人事檔案管理在事業(yè)單位的探討

李海兵 董俊英

1 人事檔案管理在事業(yè)單位的重要性

1.1 有利于體現(xiàn)人力資源管理的社會(huì)價(jià)值

事業(yè)單位的人事檔案管理工作從其屬性上講是屬于社會(huì)范疇的，這也充分體現(xiàn)了它的社會(huì)價(jià)值。同時(shí)，事業(yè)單位的人事檔案管理工作是受國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的約束的，事業(yè)單位也可以通過人事管理工作來履行社會(huì)職能，來體現(xiàn)其社會(huì)價(jià)值。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動(dòng)中形成的，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。因此，從某種意義上講，事業(yè)單位的人事檔案管理工作直接影響了員工的待遇、職稱晉升、組織關(guān)系等[1]。

1.2 有利于深化人力資源改革

受各種因素的影響，事業(yè)單位的人事檔案管理工作中不可避免的存在著各種各樣的問題，例如：管理人員的專業(yè)素質(zhì)問題、管理制度問題、設(shè)備儀器等，這些問題嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的質(zhì)量。因此，提高事業(yè)單位的人事檔案管理工作可以在很大程度上提升事業(yè)單位的工作質(zhì)量，有利于深化事業(yè)單位的人力資源改革[2]。

2 事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

2.1 缺乏對(duì)人事檔案管理的重視

人事檔案管理工作是事業(yè)單位一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，因此人們經(jīng)常忽視人事檔案管理工作，缺乏對(duì)人事檔案管理工作的重視程度。一些單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為人事檔案管理這項(xiàng)工作很簡(jiǎn)單，沒有什么技術(shù)含量，只是簡(jiǎn)單的抄寫和分類整理報(bào)關(guān)而已，沒有必要投入那么多的人力、物力，這種意識(shí)使得事業(yè)單位的人事檔案管理工作長(zhǎng)期處在被動(dòng)的地位，檔案管理的質(zhì)量也提不上去，從而嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的日常工作[3]。

2.2 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)欠缺

在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，相對(duì)于以前來說，很多部門的人員編制都較少，這就使得人事檔案的管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重的人員缺乏的現(xiàn)象，因此，一些臨時(shí)工或者人事部門的工作人員就會(huì)來兼任這份工作，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的專業(yè)性，例如，一些檔案材料歸檔不及時(shí)或者是根本就沒有歸檔，檔案的擺放和管理不到位等[4]。

2.3 人事檔案材料制作不規(guī)范

目前，事業(yè)單位的人事檔案管理工作中還存在著對(duì)于材料制作不規(guī)范的問題。一方面是對(duì)于材料的分類不規(guī)范。一些檔案管理人員雖然知道要將人事檔案分類保存，但是對(duì)具體的分類規(guī)則卻不清楚，嚴(yán)重影響了對(duì)于人事檔案的查閱；另一方面是材料的制作不規(guī)范，存在著一些折損、卷角的情況，嚴(yán)重影響了整體的美觀和壽命。

3 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理工作的措施

3.1 建立健全人事檔案管理制度

通過建立健全完善的人事檔案管理制度，可以有效的為事業(yè)單位的人事檔案管理工作提供制度保障，進(jìn)一步規(guī)范事業(yè)單位的人事檔案管理工作。從通常意義上講，事業(yè)單位的人事檔案管理工作比較繁雜，對(duì)事業(yè)單位也有著非常重要的意義。因此，事業(yè)單位要在一定程度上加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的制度約束，充分考慮到事業(yè)單位人事檔案管理工作的實(shí)際情況，建立健全相關(guān)的人事檔案管理制度，以此來滿足工作的需要。首先，要切實(shí)的落實(shí)好現(xiàn)有的人事檔案管理制度，保障其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，按照嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求來落實(shí)好人事檔案材料的收集和歸檔整理等工作，要充分的利用現(xiàn)代化的人事檔案管理方式，促使人事檔案的管理方式不斷向著信息化、現(xiàn)代化、精細(xì)化的方向發(fā)展。其次，要嚴(yán)格的了解和掌握人事檔案管理工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)性的問題，建立健全人事檔案整理細(xì)則，以此來規(guī)范人事檔案的整理工作，不斷增強(qiáng)認(rèn)識(shí)檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。最后，要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的宣傳力度，包括相關(guān)的一些檔案法、整理細(xì)則等，最大限度地保障管理人員的工作規(guī)范性，并且還可以提高社會(huì)認(rèn)可度[5]。

