固投項(xiàng)目檔案質(zhì)量提升探究

黃波

（北京精密機(jī)電控制設(shè)備研究所，北京 100076）

1 引言

固投項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)過程和建設(shè)成果的真實(shí)反映，是項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理等工作的主要依據(jù)，也是建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收的重要組成部分。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展，固投項(xiàng)目呈現(xiàn)出越來越多、越來越密集，周期多樣的特點(diǎn)，也因此暴露出一些問題。如：按照以往的歸檔模式在項(xiàng)目密集時(shí)容易產(chǎn)生歸檔差錯(cuò)；項(xiàng)目實(shí)施周期過長(zhǎng)，會(huì)有責(zé)任人變更、設(shè)備實(shí)施與原計(jì)劃不符等情況發(fā)生，將會(huì)導(dǎo)致在歸檔過程中出現(xiàn)文件無人負(fù)責(zé)的問題；項(xiàng)目實(shí)施人對(duì)檔案文件收集要求不了解，文件收集不全等等。這些問題都嚴(yán)重影響了文件歸檔的效率和質(zhì)量。

如何在新的形勢(shì)下，認(rèn)清現(xiàn)狀、采用合理有效的方法和約束手段提高工作能力和效率，是固投領(lǐng)域檔案管理需要面臨的課題。本文的目的就在于通過分析得到解決的方向，提供相應(yīng)的方法，爭(zhēng)取最好的效果，達(dá)到扭轉(zhuǎn)漸顯被動(dòng)的固投項(xiàng)目檔案管理局面。

2 固投項(xiàng)目歸檔現(xiàn)狀調(diào)查及確立原因

通過對(duì)一個(gè)階段內(nèi)已驗(yàn)收的一個(gè)固投項(xiàng)目中的44臺(tái)設(shè)備儀器文件資料歸檔全過程進(jìn)行調(diào)查，文件歸檔合格質(zhì)量的現(xiàn)狀如圖1。

圖1 文件一次歸檔完整率折線圖

2.1 調(diào)查1：文件資料一次歸檔文件完整率高于90%的概率

結(jié)論1：只有6%的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人能夠在各節(jié)點(diǎn)完成歸檔文件合格率（包括真實(shí)率、完整率、有效率）100%一次將所需歸檔文件全部；這意味著94%的項(xiàng)目設(shè)備儀器文件資料需要二次或者三次進(jìn)行補(bǔ)充收集。

2.2 調(diào)查2:設(shè)備儀器文件資料在項(xiàng)目基本完成時(shí)及時(shí)歸檔的人員比例（如圖2）

圖2 及時(shí)歸檔人員比例柱狀圖

結(jié)論2：50%的人不能在文件資料的正常歸檔周期內(nèi)及時(shí)歸檔；這意味著一半的項(xiàng)目設(shè)備儀器檔案文件有可能在最后歸檔節(jié)點(diǎn)（項(xiàng)目檔案驗(yàn)收）前丟失。同時(shí)也體現(xiàn)了這些人的歸檔意識(shí)淡薄。

2.3 調(diào)查3：設(shè)備儀器文件資料移交時(shí)的質(zhì)量（如圖3）

圖3 設(shè)備儀器歸檔質(zhì)量柱狀圖

結(jié)論3：一個(gè)項(xiàng)目中超過一半的設(shè)備儀器文件資料在移交后，被發(fā)現(xiàn)文件資料有不真實(shí)、簽署不完整、復(fù)印或不規(guī)范等問題，使得項(xiàng)目設(shè)備儀器檔案的案卷質(zhì)量受到質(zhì)疑，嚴(yán)重影響了檔案文件所能提供的價(jià)值。

通過分析確認(rèn)了以下影響固投項(xiàng)目檔案質(zhì)量的要因如表1。

3 確立對(duì)策及實(shí)際驗(yàn)證

在對(duì)末端原因分析以及要因確認(rèn)的基礎(chǔ)上，我們進(jìn)行了充分討論分析，利用5W1H管理方法（WHO，WHAT，WHY，WHERE，HOW）對(duì)幾大因素逐條制定了提升對(duì)策，最終結(jié)果如表2。

圖4 設(shè)備儀器歸檔周期趨勢(shì)圖

圖5 設(shè)備儀器歸檔完整率趨勢(shì)圖

3.1 采取積極溝通、加強(qiáng)考核的管理方法

項(xiàng)目文件的問題主要由三方面產(chǎn)生：一是平時(shí)忽視了對(duì)文件的收集；二是技術(shù)環(huán)境的滯后造成的信息孤島；三是人為原因造成的信息閉鎖。前兩者通過培訓(xùn)及技術(shù)手段正在逐步消除之中。第三條由于項(xiàng)目驗(yàn)收的頻率、要求越來越高，通過項(xiàng)目驗(yàn)收、問題整改、信息公開等內(nèi)因上的推進(jìn)，領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目管理人員對(duì)檔案重視程度有了很大的提高。

