工程項目管理中的文檔管理研究

摘 要：在工程項目管理中，文檔管理非常關(guān)鍵，也一直是工程項目管理的一個難點。工程項目管理中文檔管理的強(qiáng)化，能夠?qū)崿F(xiàn)工程項目文檔應(yīng)用率的提升，因而十分有利于工程項目的過程管理和將來驗收竣工圖。為此，本文在分析工程項目管理中文檔管理重要性的基礎(chǔ)上，闡述了工程項目管理中的文檔管理措施。

關(guān)鍵詞：工程項目；文檔管理；重要性；管理措施

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2018.14.218

工程項目文檔管理指的是搜集與管理文檔（技術(shù)指標(biāo)、進(jìn)度規(guī)劃、合同、項目要求、開工報告等）的過程。作為工程項目的文檔屬于非常珍貴的財富，其凝聚了工程項目整個過程的智慧。因此，怎樣管理好工程項目文檔，充分地體現(xiàn)其功能，這是建設(shè)單位需要研究的一個重要問題。

1 工程項目管理中文檔管理的重要性

可以說，工程項目的信息是工程項目的血液。工程項目的團(tuán)隊在交流信息的時候，因為存在差異性的立場、地位、知識構(gòu)造等，所以會存在思想認(rèn)識上的不同之處，進(jìn)而導(dǎo)致最終方案存在差異性。結(jié)合一個書面性質(zhì)的文檔能夠結(jié)合所有人的認(rèn)識，從而使一些交流障礙減少。并且，清晰的文檔也能夠?qū)崿F(xiàn)參與者思維空間的拓展。為了實現(xiàn)理想的交流溝通效果，要求在工程項目的開展中傳播與應(yīng)用多樣性與形式化的文檔。與此同時，這一系列的文檔不但對本工程項目體現(xiàn)價值，而且還可能變成企業(yè)以后開展項目的寶貴財富。

工程項目的文檔管理非常重要?；跁r間的變動，不少工程項目會出現(xiàn)人員的改變，即使人員不會出現(xiàn)改變，人的思維習(xí)慣也會逐步地出現(xiàn)改變，編寫和策劃工程項目文檔工作者可能忘記了之前的目標(biāo)與思維模式。倘若缺少健全的文檔管理機(jī)制，那么遺忘某個工程項目的內(nèi)容，或者是丟失工程項目的信息會嚴(yán)重地威脅到工程項目的深入開展。再者，倘若缺少了有效的文檔管理，那么在增加工程項目文檔工作量的同時也難以體現(xiàn)其具備的價值與意義。工程項目文檔的編制較為復(fù)雜與繁瑣，人們青睞于口頭上的溝通，感覺應(yīng)用項目文檔之后原先幾句話的事情顯得十分復(fù)雜化。像是要求的格式比較多，以及要求相關(guān)工作者的批準(zhǔn)與審核等。倘若缺少了完善的文檔管理系統(tǒng)，人們發(fā)現(xiàn)編制之后的文檔缺少較高的實用性，常常無從找到切實要求的文檔，以及面臨不一致的文檔說法等問題。為此，實現(xiàn)文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化顯得非常關(guān)鍵。為此，實現(xiàn)文檔管理的標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化至關(guān)重要。除此之外，高效性的工程項目文檔管理常常意味著工程項目的成功，這跟工程項目的大小卻毫無關(guān)聯(lián)。有效的工程項目文檔更改程序以及管理制度非常有益于降低未經(jīng)授權(quán)的工程項目進(jìn)度、規(guī)模、范圍的變更率。

2 工程項目管理中的文檔管理措施

2.1 健全工程項目文檔管理的組織機(jī)構(gòu)

文檔管理少不了相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)。在開展項目的初期，需要設(shè)計單獨的文檔管理室，以此充當(dāng)工程項目搜集、傳遞、管理文件信息的中心。并且，設(shè)置專門的文檔管理人員對項目部各個級別的一系列文件進(jìn)行管理。文檔管理工作者需要明確合同標(biāo)準(zhǔn)中對文檔管理的實際需要，明確向工程師報送文件的標(biāo)準(zhǔn)等，且對一系列文件的模板與信函予以確立。一系列的職能部門需要設(shè)置專門的文檔管理工作者，從而動態(tài)化、不間斷地管理采購部的采購合同文件、技術(shù)部的一系列技術(shù)資料、合同部的有關(guān)索賠文件、施工部的一系列施工記錄等等。除此之外，需要在工程項目的整個過程中滲透準(zhǔn)確、及時、完整的觀念。并且，需要在開展項目的初期培訓(xùn)文檔管理工作者，且在工程項目的開展過程中結(jié)合實際要求加強(qiáng)培訓(xùn)。

