貫徹下去。

最后，ERP系統(tǒng)的實(shí)施對財(cái)務(wù)人員提出了更高要求，要求財(cái)務(wù)人員更懂管理、更精通計(jì)算機(jī)操作、更懂企業(yè)的經(jīng)營業(yè)務(wù)，這需要跨專業(yè)的多功能人才。

四、利用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理的措施和建議

ERP系統(tǒng)有巨大的優(yōu)勢且實(shí)施比較困難，這需要我們下力氣循序漸進(jìn)推進(jìn)ERP的實(shí)施以加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理。為此建議審時(shí)度勢，采取以下措施和實(shí)施方針。

1. 要建議企業(yè)最高領(lǐng)導(dǎo)堅(jiān)定信念、下決心、采取鐵腕手段推進(jìn)ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)實(shí)施是企業(yè)管理層次躍升的質(zhì)變，必然會(huì)有阻力和陣痛，決心不足或不下狠手不可能完成實(shí)施目標(biāo)。凡是阻撓、消極對抗的人員要及時(shí)清理，與ERP系統(tǒng)實(shí)施不適應(yīng)的組織架構(gòu)必須重組直至與之適應(yīng)，權(quán)限要重新分配合理。

2. 循序漸進(jìn)而又緩急相濟(jì)，協(xié)調(diào)并處理好財(cái)務(wù)管理及內(nèi)部控制流程的重要性與經(jīng)營業(yè)務(wù)的急迫性。不能因?yàn)閮?nèi)部控制流程過于繁瑣或過于嚴(yán)格而使業(yè)務(wù)拖沓停滯，也不能因?yàn)闃I(yè)務(wù)流程急迫而放棄必要的控制程序。推進(jìn)ERP系統(tǒng)實(shí)施過程中不能操之過急造成混亂也不能一味求穩(wěn)造成拖延。要制定嚴(yán)密合理的實(shí)施步驟和計(jì)劃并堅(jiān)定實(shí)施。

3. 財(cái)務(wù)管理人員要起帶頭作用，積極提高自身的素質(zhì)水平，積極參與ERP流程管理并起到推動(dòng)和督促作用。ERP系統(tǒng)是企業(yè)綜合管理系統(tǒng)，而財(cái)務(wù)管理是ERP系統(tǒng)的核心，這就要求財(cái)務(wù)人員要發(fā)揮核心作用，其他部門都要配合財(cái)務(wù)部門，服從ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理要求。財(cái)務(wù)人員要積極鉆研計(jì)算機(jī)操作技能、企業(yè)管理流程、企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，在懂業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上方能達(dá)到控制和管理業(yè)務(wù)。

4. 利用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理需要開發(fā)與企業(yè)管理實(shí)際業(yè)務(wù)相適應(yīng)并且成熟、先進(jìn)的軟件系統(tǒng)。這就是需要有個(gè)好軟件、好軟件商。好的軟件要技術(shù)成熟，不能老出故障，不然會(huì)嚴(yán)重影響辦理業(yè)務(wù)。軟件流程要與企業(yè)相適應(yīng)，權(quán)限設(shè)置應(yīng)符合企業(yè)的行業(yè)特色及組織架構(gòu)，不然就會(huì)造成流程的混亂和中斷。內(nèi)部控制、財(cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)預(yù)算、管理會(huì)計(jì)的流程功能要在軟件功能中充分體現(xiàn)，不然就達(dá)不到實(shí)施效果。軟件服務(wù)商要有專業(yè)的服務(wù)，提供流程操作培訓(xùn)、實(shí)施規(guī)劃，在軟件功能不能完全滿足企業(yè)要求時(shí)要進(jìn)行后續(xù)的擴(kuò)充、改進(jìn)、升級(jí)服務(wù)。

5. 做好企業(yè)信息的安全和保密工作，設(shè)置合理的系統(tǒng)操作權(quán)限分配。首先要做好數(shù)據(jù)安全保護(hù)的技術(shù)工作，設(shè)置防火墻，及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份，防止計(jì)算機(jī)病毒。其次防止內(nèi)部人員泄露企業(yè)信息和機(jī)密，健全內(nèi)部信息的保密和控制制度。最后，要采取技術(shù)措施防止外部黑客竊取數(shù)據(jù)。

6. 實(shí)施ERP系統(tǒng)需要全體員工的支持，要加強(qiáng)對全體員工的培訓(xùn)。ERP系統(tǒng)需要全員操作、全員參與、全員配合、全員推動(dòng)，這就需要全員的素質(zhì)提高。應(yīng)全體動(dòng)員、全體學(xué)習(xí)、全體培訓(xùn)，最后形成全體人員的自覺和習(xí)慣，使ERP系統(tǒng)的流程深入每個(gè)員工的意識(shí)。

7. 財(cái)務(wù)人員應(yīng)積極參與ERP系統(tǒng)的選擇和頂層設(shè)計(jì)規(guī)劃活動(dòng)，主動(dòng)積極要求ERP軟件商按照企業(yè)的財(cái)務(wù)管理要求設(shè)計(jì)軟件功能，以保證軟件實(shí)現(xiàn)所需效果。選擇ERP軟件的過程財(cái)務(wù)人員不能缺席，不能達(dá)到財(cái)務(wù)管理要求的ERP軟件不能用。委托開發(fā)ERP 軟件時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)參與制定需求計(jì)劃，將財(cái)務(wù)管理需求充分深入分析、挖掘、規(guī)劃，編制需求規(guī)劃書。

總之，利用ERP系統(tǒng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理，要求財(cái)務(wù)人員尤其是最高領(lǐng)導(dǎo)要嚴(yán)密規(guī)劃、堅(jiān)定實(shí)施、有序推進(jìn)，直至達(dá)到ERP 的成熟運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)管理水平的躍升。

（作者身份證號(hào)：61012619740328703X）