3.1.1 加強(qiáng)與各部門的溝通

在已驗(yàn)收的幾個(gè)項(xiàng)目檔案歸檔過程中，通過制作《設(shè)備儀器文件管理跟蹤表》、《固投項(xiàng)目檔案完整性確認(rèn)單》等表單（如表3），對(duì)設(shè)備及其相關(guān)文件進(jìn)行全過程跟蹤管理，隨時(shí)和責(zé)任部門溝通，幫助檔案人員掌握項(xiàng)目的進(jìn)展情況，同時(shí)也使得歸檔人員了解文件資料的歸檔要求，這些表單在歸檔過程中作為每次完整性檢查時(shí)的參考，起到了重要作用。

3.1.2 建立長(zhǎng)效考核機(jī)制

檔案一直缺乏有效的考核方法，雖然有了好的監(jiān)督、指導(dǎo)手段，但是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人因?yàn)楦鞣N問題，經(jīng)常文件移交不及時(shí)。通過與財(cái)務(wù)部門和項(xiàng)目主管部門溝通，我們?cè)谠O(shè)備購置及驗(yàn)收兩個(gè)階段設(shè)立了檔案考核措施。即在簽署合同前，必須向檔案部門移交設(shè)備儀器前期論證、招投標(biāo)、購置申請(qǐng)等管理文件。否則檔案部門不在《合同審批表》上簽字，項(xiàng)目將不得繼續(xù)下去。其次設(shè)備儀器在設(shè)備管理部門建帳后，設(shè)備儀器負(fù)責(zé)人向檔案部門移交后續(xù)文件。檔案人員檢查確認(rèn)整個(gè)設(shè)備的歸檔文件資料真實(shí)完整后，向項(xiàng)目主管部門發(fā)出《固投項(xiàng)目檔案完整性確認(rèn)單》，主管部門付設(shè)備尾款。通過這種考核手段，項(xiàng)目各節(jié)點(diǎn)文件移交的時(shí)間周期由原來的幾個(gè)月壓縮至1～2周，減少了文件遺失的風(fēng)險(xiǎn)，也縮短了文件歸檔周期，如圖4。

表1 影響設(shè)備儀器檔案質(zhì)量因素分析表

表2 影響設(shè)備儀器檔案質(zhì)量的主要因素對(duì)策表

通過單位相關(guān)部門的大力配合，不僅健全了檔案考核機(jī)制，在近幾個(gè)月內(nèi)的設(shè)備儀器的歸集周期大幅縮短，同時(shí)檔案人員對(duì)新設(shè)備預(yù)立卷監(jiān)督檢查率超過了98%。

3.2 采取分階段、信息化、專人專項(xiàng)的管理方法

傳統(tǒng)的設(shè)備儀器歸檔文件資料一般在整個(gè)項(xiàng)目驗(yàn)收前移交。但是由于項(xiàng)目的實(shí)施周期較長(zhǎng)，文件使用頻繁，常會(huì)出現(xiàn)文件整體損毀、遺失的情況，而項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的變動(dòng)更是為項(xiàng)目后期的收集工作帶來更大的困難。

表3 固投項(xiàng)目檔案完整性確認(rèn)單、設(shè)備儀器文件管理跟蹤表

表4 部門歸檔現(xiàn)狀調(diào)查表

3.2.1 劃分節(jié)點(diǎn)

通過溝通，我們根據(jù)設(shè)備購置的全過程，以簽訂設(shè)備儀器購置合同、設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收、設(shè)備儀器調(diào)試驗(yàn)收三個(gè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行劃分。將三個(gè)階段文件分批、分期收集，集中管控，統(tǒng)一在檔案部門建立預(yù)立卷。這不僅減少了負(fù)責(zé)人手里積壓大量文件所造成的無意遺失，也可使文件在預(yù)立卷狀態(tài)下為更多人服務(wù)，提高文件資料的利用價(jià)值。

3.2.2 管控信息化

現(xiàn)如今檔案管理已全面進(jìn)入信息化、數(shù)字化階段。為檔案管理人員提供方便。我們對(duì)于固投預(yù)立卷也采取同樣辦法，將各節(jié)點(diǎn)移交文件錄入檔案管理系統(tǒng)。對(duì)所有預(yù)立卷文件的收集情況做到清晰明了，有利于檔案部門與歸檔部門的溝通，更有利于對(duì)歸檔管理各環(huán)節(jié)過程的控制和管理。形成部門歸檔質(zhì)量實(shí)時(shí)監(jiān)控、評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，以充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息化管理的優(yōu)勢(shì)。