2.2 完善工程項目的文檔管理制度系統(tǒng)

搞好工程項目文檔管理的基礎(chǔ)保障是完善文檔管理制度。為了有序地管理工程建設(shè)各個時期的文檔信息，確保圖紙、歸檔信息等的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完善性，建設(shè)單位在建設(shè)項目的開始階段就需要根據(jù)我國文檔管理的相應(yīng)要求以及建設(shè)的實際現(xiàn)狀，制定有效的文檔管理制度。并且，在工程文檔形成中監(jiān)理單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、設(shè)計勘察單位、施工單位、建設(shè)單位的文檔工作者和管理工作者需要擔(dān)負(fù)的責(zé)任，以及搜集與整理文檔信息，并且予以規(guī)范，確保工程的初期跟文檔管理工作同時進(jìn)行。完善的先期文件非常關(guān)鍵，其在確保建設(shè)單位正當(dāng)利益上具備關(guān)鍵的憑據(jù)與根據(jù)功能。

2.3 提高工程項目文檔管理工作者的素質(zhì)

文檔管理工作者的素質(zhì)涵蓋服務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)觀念等。首先，文檔管理工作者應(yīng)增強(qiáng)服務(wù)觀念，明確文檔管理工作的價值與意義，不斷提升自身的服務(wù)能力與服務(wù)質(zhì)量，懂得通過現(xiàn)代化的科學(xué)設(shè)備與技術(shù)以及先進(jìn)管理方式有效地服務(wù)于文檔管理工作。與此同時，文檔管理工作者應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，實時地更新觀念，增強(qiáng)認(rèn)知，積極主動地學(xué)習(xí)與掌握相關(guān)的法規(guī)知識，且在工作過程中懂得靈活地應(yīng)用。除此之外，文檔管理工作者還應(yīng)具備非常強(qiáng)的責(zé)任意識，嚴(yán)格把好文檔的質(zhì)量關(guān)。而對于工程項目的建設(shè)單位來講，需要結(jié)合實際現(xiàn)狀，定期地培訓(xùn)文檔管理工作者的業(yè)務(wù)知識，以使整個的工程項目管理隊伍都高度關(guān)注文檔管理工作，以及明確工程項目文檔的保管標(biāo)準(zhǔn)、整理要求、歸檔范圍、管理組織等等。

3 結(jié)語

綜上所述，工程項目建設(shè)中的文檔管理工作非常艱巨，是一項長期性的工程。我們應(yīng)立足于工程項目文檔管理工作的重要性，激起各級人員的廣泛關(guān)注，健全工程項目文檔管理的組織機(jī)構(gòu)、完善工程項目的文檔管理制度系統(tǒng)、提高工程項目文檔管理工作者的素質(zhì)。與此同時，注重創(chuàng)新和總結(jié)，懂得學(xué)習(xí)其它單位的先進(jìn)做法與經(jīng)驗，從而尤為合理地管理工程項目的文檔，使其高效服務(wù)于工程項目的生產(chǎn)、管理、科研工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]崔先雨，王燕，陸芳.信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].鄭州牧業(yè)工程高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2002（03）：89-90.

[2]范巧燕.論企業(yè)工程竣工檔案的“實時化”管理[J].浙江檔案， 2002（04）：102-103.

[3]孫作功，徐偉，孔祥紅.基于網(wǎng)絡(luò)的建筑工程文檔管理信息系統(tǒng)的研究與開發(fā)[J].福建建筑高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2002（01）：45-46.

[4]竇憲民，何培英.圖文并茂工程文檔的實現(xiàn)[J].鄭州輕工業(yè)學(xué)院學(xué)報，2001（04）：85-86.

作者簡介：邵一晶（1989-），女，山東煙臺人，本科，助理工程師，文控工程師，研究方向：工程管理。