獨(dú)立學(xué)院后勤采購(gòu)工作管理原則與成本控制淺析

劉琳宇

摘要：后勤采購(gòu)工作是高校后勤工作的重中之重。后勤物資采購(gòu)數(shù)量繁多，涉及面廣，如何在采購(gòu)工作中能高質(zhì)量低成本完成采購(gòu)工作，如何在采購(gòu)工作提高管理水平，規(guī)避采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)等采購(gòu)問(wèn)題，文中針對(duì)后勤采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行研究，提出一些控制辦法，旨在幫助獨(dú)立學(xué)院類高校提高管理水平，有效控制成本。

關(guān)鍵詞：獨(dú)立學(xué)院；后勤采購(gòu)；管理原則；成本控制

獨(dú)立學(xué)院作為高校中存在的一種獨(dú)特教育形式，已在我國(guó)運(yùn)行多年，為國(guó)家培養(yǎng)人才方面也做出了許多貢獻(xiàn)。它的教育模式既有其他高校的有相同之處，又有其獨(dú)特的一面。受教育規(guī)模、師資力量、學(xué)生數(shù)量等問(wèn)題，有些獨(dú)立學(xué)院后勤與一般大學(xué)不一樣，會(huì)作為單獨(dú)部門(mén)不被分割出來(lái)，歸學(xué)院統(tǒng)一管理，人員配置相對(duì)較少，但后勤部門(mén)的工作職能不變，依然是保障獨(dú)立學(xué)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要環(huán)節(jié)之一。獨(dú)立學(xué)院后勤管理工作中的采購(gòu)工作同樣涉及方方面面。其采購(gòu)管理水平對(duì)整個(gè)學(xué)院的運(yùn)營(yíng)成本會(huì)造成直接影響。為了更好地提高后勤采購(gòu)管理工作，解決后勤采購(gòu)管理工作中存在的諸多問(wèn)題，本文提出后勤采購(gòu)工作管理原則建議。

一、獨(dú)立學(xué)院后勤采購(gòu)工作管理原則

（一）采購(gòu)原則

1.按需采購(gòu)。這是采購(gòu)中的首要原則。要根據(jù)使用部門(mén)的實(shí)際使用需求，對(duì)所購(gòu)產(chǎn)品的功能、品牌、型號(hào)等項(xiàng)目進(jìn)行分析，之后根據(jù)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)確定產(chǎn)品質(zhì)量是否符合要求。待所有需求符合使用部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)后進(jìn)行采買(mǎi)。

2.物美價(jià)廉。貨比三家，同等價(jià)錢(qián)比質(zhì)量，同等質(zhì)量看價(jià)錢(qián)。在預(yù)算范圍內(nèi)，用最低的價(jià)錢(qián)買(mǎi)到最高質(zhì)量的貨。滿足教學(xué)要求即可，無(wú)須超高標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)，避免浪費(fèi)，節(jié)約成本。

3.后期成本。在設(shè)備采購(gòu)的過(guò)程中，必須還要考慮設(shè)備的后期運(yùn)營(yíng)費(fèi)用。有些大型設(shè)備維斯維護(hù)費(fèi)，能耗費(fèi)也是非常高的。比如復(fù)印機(jī)等設(shè)備、后期硒鼓、配件等費(fèi)用額是很高的。并且有些設(shè)備雖然符合使用標(biāo)準(zhǔn)，但設(shè)備自身運(yùn)行高能耗，這些問(wèn)題也會(huì)給學(xué)院造成經(jīng)濟(jì)上的負(fù)擔(dān)。

（二）采購(gòu)工作管理原則

1.供應(yīng)商選擇。選擇供應(yīng)商是后勤采購(gòu)活動(dòng)的首要任務(wù)。在市場(chǎng)上供應(yīng)商之間的差異很大，資質(zhì)參差不齊。要嚴(yán)格規(guī)范供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制，選擇長(zhǎng)久供應(yīng)商，建立供應(yīng)商選擇體系，完善供應(yīng)商考核辦法，做好供應(yīng)商信用記錄，保證能長(zhǎng)期穩(wěn)定地為學(xué)校提供產(chǎn)品。

2.產(chǎn)品選擇。供應(yīng)商確定之后，，需要對(duì)質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，根據(jù)各部門(mén)所需產(chǎn)品的不同，選擇不同質(zhì)量的產(chǎn)品，保證符合基本教學(xué)需求。

3.數(shù)量與供貨時(shí)間選擇。選擇產(chǎn)品的數(shù)量是由使用部門(mén)的需求量與供應(yīng)商能夠供貨的數(shù)量與供貨周期決定，受各種因素影響，比如交通運(yùn)輸?shù)惹闆r，適當(dāng)選擇采購(gòu)數(shù)量，合理安排采購(gòu)時(shí)間。