3.2 加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的重視程度

目前，在一些事業(yè)單位中，對(duì)于人事檔案的管理工作是比較隨意的，通常是由人事部門來進(jìn)行管理，而缺乏專門的人事檔案管理部門，只有在需要查閱人事檔案的時(shí)候，才會(huì)去整理和審核，這充分說明對(duì)其人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理工作的重視程度，加大對(duì)其人力、物力的支持力度。具體來說，一方面，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)班子要從根本上認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，加大對(duì)人事檔案管理的財(cái)政支持，例如，增加對(duì)其資金、設(shè)備、人才等的支持力度；另一方面，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的宣傳工作，增強(qiáng)社會(huì)認(rèn)可度[6]。

3.3 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新，在此過程之中，就需要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)人事檔案管理的專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)，不斷增強(qiáng)檔案管理人員的實(shí)際操作能力。除此之外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，幫助他們更好的了解和掌握檔案管理工作的內(nèi)容和流程，逐步掌握現(xiàn)代化的檔案管理手段，從而不斷的提高檔案管理工作的質(zhì)量[7]。

3.4 加強(qiáng)人事檔案管理工作的信息化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在事業(yè)單位人事檔案管理工作中，需要不斷地加強(qiáng)信息化建設(shè)，以此來滿足對(duì)于人事檔案管理工作的需求。因此，事業(yè)單位人事檔案管理部門需要積極的引進(jìn)現(xiàn)代化的人事檔案管理技術(shù)，不斷提高自身人事檔案管理手段，建立健全檔案資料輸入系統(tǒng)，從而有效的提高人事檔案管理工作的效率。同時(shí)，還需要通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段來加強(qiáng)對(duì)于人事檔案管理的保密工作，而對(duì)于一些不需要保密的人事檔案資料則需要加強(qiáng)其共享性，以此來不斷提高人事檔案管理工作的水平[8]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，通過本文對(duì)人事檔案管理在事業(yè)單位的探討的相關(guān)介紹，我們了解了事業(yè)單位加強(qiáng)人事檔案管理工作的必要性，以及目前人事檔案管理工作中存在的問題，并通過研究分析，找出相應(yīng)的解決措施，以此來提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量。

[1] 陸美芳. 事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題與對(duì)策[J]. 北京檔案，2006，23（12）：34-36.

[2] 莫若琦，楊力. 事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對(duì)策思考[J]. 經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展，2007，5（5）：78-79.

[3] 王丹. 談新時(shí)期如何做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作[J]. 統(tǒng)計(jì)與管理，2014，29（10）：130-131.

[4] 俞樂奕，周苗苗. 完善事業(yè)單位人事檔案管理制度以提高管理水平[J]. 陜西檔案，2011，28（6）：41-42.

[5] 夏麗帕·努爾堅(jiān). 從戰(zhàn)略發(fā)展角度談事業(yè)單位人事檔案管理的問題與對(duì)策[J]. 經(jīng)營(yíng)管理者，2014（34）：338-339.

[6] 楊仁輝. 建立與完善編制外聘用人員檔案的思考[J]. 自動(dòng)化與儀器儀表，2015，35（3）：156-157.

[7] 馬奪正. 淺議人事檔案管理中存在的問題及建議[J]. 科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2010，20（21）：67-68.

[8] 張兵. 關(guān)于加強(qiáng)事業(yè)單位登記檔案管理工作的思考[J]. 黑龍江科技信息，2011，15（21）：90-92.