淺議信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策

王波

摘 要：科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升使得信息管理與信息公開得到了廣泛的應(yīng)用，而檔案信息化管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)性的工程項(xiàng)目，能夠提升檔案管理工作的效率。但是，在實(shí)際的管理工作中，由于各種因素的影響使檔案管理工作面臨著許多問題，從而阻礙了信息時(shí)代檔案管理工作的開展?；诖耍挛膶?duì)信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理工作；問題；對(duì)策

引言

在信息化的背景下，人們對(duì)檔案管理工作的要求越來越嚴(yán)格，提升檔案管理工作效率的意義也逐漸凸顯出來。只有檔案管理水平能夠適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展需求，檔案管理工作才能取得良好的效果?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，不僅給檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇，還給檔案管理工作帶來了困境，因此要想做好檔案管理工作，就要加快網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。

1信息時(shí)代檔案管理工作的必要性

在傳統(tǒng)的檔案管理中，對(duì)檔案的管理主要是通過紙質(zhì)的形式，并且存在一定的弊端。首先，紙質(zhì)化的檔案加大了管理難度，在管理過程中很容易丟失或者造成檔案管理的混亂；其次，對(duì)于紙質(zhì)化檔案的保存，一定要注意外部條件，重視檔案的保管工作，從而避免造成檔案的損壞；最后，紙質(zhì)化的檔案在查閱過程中具有一定的難度，其需要消耗大部分人力，檔案資料越多查閱的難度就越大。同時(shí)，紙質(zhì)化檔案管理相對(duì)于信息化的檔案管理來說，其不能進(jìn)行備份，當(dāng)檔案資料發(fā)生損害時(shí)修復(fù)的可能性很小。而信息時(shí)代的檔案管理工作不僅檔案存放的數(shù)據(jù)庫容量大，而且在進(jìn)行資料查閱時(shí)具有一定的便捷性，從而提升了資料的查閱效率，充分發(fā)揮了檔案資料的本身作用。此外，信息化的檔案管理可以通過計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行資料備份，當(dāng)檔案資料發(fā)生損壞時(shí)，可以通過備份找回原資料，從而提升了檔案資料的安全性。

2信息時(shí)代檔案管理工作所面臨的問題

2.1檔案管理的安全性與保密性有待提升

在信息時(shí)代的背景下，信息化的檔案管理方式逐漸替代了傳統(tǒng)的檔案管理工作。電子檔案管理系統(tǒng)一般是利用驗(yàn)證登錄名和密碼雙重保護(hù)進(jìn)行安全防范，雖然方便員工工作，但是一旦密碼泄露，就會(huì)導(dǎo)致不法分子借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)原始檔案信息進(jìn)行修改、竊取與仿造原始檔案資料，對(duì)檔案資料使用的安全性有著直接的威脅，導(dǎo)致檔案信息面臨著重大的泄露及損壞風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，由于電子檔案信息管理文件具有結(jié)構(gòu)復(fù)雜、信息存儲(chǔ)形式多樣化的特點(diǎn)，如果計(jì)算機(jī)遇到系統(tǒng)癱瘓、網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒干擾等問題，就會(huì)使電子檔案遭受損毀、遺失，從而給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

2.2檔案管理軟件缺乏通用性

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理軟件的研發(fā)力度也在持續(xù)擴(kuò)大，雖然傳統(tǒng)的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的信息化，各式各樣的檔案管理軟件也得到了推廣與使用。但是，從檔案管理工作的角度而言，雖然新型的檔案管理軟件實(shí)現(xiàn)了檔案內(nèi)容的信息化與數(shù)據(jù)化，但仍然存有諸多不足之處，且無法滿足檔案管理和電子政務(wù)系統(tǒng)、一體化自動(dòng)辦公系統(tǒng)的發(fā)展需求。除此之外，由于檔案部門所采用的計(jì)算機(jī)型號(hào)、軟件版本不一致，也會(huì)使檔案信息管理工作難以做到最大程度的信息共享，導(dǎo)致檔案管理的信息化及現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程長時(shí)間未取得有效進(jìn)展。

2.3標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化程度較低

標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是檔案管理工作的核心基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)的檔案管理中，越來越多的檔案管理人員不明確本身工作中必須落實(shí)的基礎(chǔ)檔案管理工作內(nèi)容，導(dǎo)致管理工作在標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)質(zhì)量、開發(fā)力度以及共享程度方面不足，很難適應(yīng)信息時(shí)代下的檔案信息資源共享需求。同時(shí)，因歷史遺留問題而導(dǎo)致檔案目錄細(xì)則的兼容性價(jià)差，大部分系統(tǒng)軟件在系統(tǒng)內(nèi)容的可移植性上普遍較差，并且目前沒有產(chǎn)生統(tǒng)一性的檔案自動(dòng)化標(biāo)準(zhǔn)，從而在一定的程度上使得檔案信息工作的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化出現(xiàn)了滯后性。

