集團(tuán)與股份公司人事檔案管理有關(guān)問(wèn)題研究

文/董光端

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集團(tuán)與股份公司人事檔案管理有關(guān)問(wèn)題研究

文/董光端

河北港口集團(tuán)有限公司

我自去年8月底接手檔案管理工作以來(lái)，對(duì)人事檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題進(jìn)行了深入調(diào)研，并試圖就進(jìn)一步提高人事檔案管理水平進(jìn)行了學(xué)習(xí)和思考，現(xiàn)將有關(guān)情況匯報(bào)如下：

1 人事檔案管理現(xiàn)狀

1.1 人事檔案數(shù)量

截止2017年4月底，集團(tuán)與股份檔案室共保管兩級(jí)機(jī)關(guān)、30家不具備檔案保管條件或人數(shù)較少單位、退（離）休局級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員、離職人員的人事檔案共1446冊(cè)，其中中層領(lǐng)導(dǎo)人員檔案336冊(cè)，集團(tuán)科級(jí)及一般人員檔案583冊(cè)，股份公司科級(jí)及一般管理人員檔案497冊(cè)，退（離）休局級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員檔案18冊(cè)，離職人員檔案12冊(cè)。

1.2 檔案室條件

（1）集團(tuán)檔案室位于老辦公樓一樓，有庫(kù)房和閱檔室各一間?，F(xiàn)有五斗檔案柜14組，共70個(gè)，可用柜65個(gè)。配有電腦4臺(tái)，打印機(jī)和滅火器各一個(gè)，簡(jiǎn)易桌椅5套。

（2）股份檔案室位于辦公樓16樓，庫(kù)房和閱檔室共用一室?，F(xiàn)有五斗檔案柜12組，共60個(gè)，可用柜60個(gè)。配有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、除濕機(jī)、滅火器各一個(gè)，辦公桌椅2套。

2 存在問(wèn)題與困難

2.1基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)陳舊。在設(shè)備配備上，集團(tuán)與股份檔案室情況類(lèi)似，都存在檔案?jìng)}庫(kù)面積小、基礎(chǔ)設(shè)施老化陳舊等現(xiàn)象，在安全措施上，“三防”（防火、防潮、防盜）等安全設(shè)施配備不足且年限過(guò)長(zhǎng)，檔案庫(kù)房堆放很多閑置和廢棄的辦公家具和用品，一旦發(fā)生意外，后果將無(wú)法挽回。

2.2管理方式落后。在檔案整理上，由于人事檔案散材料收集制度不完善，各單位執(zhí)行情況和力度不一致，致使各單位人事檔案管理水平參差不齊，存在問(wèn)題較多，例如檔案盒或檔案袋規(guī)格不一致、破損，材料遺失、缺失，檔案材料分類(lèi)不規(guī)范等問(wèn)題。在登錄方法上，仍舊采用手工登記的方式，沒(méi)有形成現(xiàn)代化的管理方式，一旦查詢歷史記錄，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。在檔案轉(zhuǎn)遞上，由于各單位人事檔案管理重視程度不夠，在人員調(diào)轉(zhuǎn)過(guò)程中，不能及時(shí)進(jìn)行人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作，時(shí)長(zhǎng)造成“人”、“檔”分離。

2.3管理力度不夠。隨著集團(tuán)和股份公司的改革優(yōu)化，分子公司的職能調(diào)整，人員內(nèi)部流動(dòng)加大，但各單位人事檔案管理人員投入不足，人事檔案的整理力度嚴(yán)重不足。檔案整理方面，根據(jù)中組部《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》，干部人事檔案材料和目錄采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型，目前仍有處級(jí)以外的1094本人事檔案需進(jìn)行檔案尺寸更改和檔案盒更換工作。

2.4檔案室分開(kāi)管理不便利。集團(tuán)、股份檔案室分處兩地，管理不便。且查詢、借閱、轉(zhuǎn)遞檔案較為頻繁，兩級(jí)檔案室分處兩棟樓給管理工作帶來(lái)極大不便。

3 已完成的工作

3.1盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)集團(tuán)、股份檔案室所保管的人事檔案數(shù)量，檢查檔案柜使用情況及破損情況，對(duì)可利用的檔案柜進(jìn)行逐一編號(hào)。

3.2檔案核查。根據(jù)檔案保管權(quán)限，通報(bào)沒(méi)有檔案管理能力或員工人數(shù)上且員工檔案應(yīng)在集團(tuán)或股份保管的單位，上報(bào)代保管檔案名單，并依據(jù)此名單核對(duì)現(xiàn)保管檔案。經(jīng)核對(duì)，共找出56本人事檔案未按規(guī)定在機(jī)關(guān)檔案室保管，經(jīng)多方溝通與查找，56本在外檔案全部接收完畢。

3.3散材料歸檔。配合人力資源信息系統(tǒng)機(jī)關(guān)人員信息完善工作，已將近10年未整理的數(shù)百份散材料歸入人事檔案散材料文件夾中。

3.4檔案柜規(guī)整。檔案室檔案擺放過(guò)于隨意，分布不均勻，為方便查找，已將檔案統(tǒng)一集中。

3.5完善制度建設(shè)。根據(jù)檔案工作實(shí)際，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)標(biāo)先進(jìn)，草擬《員工人事檔案管理辦法》修訂稿。

4 工作計(jì)劃

4.1 檔案室改造升級(jí)，全面提升基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平

擬參考本市委組織部人事檔案室，綜合集團(tuán)、股份檔案室實(shí)際情況，將集團(tuán)和股份公司人事檔案室合并，按照國(guó)家《干部人事檔案工作條例》對(duì)檔案室條件設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)，重新新粉刷，鋪設(shè)防火地面，改造老化電路，更換密集檔案柜和防盜門(mén)，添置除濕、防火、防塵等安保設(shè)施，改造升級(jí)檔案室，保障檔案安全，優(yōu)化工作環(huán)境。

檔案室平面布置圖

4.2 檔案管理權(quán)限下放，提高管檔效率和服務(wù)質(zhì)量

根據(jù)《人事檔案管理辦法》中對(duì)保管權(quán)限和職責(zé)的有關(guān)要求，機(jī)關(guān)可代集團(tuán)所屬單位中檔案很少的單位保管員工人事檔案。目前，機(jī)關(guān)檔案室除機(jī)關(guān)部室的371冊(cè)員工人事檔案外，還代46家分、子公司級(jí)及中心保管1365冊(cè)統(tǒng)招員工人事檔案，《人事檔案管理辦法》中規(guī)定“人事檔案在1000冊(cè)以上可設(shè)置專(zhuān)職檔案管理員”，機(jī)關(guān)保管的1736冊(cè)人事檔案和456冊(cè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)檔案，僅設(shè)1名檔案員，管理工作任務(wù)量過(guò)大，已影響到了檔案服務(wù)的效率與質(zhì)量。經(jīng)研究，擬將員工總數(shù)在100人以上的單位員工人事檔案轉(zhuǎn)還各單位自行保管，檔案管理權(quán)利的下放與回歸既能分減機(jī)關(guān)檔案室工作任務(wù)量，又能方便各單位查詢、使用本單位員工檔案，簡(jiǎn)化查檔流程，提高檔案利用率和工作效率。