4.價(jià)格選擇。適當(dāng)對(duì)價(jià)格進(jìn)行控制，在供應(yīng)商、質(zhì)量、數(shù)量等都確定之后，需要對(duì)價(jià)格進(jìn)行合理分析，適當(dāng)時(shí)候可以選擇談判等形式進(jìn)行控制，保證采購(gòu)價(jià)格最低。

二、獨(dú)立學(xué)院后勤采購(gòu)成本控制

獨(dú)立學(xué)院運(yùn)行方式是自籌自支，學(xué)校的運(yùn)營(yíng)完全來(lái)自于學(xué)費(fèi)收入，因此要嚴(yán)格控制好采購(gòu)成本，這對(duì)學(xué)校正常運(yùn)行提供了強(qiáng)有力的保證。只要將采購(gòu)的內(nèi)容、采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行有效控制就能減低采購(gòu)的成本，才能保證為學(xué)校各部門(mén)提供更好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（一）獨(dú)立學(xué)院后勤采購(gòu)控制成本的關(guān)鍵

1.制定完善的采購(gòu)體系。一套完善的采購(gòu)體系可以為后勤采購(gòu)人員提供更為明確的采購(gòu)依據(jù)，幫助采購(gòu)人員理清思路，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。完善的采購(gòu)體系，需要明確規(guī)定采購(gòu)物資前的申請(qǐng)報(bào)告格式及內(nèi)容要求（可制定固定采購(gòu)申請(qǐng)表）、采購(gòu)流程、責(zé)任歸屬及各部門(mén)間的關(guān)系、報(bào)價(jià)、物料規(guī)格、采購(gòu)方式、經(jīng)費(fèi)來(lái)源、價(jià)格審批、相關(guān)部門(mén)審批程序。

2.詢價(jià)采購(gòu)。對(duì)使用部門(mén)所需物資的品牌、型號(hào)、數(shù)量等進(jìn)行確認(rèn)，避免出現(xiàn)買(mǎi)錯(cuò)和退換的情況，在所有確認(rèn)完成后，按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定，與使用部門(mén)配合對(duì)所需產(chǎn)品的市場(chǎng)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，進(jìn)行質(zhì)量信息收集，并對(duì)價(jià)錢(qián)進(jìn)行比較，合理采購(gòu)。

3.入庫(kù)登記。物品采購(gòu)?fù)瓿桑锪闲铚?zhǔn)時(shí)送達(dá)，相關(guān)人員對(duì)物料進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)到貨物料與所需物料是否一致，認(rèn)真核對(duì)數(shù)量。確認(rèn)后，對(duì)物料進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，為發(fā)現(xiàn)任何問(wèn)題后方可辦理入庫(kù)登記手續(xù)。

4.付款。入庫(kù)登記后，采購(gòu)人員需持正規(guī)發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷，大額采購(gòu)需要預(yù)留部分質(zhì)保金，整個(gè)報(bào)銷過(guò)程需得到上層領(lǐng)導(dǎo)審批。

5.完善價(jià)格系統(tǒng)。建立價(jià)格檔案，采購(gòu)人員需將所有采購(gòu)物品價(jià)格進(jìn)行記錄，構(gòu)建價(jià)格檔案，每次購(gòu)置新的物料報(bào)價(jià)與價(jià)格系統(tǒng)進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異，查找影響價(jià)格差異的因素。

（二）采購(gòu)流程成本核算控制

采購(gòu)成本核算包括：同類院校后勤采購(gòu)運(yùn)營(yíng)成本比較、對(duì)供應(yīng)商產(chǎn)品與服務(wù)成本評(píng)估、更新采購(gòu)流程。

1.與同類獨(dú)立學(xué)院后勤的運(yùn)行成本進(jìn)行比較，保證學(xué)校長(zhǎng)期處于領(lǐng)先地位，并能持續(xù)發(fā)展下去。

2.對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品和服務(wù)成本進(jìn)行評(píng)估，規(guī)范供應(yīng)商進(jìn)入機(jī)制，并可引入供應(yīng)商競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，可有效控制供應(yīng)商的質(zhì)量和價(jià)錢(qián)，是學(xué)校始終保持購(gòu)買(mǎi)上的優(yōu)勢(shì)。

3.不斷更新采購(gòu)流程，降低成本，嚴(yán)格按照預(yù)算采購(gòu)，根據(jù)市場(chǎng)變化調(diào)整采購(gòu)流程。

結(jié)語(yǔ)

針對(duì)獨(dú)立學(xué)院獨(dú)特的辦學(xué)性質(zhì)，和采購(gòu)管理現(xiàn)狀、特點(diǎn)及存在的問(wèn)題，本文從采購(gòu)管理原則與成本控制角度分析，提出來(lái)一些對(duì)策，如在采購(gòu)時(shí)遵循的原則，完善采購(gòu)體系，構(gòu)建合理的價(jià)格評(píng)價(jià)系統(tǒng)等，希望對(duì)獨(dú)立學(xué)院后勤部門(mén)采購(gòu)能有所幫助，這些還需要在實(shí)踐中不斷去檢查完善。

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