淺談信息化平臺(tái)下的檔案管理

張文炯

摘? 要：本文從多方面客觀分析信息化迅猛發(fā)展的機(jī)制下，檔案管理發(fā)展的必要性，并探討了未來檔案管理發(fā)展的大體趨勢。

關(guān)鍵詞：信息化;發(fā)展;檔案

信息化是當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展趨勢，各行各業(yè)都在思考信息化迅猛發(fā)展的形勢下，如何以互聯(lián)網(wǎng)為依托，力爭更好更快地健康發(fā)展。而在信息化平臺(tái)機(jī)制的背景下，互聯(lián)網(wǎng)融入檔案管理是一種趨勢。

1 信息化平臺(tái)下檔案管理歷程

1.1提高檔案存儲(chǔ)準(zhǔn)確性。檔案在互聯(lián)網(wǎng)大背景發(fā)展趨勢下借助矢量掃描、數(shù)據(jù)壓縮、云存儲(chǔ)、云計(jì)算等現(xiàn)代化信息處理和存儲(chǔ)技術(shù)，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和數(shù)字化存儲(chǔ)，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息庫。檔案信息數(shù)字化不僅使檔案存儲(chǔ)形式多樣化，如圖片、視頻、音頻等，而且也大幅度提升檔案管理質(zhì)量，檔案信息數(shù)據(jù)也更加準(zhǔn)確，同時(shí)基于云計(jì)算的存儲(chǔ)技術(shù)，使檔案的保存和傳播破除了時(shí)空制約，同一份檔案可以實(shí)現(xiàn)異地存儲(chǔ)，重復(fù)復(fù)制，防止了檔案資源的流失。通過公共數(shù)據(jù)交換信息網(wǎng)絡(luò)或?qū)Ｓ脭?shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)，為檔案管理創(chuàng)建良好操作管理平臺(tái)，為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)的在線服務(wù)。

1.2 促進(jìn)檔案信息動(dòng)態(tài)時(shí)效。傳統(tǒng)的檔案管理大多以紙介質(zhì)為主，工作繁雜、管理周期長，已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代檔案管理的時(shí)效性需求，不利于檔案資源的管理、使用、共享，無法發(fā)揮檔案的最大功效。時(shí)效性是互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的顯著特征，在現(xiàn)有大數(shù)據(jù)背景下，能夠最大限度地提升檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)跟蹤，同時(shí)，所構(gòu)建的基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案信息管理系統(tǒng)，通過有效整合大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，為檔案管理開辟新的空間。

2 互聯(lián)網(wǎng)背景下檔案管理的趨勢

2.1 檔案管理規(guī)劃和布局要求更高。傳統(tǒng)的檔案信息化系統(tǒng)單一、整體連通性較差，而互聯(lián)網(wǎng)模式下檔案信息化管理系統(tǒng)前期的總體規(guī)劃和布局較為全面，在方案、目標(biāo)、計(jì)劃、人員素質(zhì)、資源配備、保障措施素質(zhì)等方面，都結(jié)合了地方和區(qū)域特色進(jìn)行統(tǒng)籌和規(guī)劃，目前我國檔案管理信息化系統(tǒng)還較分散，各地的匯總、協(xié)調(diào)合作和資源共享不足，還未完全擺脫傳統(tǒng)的檔案信息化模式，對(duì)各個(gè)行業(yè)之間聯(lián)系建立貢獻(xiàn)也很少。

2.2 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求更高。由于檔案信息自身的差異性、動(dòng)態(tài)性的特性，傳統(tǒng)檔案管理不注重檔案的系統(tǒng)化，沒有明確的標(biāo)準(zhǔn)化管理流程。在信息化高度發(fā)展的趨勢下，檔案信息的交互、共享的系統(tǒng)有效運(yùn)行，就須構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程、模式，建立一套完整的檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化體系，制定一系列針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)則，對(duì)檔案管理各個(gè)工作流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化約束。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)要求更高。傳統(tǒng)檔案管理十分依賴個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立的管理模式更加注重科學(xué)性和系統(tǒng)性，同時(shí)對(duì)管理人員也提出了更高要求。一方面很多傳統(tǒng)檔案管理人員對(duì)信息化建設(shè)的意義和作用認(rèn)知感較差，不理解基于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)建立的管理系統(tǒng)的規(guī)則和流程，導(dǎo)致工作推進(jìn)困難，另一方面團(tuán)隊(duì)整體專業(yè)水平不高，對(duì)檔案管理的操作力較差，而且相關(guān)單位缺少針對(duì)性的培訓(xùn)機(jī)制。

2.4檔案管理的安全性要求更高?；诨ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案信息化系統(tǒng)都依托于計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)，采用軟硬磁盤、網(wǎng)絡(luò)云虛擬存儲(chǔ)等方法，進(jìn)行電子檔案的搜集、整理、傳輸?shù)?，技術(shù)安全性要求很高，一旦系統(tǒng)感染病毒，或者遭到黑客入侵，數(shù)據(jù)就很容易被竊取、盜用，甚至篡改、刪除、偽造。目前電子檔案的保密措施和保密技術(shù)還有待提高。

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)在檔案管理中的滲透是檔案管理的必然選擇。檔案管理者要在信息化建設(shè)過程中，科學(xué)布局，合理規(guī)劃，規(guī)范制度流程，優(yōu)化管理模式與服務(wù)形式，提高檔案工作者綜合素質(zhì)，發(fā)揮各類檔案的利用價(jià)值，將其靈活應(yīng)用到不同行業(yè)與領(lǐng)域中，促使檔案管理工作的全面發(fā)展。

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