衛(wèi)生計(jì)生行政許可檔案管理規(guī)定(試行)

中華人民共和國(guó)國(guó)家衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì)

第一條 為規(guī)范衛(wèi)生計(jì)生行政許可檔案(以下簡(jiǎn)稱(chēng)許可檔案)管理，更好地為行政許可工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)行政許可法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合衛(wèi)生計(jì)生行政許可工作實(shí)際，制定本規(guī)定。

第二條 本規(guī)定所稱(chēng)許可檔案，是指衛(wèi)生計(jì)生行政部門(mén)在依法實(shí)施行政許可行為過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像和電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。

第三條 各級(jí)衛(wèi)生計(jì)生行政部門(mén)負(fù)責(zé)許可檔案工作的組織實(shí)施，許可辦理機(jī)構(gòu)對(duì)許可檔案實(shí)施集中統(tǒng)一管理。

各級(jí)檔案行政管理部門(mén)對(duì)許可檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)和檢查。

第四條 許可辦理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)立許可檔案管理部門(mén)或配備專(zhuān)兼職檔案管理人員，提供必要的檔案管理場(chǎng)所和工作條件，保證許可檔案工作的正常開(kāi)展。

第五條 許可辦理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全許可檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，采取必要的措施，防止許可檔案的損毀或丟失，確保許可檔案完整收集、安全保管和有效利用。

第六條 許可檔案管理部門(mén)承擔(dān)以下職責(zé)：①貫徹執(zhí)行許可檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度；②指導(dǎo)本單位許可材料的形成、積累和歸檔；③做好許可檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、移交和銷(xiāo)毀等；④熟悉所保管的檔案情況，維護(hù)許可檔案安全，做好許可檔案保護(hù)工作；⑤編制許可檔案檢索工具，方便提供利用；⑥做好許可檔案信息化工作，提高檔案現(xiàn)代化管理水平；⑦其他檔案管理的有關(guān)要求。

第七條 衛(wèi)生計(jì)生行政許可新辦、延續(xù)、復(fù)核、變更、補(bǔ)發(fā)和注銷(xiāo)等工作中形成的下列材料應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍：①申請(qǐng)人提交的申請(qǐng)材料(原件)；②申請(qǐng)材料遞交不齊全時(shí)，向申請(qǐng)人出具的申請(qǐng)材料接收書(shū)面憑證和補(bǔ)正材料一次性告知憑證；③受理或者不予受理行政許可時(shí)，向申請(qǐng)人出具的書(shū)面憑證；④許可審查過(guò)程中出具的相關(guān)文書(shū)、審查意見(jiàn)等(包括現(xiàn)場(chǎng)審核表、現(xiàn)場(chǎng)筆錄、衛(wèi)生監(jiān)督意見(jiàn)書(shū)、產(chǎn)品樣品采樣記錄、非產(chǎn)品樣品采樣記錄、專(zhuān)家審查意見(jiàn)等)；⑤具有相應(yīng)資質(zhì)的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具的相應(yīng)產(chǎn)品或非產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告等；⑥準(zhǔn)予許可(或延期許可、不予許可)時(shí)，出具的決定書(shū)；⑦送達(dá)憑證；⑧發(fā)放的衛(wèi)生計(jì)生許可證件復(fù)印件；⑨聽(tīng)證材料；⑩其他應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料。

第八條 歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)完整、圖文清晰。卷內(nèi)材料應(yīng)當(dāng)使用黑色或藍(lán)黑色鋼筆、簽字筆書(shū)寫(xiě)，計(jì)算機(jī)打印文件材料應(yīng)當(dāng)采用耐久材料。

歸檔材料中的申請(qǐng)材料應(yīng)當(dāng)逐頁(yè)加蓋申請(qǐng)單位公章或法定代表人(負(fù)責(zé)人)印章(或簽字)。申請(qǐng)材料頁(yè)數(shù)較多不便逐頁(yè)加蓋印章時(shí)，也可采用加蓋騎縫章的形式。申請(qǐng)資料如有更正，須在更正處由申請(qǐng)人印章(或簽字)確認(rèn)。