2.4檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高

檔案管理人員是開展信息化檔案管理工作的核心力量。在進(jìn)行檔案管理的過程中，部分檔案管理人員雖然具有專業(yè)的管理知識(shí)，但是對(duì)信息時(shí)代下所具備的信息技術(shù)能力有所缺乏，甚至還有部分檔案管理人員沒有完全適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境，使得檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平無法滿足整體性檔案管理的實(shí)際需求，導(dǎo)致檔案管理缺乏安全性和有效性。同時(shí)，在檔案管理工作中缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人才，尤其是既懂技術(shù)又懂管理的人才，導(dǎo)致檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平偏低，極大阻礙了檔案管理工作的落實(shí)，降低了檔案管理工作效率。

3信息時(shí)代檔案管理工作所面臨問題的應(yīng)對(duì)對(duì)策

3.1大力開展信息化建設(shè)

在信息化檔案管理過程中，要想提高檔案管理的工作效率，就要強(qiáng)化檔案管理工作的信息構(gòu)建力度，使檔案管理工作的落實(shí)更具信息化，從而將檔案管理的作用凸顯出來。首先，充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息自動(dòng)化的處置，對(duì)檔案、文件等信息采取一體化的管理方式，從而對(duì)檔案信息的高效獲取提供一定的保障；其次，應(yīng)用多媒體技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源的融合，促使檔案管理工作形成有機(jī)整體，并將檔案管理以文字、聲音、圖像等形式展現(xiàn)出來，從而不僅豐富了檔案信息資源管理的表現(xiàn)形式，還提高了檔案的管理效率；最后，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案管理中的信息進(jìn)行無障礙和遠(yuǎn)距離的交流，從而促使檔案管理的信息化，真正實(shí)現(xiàn)資源共享，最終為企業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

在信息時(shí)代下，檔案管理工作模式發(fā)生了變革，而管理人員為了滿足工作需求，在明確掌握檔案管理知識(shí)的同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)各類現(xiàn)代化技術(shù)的了解。因此，企業(yè)要定期對(duì)管理人員開展培訓(xùn)工作，提高管理人員的專業(yè)知識(shí)水平和計(jì)算機(jī)的操作能力，使其能夠勝任信息化時(shí)代檔案管理工作，并為檔案信息化管理的長期發(fā)展提供保障；其次，邀請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富、技術(shù)能力高的專家進(jìn)行講座，提升管理人員對(duì)信息化檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，明確應(yīng)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案管理的方式，從而強(qiáng)化檔案管理工作力度，提高檔案管理工作效率；最后，招聘專業(yè)水平高、技術(shù)能力強(qiáng)、創(chuàng)新意識(shí)高的綜合性人才，從而組建一支技術(shù)過硬、綜合能力強(qiáng)的管理人才隊(duì)伍，為信息時(shí)代檔案管理工作的順利開展提供保障。

3.3建立健全檔案信息安全保障體系

在信息時(shí)代下，檔案管理的基本內(nèi)容就是利用信息化手段、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，來實(shí)現(xiàn)檔案文件以及數(shù)據(jù)的查閱和管理，保障檔案信息的安全性和可靠性。為了在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的過程中，有效避免網(wǎng)絡(luò)攻擊問題，就要建立健全檔案信息安全保障體系，此體系主要包括檔案信息的存儲(chǔ)安全以及檔案信息的應(yīng)用安全兩個(gè)部分。另外，在信息技術(shù)快速發(fā)展的同時(shí)，使得信息的競(jìng)爭愈發(fā)激烈，并在某種程度上對(duì)信息安全敲響了警鐘。為此，可采取身份認(rèn)證、密鑰管理等安全手段來加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全性。

結(jié)束語

總而言之，在信息技術(shù)的發(fā)展基礎(chǔ)上，加強(qiáng)檔案管理的信息化是信息時(shí)代發(fā)展中的必然要求。但是，在信息化的發(fā)展過程中其也為檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，因此只有創(chuàng)設(shè)信息化檔案管理平臺(tái)，提高管理人員的職業(yè)素質(zhì)，才能提高檔案管理的水平，保障檔案信息的安全性，從而促進(jìn)信息時(shí)代檔案管理工作順利開展。

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