基于信息安全下企業(yè)檔案保密工作實施路徑探析

李薇

摘 要：企業(yè)檔案具有一定的權(quán)威性，它真實反映出某個階段的運行軌跡，能夠展現(xiàn)某些客觀事物的存在，所以將企業(yè)檔案和保密工作結(jié)合起來是非常關(guān)鍵和必要的。文章首先分析了企業(yè)檔案利用和保密之間的關(guān)系，然后對企業(yè)檔案保密工作實施路徑進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：信息安全;企業(yè)檔案;保密工作

中圖分類號：G271

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

一、企業(yè)檔案利用和保密之間的關(guān)系

企業(yè)檔案的利用和保密是相互對立和統(tǒng)一的關(guān)系。一方面，檔案信息是企業(yè)生存的關(guān)鍵，如果被競爭者竊取，造成的后果將不堪設(shè)想，嚴(yán)重的可以使企業(yè)倒閉。另一方面，檔案所記錄的歷史信息能夠幫助企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益。企業(yè)檔案文件的使用一定要確認(rèn)其保密性，企業(yè)檔案管理者要正確認(rèn)識檔案的價值所在，也要確保其被利用的安全性，使檔案資源得到安全合理的利用。

二、企業(yè)檔案保密工作實施路徑探討

1.加強(qiáng)企業(yè)檔案管理者職業(yè)素養(yǎng)的提升

第一，提升專業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)檔案的管理者要明確自身的職責(zé)，全身心投入到本職工作中，同時要時刻保持工作的熱情，不斷學(xué)習(xí)相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，熟悉檔案保密和歸檔管理等工作，不斷提高專業(yè)技術(shù)能力。此外，企業(yè)要對檔案管理者進(jìn)行定期的培訓(xùn)，可以通過專家講解等方式來保證管理者能夠準(zhǔn)確掌握相關(guān)的企業(yè)檔案保密工作的規(guī)定或政策，順利完成領(lǐng)導(dǎo)布置的每一項檔案管理工作。

第二，提升信息安全素養(yǎng)。由于信息化社會的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案信息容易通過互聯(lián)網(wǎng)泄露，因此，要求檔案管理者不斷提高信息安全意識，對電子檔案管理的相關(guān)操作能夠熟練掌握，將信息安全維護(hù)措施落到實處，從根本上保證電子檔案的信息安全。

第三，提升知識素養(yǎng)。企業(yè)檔案信息管理者除了要具備專業(yè)素養(yǎng)，還要有一定的知識素養(yǎng)作為支撐，比如相關(guān)的管理知識、計算機(jī)知識等。檔案信息管理者要不斷增加自己的知識量，提升專業(yè)知識素養(yǎng)，為企業(yè)檔案保密工作的順利進(jìn)行打下堅實的基礎(chǔ)。

2.科學(xué)調(diào)整檔案密級工作

企業(yè)要建立并完善密級調(diào)整通知單制度，這不僅能夠使企業(yè)順利交接檔案密級工作，還能及時根據(jù)檔案管理的動態(tài)來不斷調(diào)整檔案管理制度。若提前解密，需馬上向檔案保管所在地下達(dá)解密通知單，并嚴(yán)格控制解密執(zhí)行時間，為管理檔案信息提供便利。與此同時，要建立健全涉密規(guī)范和接收制度，加固檔案信息安全。

3.強(qiáng)化檔案監(jiān)督力度

當(dāng)檔案文件被提用時，企業(yè)要明確使用者的目的和動機(jī)等，并進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，強(qiáng)化檔案監(jiān)督力度。強(qiáng)化檔案監(jiān)督力度的首要工作是建立健全監(jiān)督管理制度，平衡檔案保密和使用的矛盾。企業(yè)可以建立閱覽制度，通過在閱覽室安裝監(jiān)視器來對閱覽檔案人員進(jìn)行全方位的監(jiān)控，這在一定程度上能夠震懾部分違規(guī)行為。很重要的一點是，企業(yè)建立的監(jiān)督管理制度應(yīng)該遵守簡單易施行的原則，同時要根據(jù)實際情況來調(diào)整監(jiān)督制度，規(guī)范不同層級的人員的使用權(quán)限，保證檔案的完整性和安全性。企業(yè)也要完善監(jiān)督措施。檔案管理者要抓住一切可能的機(jī)會與檔案使用者交流，向其宣傳保密意識和相應(yīng)的規(guī)章制度。此外，在閱覽完之后，企業(yè)檔案管理者要定期檢查檔案文件，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)的解決措施。倘若發(fā)現(xiàn)破壞檔案文件等違法行為，檔案管理者要及時上報領(lǐng)導(dǎo)，減少損失。

4.加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展為企業(yè)檔案管理提供了更為便捷有效的管理方式，保證企業(yè)檔案信息安全成為檔案管理的重點之一。加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全保障通常從以下兩點進(jìn)行：第一，提高技術(shù)能力。應(yīng)該加固信息系統(tǒng)的防火墻，避免木馬等網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，并定期查毒殺毒，降低病毒入侵的風(fēng)險。企業(yè)要合理利用計算機(jī)進(jìn)行信息安全管理，提高用戶密碼的安全等級，并定期更換密碼。第二，加強(qiáng)內(nèi)部管理。企業(yè)要對檔案管理者進(jìn)行定期的培訓(xùn)教育，提高他們的綜合素質(zhì)。檔案管理者是企業(yè)檔案的直接影響者，保證檔案管理者按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案管理是檔案信息安全管理的基礎(chǔ)。此外，企業(yè)要強(qiáng)化管理力度，不斷加強(qiáng)對自身以及檔案管理者對檔案信息安全管理的認(rèn)識。

參考文獻(xiàn)：

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