電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理模式的轉(zhuǎn)變分析

梁志敏

摘要：近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，人們的工作和生活方式發(fā)生了深刻的變化。為了迎接信息社會(huì)的挑戰(zhàn)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，改革政府、重建政府、建設(shè)電子政務(wù)、實(shí)施電子政務(wù)，已成為世界各國(guó)政府改革的戰(zhàn)略目標(biāo)。從傳統(tǒng)政府向電子政務(wù)的轉(zhuǎn)變將是一場(chǎng)深刻而艱巨的變革.同時(shí)，電子政務(wù)建設(shè)作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不僅涉及到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)與政府管理的整合。建立一套全新的政府管理體制和政府管理模式。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù)環(huán)境；政府檔案；管理；轉(zhuǎn)變

引言

本世紀(jì)初以來(lái)，中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)進(jìn)入了快速發(fā)展的時(shí)代。近年來(lái)，我國(guó)的信息技術(shù)已經(jīng)達(dá)到了世界的頂峰，人們的服裝、食品、住房、交通等都離不開(kāi)互聯(lián)網(wǎng)的信息技術(shù)。這種發(fā)展勢(shì)頭逐漸為政府所關(guān)注，并吸收了許多經(jīng)驗(yàn)，為今后的政府工作規(guī)劃了一條良好的發(fā)展道路。對(duì)政府檔案管理而言，以往檔案管理效率極低，不僅工作壓力大，工作復(fù)雜瑣碎。在當(dāng)今信息時(shí)代背景下，政府管理工作應(yīng)不斷貼近電子政務(wù)。

1.電子政務(wù)環(huán)境下轉(zhuǎn)變政府檔案管理模式

1.1服務(wù)手段

在政府效率問(wèn)題上，傳統(tǒng)的政府檔案管理需要大量的人力物力資源和各種資源才能有效地管理檔案。然而，在準(zhǔn)確性方面仍然存在誤差。利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，將政府檔案管理工作與信息技術(shù)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)環(huán)境，將各部門(mén)與智能網(wǎng)絡(luò)技術(shù)連接起來(lái)。及時(shí)共享資源和交流信息。這種管理方法和服務(wù)手段完全取代了傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種管理模式完全擺脫了傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，讓政府更加注重為人民服務(wù)。在各類(lèi)檔案中準(zhǔn)確、快速地找到所需的檔案資源，為檔案管理的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.2管理載體

傳統(tǒng)的檔案是一種紙質(zhì)檔案，它記錄著各種文字信息，在網(wǎng)絡(luò)信息的飛速發(fā)展中，政府檔案的管理可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以各種方式進(jìn)行記錄，這與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同。您可以擁有豐富的音頻和圖片，并在存儲(chǔ)過(guò)程中擺脫過(guò)去的紙質(zhì)文件的限制。

2.檔案主要工作流程中管理方式

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用及電子政務(wù)辦公的環(huán)境下，檔案信息的收集方式，使政府各部門(mén)可以根據(jù)自己的工作情況，合理安排時(shí)間，將本部門(mén)要?dú)w檔的文件通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案管理部門(mén)，也可以直接將數(shù)據(jù)信息錄入到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中；另一方面，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，政府檔案管理人員可實(shí)行跟進(jìn)式服務(wù)，形成初期，跟蹤指導(dǎo)，或者在文檔形成之后，可隨時(shí)到各部門(mén)的專(zhuān)門(mén)數(shù)據(jù)文件夾中進(jìn)行信息采集和核對(duì)工作，如此一來(lái)，大大縮短了文件資料轉(zhuǎn)化作檔案的時(shí)間周期，收集工作做到了根據(jù)需要，確保了歸檔信息的完整性、準(zhǔn)確性和快捷性，做到了有的放矢。同樣，政府檔案資源載體向多元轉(zhuǎn)變的另一結(jié)果，也引起了檔案管理者對(duì)電子文件保管工作的措施研究，之前對(duì)庫(kù)房單一的紙質(zhì)檔案管理，轉(zhuǎn)變成對(duì)儲(chǔ)備數(shù)字信息檔案資源多種載體的保管。在看到信息服務(wù)環(huán)境下給予各種工作提供靈活方便的同時(shí)，安全隱患意識(shí)也必須時(shí)時(shí)在心，特別是在涉及的政府機(jī)密信息，管理員必須做到：一是注意網(wǎng)絡(luò)信息安全措施的加強(qiáng)，日常業(yè)務(wù)中及時(shí)更新維護(hù)殺毒軟件和防火墻，最大限度避免病毒攻擊，嚴(yán)格審查不當(dāng)?shù)男畔⑴c杜絕保密的內(nèi)容上網(wǎng)，從進(jìn)口、傳輸、使用三方面采取安全保密措施等。二是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理，數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器要采用主用和備用雙主機(jī)，相互鏡像備份，并使用光盤(pán)作為檔案數(shù)據(jù)的備份，確保檔案信息的齊全。

