基于知識管理的現(xiàn)代檔案館管理創(chuàng)新

李偉

摘 要：本文認為以知識管理的"知識共享"和"以人為本"兩個核心理念審視、分析現(xiàn)代檔案館的基本內(nèi)涵，充分汲取數(shù)字圖書館的相關(guān)經(jīng)驗，研究現(xiàn)代檔案館實施知識管理的策略，對我們探求在知識經(jīng)濟的背景下現(xiàn)代檔案館如何發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：知識管理；現(xiàn)代檔案館；管理；創(chuàng)新

一、引言

檔案館事業(yè)的發(fā)展惟有實現(xiàn)與社會各項事業(yè)的同步發(fā)展，才能在社會發(fā)展的進程中充分實現(xiàn)自身的職能。知識經(jīng)濟的興起，各級各類檔案館是檔案事業(yè)的主體，在知識經(jīng)濟中發(fā)揮作用有著豐富的館藏優(yōu)勢和獨立的運作機制。檔案館作為事業(yè)單位和知識重要集散地，不僅要通過知識的有效轉(zhuǎn)移從外部獲取所需要的知識，實現(xiàn)知識創(chuàng)新來保持市場競爭優(yōu)勢，而且也要為廣大用戶提供有效的知識轉(zhuǎn)移來凸顯自身的價值。

二、知識管理理念下現(xiàn)代檔案館的基本內(nèi)涵

（一）“知識共享”

所謂“知識共享”就是要通過共享技術(shù)使知識信息化以提供利用，這涉及到技術(shù)因素。一方面，現(xiàn)代檔案館的管理對象主要是數(shù)字化信息，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息的載體涉及互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、存貯結(jié)構(gòu)技術(shù)等計算機通訊基本技術(shù)。

另一方面，由于在知識屬性上，檔案是歷史的原始記錄，在揭示某一知識方面是較為分散的；在知識分類上，檔案傾向于使用歷史主義的方法，強調(diào)全宗的完整性。基于此，現(xiàn)代檔案館在實現(xiàn)“知識共享”上采用的技術(shù)標準與數(shù)字圖書館相比有著獨特性，尤其是在元數(shù)據(jù)技術(shù)和多維分析技術(shù)方面。

（二）“以人為本”

“以人為本”就是要為用戶提供個性化服務(wù)及挖掘館員的隱性知識使其轉(zhuǎn)換為顯性知識，這涉及人的因素。對現(xiàn)代檔案館而言，“以人為本”主要包括用戶和館員兩個方面。

一方面，為了給用戶提供個性化服務(wù)，需要開展諸如知識分類定制、知識推送服務(wù)、知識智能代理服務(wù)等工作，這在客觀上就要求現(xiàn)代檔案館必須從信息資源保存機構(gòu)向開放型用戶服務(wù)平臺轉(zhuǎn)變。然而由于現(xiàn)代檔案館服務(wù)對象、開放程度和技術(shù)依賴性等方面的要求，現(xiàn)代檔案館提供個性化服務(wù)時，應(yīng)滿足用戶需求的目的性，協(xié)調(diào)維護檔案知識的原始性和相關(guān)加工編纂的關(guān)系；充分考慮到檔案知識的保密性和時效性；技術(shù)上關(guān)鍵要有一個總控模塊對個性化用戶接口、用戶需求分析、用戶信息庫等進行控制。

另一方面，在館員知識挖掘和綜合素質(zhì)提高上，檔案館員必須是集計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、知識管理技能等眾多學(xué)科為一體的復(fù)合式人才，能夠使自身隱性知識顯性化，顯性知識社會化。然而由于檔案館員在數(shù)字環(huán)境下職業(yè)技能、職業(yè)道德等因素的影響，使得挖掘館員知識，引導(dǎo)知識創(chuàng)新的方法、機制具有獨特性；同時由于職業(yè)定位的緣故，要求檔案館員在提供知識時應(yīng)有側(cè)重，表現(xiàn)在：更好地維護檔案知識的憑證性；需要注意知識的保密性，明確用戶的使用權(quán)限，并在此基礎(chǔ)上再對檔案進行加工處理、傳播共享。

三、現(xiàn)代檔案館實施知識管理的現(xiàn)狀

在國外，已經(jīng)有了一些現(xiàn)代檔案館建設(shè)項目。其中較為典型的有Illions Digital Archives項目，美國的Northwest Digital Archives以及國家檔案與文件署NARA的ERA（Electronic Records Archives）等。

國內(nèi)實踐領(lǐng)域較有影響的有深圳現(xiàn)代檔案館工程、青島現(xiàn)代檔案館建設(shè)項目、杭州現(xiàn)代檔案館等項目，同時，北京、上海的一些區(qū)縣現(xiàn)代檔案館也都取得了一些階段性的成果。

