論高職院校內(nèi)涵建設(shè)下的辦公室管理創(chuàng)新探索

蔡珺　程瀟瀟

【摘要】本文基于高職院校內(nèi)涵建設(shè)背景上，針對高職院校辦公室管理現(xiàn)狀及問題，結(jié)合當前我國高職教育發(fā)展現(xiàn)狀，深入探討高職院校辦公室管理如何創(chuàng)新改革，更好地為高職教育服務(wù)。

【關(guān)鍵詞】高職院校辦公室 管理機制 精細化管理

【中圖分類號】G717 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）17-0195-02

我國高職教育走過三十多年的發(fā)展歷程，已然成為高等教育的中堅力量，不僅為完善高等教育體系、促進高等教育大眾化起到了重要的推動作用，也源源不斷地為社會輸送制造業(yè)應(yīng)用型人才。近年來，隨著國家對職業(yè)教育的重視以及社會環(huán)境等因素的影響，高職院校正經(jīng)歷著持續(xù)的發(fā)展，同時在招生就業(yè)、專業(yè)建設(shè)、校企合作、國際交流等諸多方面也面臨著巨大的變革，特別是從由注重規(guī)模擴張向重視教育質(zhì)量和管理水平等變遷。高職院校辦公室作為不可或缺的管理部門，其管理水平直接影響著學(xué)校的教學(xué)工作、科研管理及人才培養(yǎng)，同時關(guān)系著學(xué)校的發(fā)展大局，反映著高校的整體管理水平和運行質(zhì)量。

一、高職院校辦公室管理現(xiàn)狀

學(xué)院辦公室作為綜合管理部門，其三大主要職能：辦文、辦事、辦會，重要性不言而喻，但是其管理水平還有待提高。橫向來看，高職院校辦公室日常事務(wù)及工作量不亞于普通本科高校，且隨著高職教育不斷發(fā)展，校企合作日益密切，辦公室職能范圍及工作復(fù)雜性大大增加，但其機構(gòu)設(shè)置精簡、人員配備不齊，使得辦公人員不堪重負、工作效率及積極性不高。縱向來看，絕大多數(shù)高職院校是經(jīng)過高校擴招后，中專院校合并升格形成，多年的發(fā)展已經(jīng)形成一種固化的模式化管理標準，這種憑經(jīng)驗辦事的模式使得工作標準和創(chuàng)新意識都有待提高。

高職院校實行二級管理制度，院系辦公室不僅要承擔院系內(nèi)部的辦公事務(wù)，更要協(xié)助學(xué)校各職能部門的工作，服務(wù)于整個院校工作大局，確保學(xué)校各項任務(wù)下達及師生信息傳遞及時、高效、準確。但是高職院校在實行二級管理制度之際，出現(xiàn)了以下幾點問題：

1.人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

高職院校辦公室人員嚴重不足，而工作任務(wù)繁重，要求嚴格，使得辦公人員工作積極性不高、服務(wù)意識不高；在繁雜的事務(wù)中分身乏術(shù)，使得工作品質(zhì)低，難以實現(xiàn)精細化管理，存在職業(yè)倦怠現(xiàn)象；日常事務(wù)繁雜，而辦公室現(xiàn)代化發(fā)展日新月異，辦公人員很難抽出時間進行管理綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，也沒有提高自身理論知識和實踐能力的想法，政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)都有待提高。

2.管理理念有待轉(zhuǎn)變

大多數(shù)高職院校的二級管理制度通常依賴學(xué)校的一級管理制度，缺乏與實際聯(lián)系的切實完善的規(guī)章制度。同一院校不同學(xué)院之間學(xué)生人數(shù)差別巨大，專業(yè)建設(shè)方向各異，難以量化標準，導(dǎo)致高職院校辦公室考核機制不全，評價標準模糊。

3.運行機制有待創(chuàng)新

高職院校辦公室作為全校信息樞紐的中心，本該發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右的橋梁作用。但其信息流單一、信息不對稱，收集信息意識不強、合理利用信息能力不足，缺乏系統(tǒng)化的信息管理模式。