3.2.3 嚴(yán)格執(zhí)行負(fù)責(zé)人制度

設(shè)備儀器預(yù)立卷在過去理論上應(yīng)由各事業(yè)部助理員管理，但是由于科研需求以及擴(kuò)大再生產(chǎn)的需要，各種項(xiàng)目設(shè)備儀器的大量購進(jìn)，助理員無法完全掌握設(shè)備儀器的進(jìn)展情況，各部門因此對(duì)歸檔人員進(jìn)行了調(diào)整。經(jīng)過對(duì)近3個(gè)項(xiàng)目歸檔人員的調(diào)查，結(jié)果見表4。

從表4可看出，部門一、三、七的人員設(shè)置更加有利于提高設(shè)備儀器歸檔文件資料收集完整率，此人員的設(shè)定對(duì)設(shè)備儀器的全過程管理及文件全過程的收集都起著重要作用，避免了因項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的職位變動(dòng)，造成預(yù)立卷某一階段的文件無專人管理的局面，降低了文件散失的幾率。

以上措施實(shí)行后，已實(shí)現(xiàn)95%的項(xiàng)目設(shè)備儀器預(yù)立卷在檔案部門進(jìn)行集中管控，各節(jié)點(diǎn)85%的項(xiàng)目預(yù)立卷文件能夠移交并集中保管，基本達(dá)到固投項(xiàng)目設(shè)備儀器預(yù)立卷文件集中管理率需≥85%的目標(biāo)。

3.3 采取優(yōu)化流程、明確職能的管理方法

由于辦公地點(diǎn)分散，加上各職能部門在管理上的脫節(jié)，信息共享不暢通，造成固投設(shè)備儀器在各環(huán)節(jié)文件收集上無人重視，文件長(zhǎng)期存于個(gè)人手里，等到整個(gè)項(xiàng)目驗(yàn)收的時(shí)候，很多設(shè)備儀器歸檔文件的完整率極低，不得已用復(fù)印件或者仿造文件代替，降低了文件的價(jià)值。

3.3.1 優(yōu)化業(yè)務(wù)流程

梳理標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備、非標(biāo)設(shè)備、特種設(shè)備三大類的購置全過程，并對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行分析，提出相應(yīng)的優(yōu)化措施，將文件收集環(huán)節(jié)融入各節(jié)點(diǎn)中，形成標(biāo)準(zhǔn)化制度，再通過培訓(xùn)及各次歸檔現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，提高項(xiàng)目負(fù)責(zé)人設(shè)備全過程業(yè)務(wù)辦理效率，促進(jìn)歸檔者的收集文件能力。

3.3.2 明確職能部門職責(zé)

進(jìn)一步理順各部門職責(zé)關(guān)系，完善了相關(guān)管理體制，部門職責(zé)交叉和關(guān)系不順是多年來歸檔過程中存在著的突出的矛盾和問題。這次，我們對(duì)梳理出的職責(zé)交叉逐一進(jìn)行認(rèn)真研究，著眼于促進(jìn)項(xiàng)目檔案管理水平并提高項(xiàng)目整體驗(yàn)收結(jié)果，合理確定各部門職責(zé)，分清主辦、協(xié)辦關(guān)系，明確牽頭部門和各自職責(zé),建立健全相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)配合機(jī)制，形成工作合力。期間，對(duì)各事業(yè)部歸檔人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，與5個(gè)機(jī)關(guān)處室進(jìn)行協(xié)商，共明確了設(shè)備儀器標(biāo)準(zhǔn)中的4處責(zé)任問題。

通過上述改進(jìn)后，近期共參加協(xié)調(diào)會(huì)1次，參加開箱驗(yàn)收率達(dá)到97%，每次協(xié)調(diào)驗(yàn)收會(huì)，基本能夠提前通知檔案人員參與。

4 效果

4.1 指標(biāo)效果改善

通過項(xiàng)目的執(zhí)行，提高了文件資料移交的質(zhì)量，在建的三個(gè)固投項(xiàng)目中已開始立卷的40小項(xiàng)的261份文件中，文件歸集完整度、文件真實(shí)程度、書寫質(zhì)量均大幅提高,如圖5。

此外，通過各種方法以及大力宣傳后，普通員工對(duì)檔案的價(jià)值有了一定的認(rèn)知，這對(duì)檔案文件的歸集、利用、保護(hù)都有一定的好處。

4.2 效益分析

（1）降低了固投項(xiàng)目檔案歸檔工作的時(shí)間，效率提高，節(jié)約了人力成本，并使固投設(shè)備儀器歸檔文件達(dá)到了完整、系統(tǒng)、真實(shí)、有效的檔案工作要求。

（2）通過去年固投項(xiàng)目驗(yàn)收問題的不斷完善整改，通過業(yè)務(wù)管理、人員技能提升等多種舉措，使項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和管理部門的管理水平、檔案意識(shí)得到了一定的提高。

（3）將“設(shè)備儀器文件收集流程”納入標(biāo)準(zhǔn)中，形成規(guī)范管理模式。