具體來講，深圳市現(xiàn)代檔案館特色主要體現(xiàn)在兩方面：一是其整體規(guī)劃和總體架構(gòu)比較完整。由文件管理系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、目錄中心管理系統(tǒng)四個部分組成，分三階段實施。二是設(shè)有文件中心，試圖以文件中心為依托，解決電子文件的接收和管理問題。這些是基于其得天獨厚的內(nèi)外部條件，所以深圳模式是其他許多地方難以復(fù)制的。青島市現(xiàn)代檔案館在檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面很成功，通過與新聞行業(yè)合作來參與專題拍攝，保留更多的社會記憶。杭州市現(xiàn)代檔案館被稱為網(wǎng)上檔案館，正如名稱所反映的那樣，它重視檔案信息的開發(fā)與公布，致力于為市政府各機關(guān)和市民提供方便快捷的信息服務(wù)，使其足不出戶、輕點鼠標就可以瀏覽到開放檔案信息和現(xiàn)行文件中心的信息。杭州市蕭山區(qū)現(xiàn)代檔案館主要面向蕭山區(qū)政府各機關(guān)單位以及下屬的三個鎮(zhèn)和若干行政村，是個典型的區(qū)域性現(xiàn)代檔案館。專題數(shù)據(jù)庫的開發(fā)是其數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的重要特色，而數(shù)字檔案資源的“共建、共享、共進”是其組織、管理模式方面的主要特色。

以上這些現(xiàn)代檔案館的建設(shè)各具特色，在社會上都產(chǎn)生了良好的反響，對以后的現(xiàn)代檔案館實踐有一定借鑒意義。然而目前現(xiàn)代檔案館在實施知識管理方面較之數(shù)字圖書館滯后，表現(xiàn)在：在標準體系和技術(shù)方面，國內(nèi)外數(shù)字圖書館要優(yōu)于現(xiàn)代檔案館，現(xiàn)有的現(xiàn)代檔案館建設(shè)標準只是零星幾個現(xiàn)代檔案館建設(shè)的成果，沒有像“中國數(shù)字圖書館標準規(guī)范建設(shè)”等這樣一種集中了各種技術(shù)、業(yè)務(wù)和管理標準的項目網(wǎng)站；在“知識共享”方面，國內(nèi)外數(shù)字圖書館的相關(guān)工作起步較早；在“以人為本”方面，國內(nèi)外數(shù)字圖書館在個性化服務(wù)、特色館藏、小眾化服務(wù)及相關(guān)技術(shù)方面比現(xiàn)代檔案館內(nèi)容豐富、層次齊全。

四、現(xiàn)代檔案館實施知識管理的策略

（一）從“知識共享”和“以人為本”理念出發(fā)

知識管理的“知識共享”和“以人為本”并不是一種實際管理技術(shù)，而是一種指導(dǎo)性的思路。這就要求在實施知識管理時必須沿著“知識共享”和“以人為本”的思路，將這兩種理念融合在具體的管理活動中，并根據(jù)實際情況重視或增加某些管理元素，以達到知識管理的目的?，F(xiàn)代檔案館建設(shè)都是一項長期、涉及面廣的任務(wù)，在建設(shè)初期就應(yīng)當引入知識管理的核心理念，革新信息資源管理的一般思路，這樣才能為以后的發(fā)展留下足夠的空間，從而避免重復(fù)建設(shè)，并提升現(xiàn)代檔案館的層次。

（二）重塑角色

為了滿足知識管理的需求，現(xiàn)代檔案館的所有館員，不論是從事行政管理、館藏管理，還是從事參考咨詢或技術(shù)服務(wù)，都應(yīng)擔當知識管理者的新角色。這種新角色體現(xiàn)在：1）知識管理開發(fā)者，包括設(shè)計、組織與維護數(shù)字資產(chǎn)；2）知識管理綜合者，能綜合信息資源與相關(guān)服務(wù)；3）知識管理教育者，教育員工和用戶如何組織、保存與共享各自的信息資源；4）知識管理研究者，應(yīng)用學(xué)科知識與相關(guān)技術(shù)進行組織、檢索與存儲研究。

（三）創(chuàng)新服務(wù)方式

現(xiàn)代檔案館應(yīng)根據(jù)自身的特點，充分借鑒數(shù)字圖書館實施知識管理的一些方法。1）在數(shù)據(jù)庫建設(shè)上可以參考美國俄亥俄州立大學(xué)建立的知識庫，除了建設(shè)一般特征數(shù)據(jù)庫外，還建立特色檔案數(shù)據(jù)庫，以便對特色數(shù)據(jù)庫里的檔案信息進行知識挖掘，發(fā)現(xiàn)隱藏在其中的不易被發(fā)現(xiàn)的新知識。2）在提供服務(wù)時，需要注意檔案知識的重組，如提供多維度服務(wù)模式，從來源、事由和時間三維角度構(gòu)建電子文件全宗，⑧使用戶從每個角度都可以檢索。

注釋：

①奉繼承.知識管理：理論、技術(shù)與運營[M].北京：中國經(jīng)濟出版社，2006.

②美國生產(chǎn)力和質(zhì)量中心[EB/OL].http：//www. apqc.org/，2013-04-10.

③易凌峰.知識管理[M].上海：復(fù)旦大學(xué)出版社， 2008.