3.電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理工作中主要流程的轉(zhuǎn)變分析

3.1管理對(duì)象數(shù)字化

在電子政務(wù)環(huán)境下，數(shù)字化辦公將使信息以電子形式出現(xiàn)，并產(chǎn)生大量的電子文件、電子檔案，隨著電子政務(wù)的廣泛實(shí)施， 它們?cè)跈n案管理中所占的地位和比重也迅速上升。電子文件作為一種新型的記錄形式，異于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件。它是在數(shù)字化環(huán)境中以二進(jìn)制數(shù)字代碼的形式生成、傳輸和處理的文件夾。這決定了電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件截然不同的技術(shù)特性：信息與載體的可分離性；對(duì)技術(shù)設(shè)備的可依賴(lài)性；網(wǎng)絡(luò)信息的共享性及不安全性等等。所以，一份完整的電子文件，不僅包括內(nèi)容信息，還包括元數(shù)據(jù)和相關(guān)的背景信息?？梢?jiàn)，電子政務(wù)環(huán)境下，文件與檔案工作管理對(duì)象發(fā)生了巨大變化，管理對(duì)象呈現(xiàn)出數(shù)字化的新特征，但同時(shí)，也給檔案管理帶來(lái)了一些難題，如：電子文件原始性的認(rèn)定問(wèn)題；電子文件的真實(shí)性保護(hù)問(wèn)題等等。

3.2管理模式一體化

3.2.1管理對(duì)象一體化。主要從兩個(gè)角度去分析：首先，從檔案管理領(lǐng)域的縱向角度看，電子政務(wù)環(huán)境下，文檔一體化管理這個(gè)要求體現(xiàn)得更迫切，它是文件生命周期理論和全程管理與前端控制思想應(yīng)用于電子文件管理的典型模式。電子政務(wù)中，電子文檔的階段性與其保管場(chǎng)所的對(duì)應(yīng)關(guān)系已經(jīng)弱化，傳統(tǒng)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)會(huì)在電子政務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行，從而使各項(xiàng)功能融合在一起，這必然使文檔一體化管理模式進(jìn)入實(shí)質(zhì)性的應(yīng)用階段。其次，從整個(gè)信息管理領(lǐng)域的橫向角度看，電子政務(wù)改變了政府過(guò)去那種信息與檔案分塊管理，條條塊塊分割的管理模式，隨之將產(chǎn)生一種全新的管理模式，把過(guò)去形成的分散、獨(dú)立的檔案、圖書(shū)、情報(bào)資料，實(shí)行一體化統(tǒng)一管理，建立對(duì)檔案、情報(bào)、圖書(shū)資料等各種信息的一體化的管理網(wǎng)絡(luò)，使之成為政府或部門(mén)內(nèi)部統(tǒng)一、開(kāi)放的信息管理中心。這種新的管理模式集政府各種信息于一體進(jìn)行收集、綜合管理與合理配置，具有信息來(lái)源的廣泛性、信息貯存的集中性、信息內(nèi)容的全面性、信息輸出的綜合性、信息利用的有效性等特點(diǎn)，滿(mǎn)足政府傳遞信息快捷、簡(jiǎn)便、適用的需求，充分發(fā)揮檔案與信息的價(jià)值，從而服務(wù)于電子政務(wù)的實(shí)施進(jìn)程。

3.2.2管理主體一體化，即團(tuán)體化。電子政務(wù)使檔案管理的各項(xiàng)工作完全在信息系統(tǒng)模塊環(huán)境中進(jìn)行，為了在這個(gè)管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)各類(lèi)相關(guān)群體對(duì)電子文檔的不同需求，電子文件的形成者、檔案人員、IT專(zhuān)家、法律工作者等相關(guān)領(lǐng)域人員會(huì)在管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段相遇，所以要以協(xié)同合作的團(tuán)體化方式開(kāi)展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)的效率所在。

3.3人才培養(yǎng)多元化

電子政務(wù)僅僅依靠發(fā)達(dá)的現(xiàn)代信息技術(shù)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，高素質(zhì)的人才培養(yǎng)同樣是電子政務(wù)發(fā)展的必要條件。電子政務(wù)環(huán)境下，檔案管理由原來(lái)的實(shí)體管理向著以信息管理為主過(guò)渡，同樣需要高素質(zhì)的檔案人員，在電子政務(wù)和電子商務(wù)活動(dòng)中，檔案工作人員不僅要達(dá)到政治素質(zhì)過(guò)硬、檔案業(yè)務(wù)精通，還要力求熟悉檔案信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、檔案保護(hù)技術(shù)和具備相當(dāng)?shù)耐庹Z(yǔ)水平以及開(kāi)拓創(chuàng)新能力，同時(shí)應(yīng)當(dāng)具有有效利用現(xiàn)代工具開(kāi)展工作的習(xí)慣和意識(shí)，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)型向多元和復(fù)合知識(shí)型方向轉(zhuǎn)變，即一專(zhuān)多能。因此，檔案部門(mén)要定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能和現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力的培訓(xùn)，培養(yǎng)一批既懂信息化、電子政務(wù)知識(shí)，又懂電子文檔管理、信息組織與計(jì)算機(jī)操作知識(shí)的多元化人才，以便適應(yīng)電子政務(wù)的需求。

4.結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，二十一世紀(jì)的今天，政府部門(mén)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)電子信息化管理已經(jīng)是必然的發(fā)展趨勢(shì)，所以，當(dāng)前應(yīng)當(dāng)全力推進(jìn)檔案資源管理工作信息化。在這一過(guò)程中，結(jié)合檔案管理工作的發(fā)展形式，利用信息化支撐平臺(tái)，創(chuàng)建安全、高效的發(fā)展體系，通過(guò)各種規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展模式，完善檔案信息化建設(shè)。這種建設(shè)模式還能很好地建立以及加強(qiáng)各部門(mén)之間的檔案資源信息共享，方便各種重要信息資源的篩選，充分發(fā)揮檔案資料的功能。

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