第九條 許可材料實(shí)行“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理”的原則，可以采取即時(shí)整理或定期整理的方式開(kāi)展。采用定期整理方式的,應(yīng)當(dāng)在行政許可事項(xiàng)辦結(jié)后6個(gè)月內(nèi)完成檔案整理工作。

第十條 應(yīng)當(dāng)按照“許可項(xiàng)目—許可對(duì)象”或“許可項(xiàng)目—許可年度”的原則建檔，一事一卷。

第十一條 申請(qǐng)資料、許可審批過(guò)程中形成的卷內(nèi)文件材料原則上應(yīng)當(dāng)按照形成的時(shí)間順序排序。

第十二條 歸檔材料應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一使用A4型紙；紙型大于A4型紙的，應(yīng)當(dāng)折疊成A4幅面；已破損的文件應(yīng)當(dāng)予以修整，紙型小于A4型紙的，應(yīng)當(dāng)用A4型紙托裱。

第十三條 歸檔材料應(yīng)當(dāng)用鉛筆按順序編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)一律在材料正面的右上角和有字頁(yè)背頁(yè)的左上角用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫(xiě)，案卷封面、封底、卷內(nèi)目錄以及空白頁(yè)不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

第十四條 許可檔案可采取“三孔一線”裝訂。案卷裝訂時(shí)應(yīng)當(dāng)去除文件材料上的金屬物。

第十五條 許可檔案應(yīng)當(dāng)裝入檔案盒，填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊、案卷封面、卷內(nèi)文件目錄和備考表等。具體形式參見(jiàn)附件。

第十六條 許可檔案原則上按照年度歸檔，于每年年末或次年年初交由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。

第十七條 有條件的許可辦理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)開(kāi)展行政許可電子檔案的建立和管理工作。

第十八條 照片、音像材料分別按照《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821)和《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》(DA/T15)的要求整理；許可工作中形成的電子文件按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894)和《電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》(DA/T38)的要求整理。

第十九條 檔案庫(kù)房應(yīng)當(dāng)配備防火、防盜、防潮、防高溫、防塵、防光、防有害生物、防有害氣體等設(shè)施設(shè)備。有條件的單位，可配備密集柜架。

第二十條 許可檔案的保管期限根據(jù)許可事項(xiàng)的不同性質(zhì)劃分為永久、30年和5年，其中： ①所發(fā)放的許可證(批)件、資格證有效期在20年(含)以上或未注明有效期的行政許可事項(xiàng)，其檔案保管期限為永久；②所發(fā)放的許可證(批)件、資格證有效期不滿20年的行政許可事項(xiàng)，其檔案保管期限為30年；③照片、音像檔案的保管期限與相應(yīng)的紙質(zhì)許可檔案的保管期限相同；④注銷(xiāo)許可的，自注銷(xiāo)之日起計(jì)算，保管期限為5年。

第二十一條 許可辦理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全許可檔案利用制度，依法提供檔案信息查詢服務(wù)，依據(jù)檔案提供相關(guān)證明材料。

許可檔案僅限當(dāng)場(chǎng)查詢、摘抄和復(fù)印，嚴(yán)禁對(duì)許可檔案進(jìn)行涂改、抽換、圈劃、批注或者污染、損毀。

第二十二條 許可檔案管理應(yīng)當(dāng)遵守保密制度。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大許可檔案的利用范圍，確保涉密許可檔案安全。

第二十三條 許可辦理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)成立鑒定小組，對(duì)保管期滿的許可檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。有繼續(xù)保存價(jià)值的，可以延長(zhǎng)其保管期限直至永久。無(wú)保存價(jià)值的，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并建立銷(xiāo)毀清冊(cè)。

第二十四條 銷(xiāo)毀許可檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并派兩名以上人員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)當(dāng)對(duì)照銷(xiāo)毀清冊(cè)清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的許可檔案，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存。

第二十五條 許可檔案應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。

第二十六條 各省、自治區(qū)、直轄市及新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)衛(wèi)生計(jì)生行政部門(mén)可以結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定實(shí)施細(xì)則。

第二十七條 本規(guī)定由國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委、國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋。

第二十八條 本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。