4.法治思維有待推進

隨著高校擴招和人口下降的社會趨勢，高職院校擴大了對口單招和注冊入學(xué)的比例，生源質(zhì)量每況愈下。學(xué)生基礎(chǔ)知識薄弱，紀律性較差，處理問題較為偏激，導(dǎo)致教學(xué)管理工作難度加大。只有嚴格制度規(guī)范，加強學(xué)校法制建設(shè)，才能確保辦公室管理工作正常開展。

二、高職院校辦公室管理問題的創(chuàng)新辦法

當前，高職院校立足于“校企合作、產(chǎn)教融合”這一主題，為培養(yǎng)具有綜合素質(zhì)的技術(shù)型人才發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。因此，分析日常教學(xué)管理工作的問題，通過內(nèi)部治理，完善相應(yīng)的教學(xué)管理制度，提高辦公室精細化管理能力，是激發(fā)高職院校辦學(xué)活力和維護教學(xué)秩序的有效途徑。

1.明確管理職能，提高主觀能動性

高職院校內(nèi)涵建設(shè)的根本是提高教育質(zhì)量和管理水平，根據(jù)社會需求調(diào)整人才培養(yǎng)模式。因此，強化管理職能是加強高職院校辦公室管理的必然選擇。首先，需強調(diào)服務(wù)職能，目前高職教育面臨改革發(fā)展的分水嶺，高職院校需要更精準的決策管理能力和協(xié)調(diào)各方關(guān)系的執(zhí)行力，因此辦公室要從繁瑣的日常事務(wù)中理出頭緒，轉(zhuǎn)變提供優(yōu)質(zhì)的政務(wù)管理服務(wù)，既能專一于本職工作，又能多面處理事務(wù)。其次，應(yīng)加強主觀能動性。辦公室日常工作繁瑣，且多為領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，充滿不可預(yù)見性。如何處理突發(fā)性事件，辦公人員應(yīng)做到提高服務(wù)意識，加強主觀能動性，推動主動服務(wù)形式，協(xié)調(diào)各方。同時，應(yīng)具備求真務(wù)實的精神，不僅要具有提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的精神，而且要全面落實工作要求，加強監(jiān)督職能發(fā)揮，確保學(xué)院整體工作順利開展。

2.完善制度建設(shè)，提供根本保障

隨著高職院校二級管理工作的推進，教師考核制度和學(xué)生手冊細則日趨規(guī)范和完善，這就要求高職院校辦公室必須創(chuàng)新管理機制，真正做到依照規(guī)章制度辦事。管理到位中最重要的就是完善制度建設(shè)，規(guī)范各項工作程序、明確事情具體章程。辦公人員應(yīng)維護規(guī)章制度，并作為工作準則，在工作中做到“有章可依，有章可循”。首先，通過建立章程，定崗定責，使得辦公人員熟悉崗位流程、明確崗位職責；同時，建立有效的考評機制，強化崗位責任制，根據(jù)考核點和任務(wù)完成情況進行考評和獎懲。

3.深化管理措施，推動精細化管理

精細化辦公室利用高效的管理措施和信息化手段，是高職院校辦公室管理走向規(guī)范化、科學(xué)化、高效化的必由之路。高職院校辦公室精細化辦公室管理包括辦公室日常事務(wù)處理、接待業(yè)務(wù)處理、文案寫作和管理平臺四個方面：在日常管理上，對每日工作按輕重緩急分類，并做好處理記錄，保證工作有序進行；在接待業(yè)務(wù)上，全面考慮多方因素，對各項內(nèi)容精細化，確保能對突發(fā)狀況迅速反應(yīng)；在文案寫作上，要不斷學(xué)習(xí)，了解國家大事與國際局勢，要從院校精神內(nèi)涵方面正確解讀并傳達國家和黨的各項政策和文件精神，優(yōu)化院校工作；在管理平臺上，要以計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為根本，建立精細化管理平臺，規(guī)范工作職責與流程。

同時，要通過有效的管理舉措，減負減壓，建立以人為本、積極向上的辦公室文化；塑造高效、井然有序的辦公室形象，營造團結(jié)、和諧協(xié)作的辦公室氛圍。

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作者簡介：

蔡珺（1990-），女，漢族，湖北黃岡人，碩士，助教。研究方向：教育教學(xué)。