淺談內(nèi)部控制在軍工單位孵化項(xiàng)目管理中的合理應(yīng)用

/北京空間機(jī)電研究所

近年來，隨著軍民融合深度發(fā)展的推進(jìn)，北京空間機(jī)電研究所積極響應(yīng)國家號(hào)召投身國民經(jīng)濟(jì)建設(shè),相繼對(duì)具有一定市場前景的產(chǎn)業(yè)孵化項(xiàng)目進(jìn)行投資。為了規(guī)范對(duì)孵化項(xiàng)目的管理及控制投資風(fēng)險(xiǎn)，研究所制定了孵化項(xiàng)目管理辦法，明確了責(zé)、權(quán)、利，強(qiáng)化了業(yè)務(wù)流程，規(guī)范了管控關(guān)系。軍工科研院所屬于事業(yè)單位編制，資金來源主要為國有資本，主要依靠承擔(dān)的型號(hào)任務(wù)獲得盈利，再通過積累的利潤形成自有資金對(duì)孵化項(xiàng)目進(jìn)行投資，因此在對(duì)孵化項(xiàng)目進(jìn)行投資時(shí)必須秉承審慎的態(tài)度。

為了有效控制項(xiàng)目孵化過程中的風(fēng)險(xiǎn)，研究所結(jié)合內(nèi)部控制理論和相關(guān)制度建立了內(nèi)部控制制度，并針對(duì)孵化項(xiàng)目的管理活動(dòng)建立了內(nèi)部控制的流程和行為規(guī)范，通過采用授權(quán)審批控制、組織規(guī)劃控制、全面預(yù)算控制等內(nèi)部審計(jì)控制手段嚴(yán)控風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范業(yè)務(wù)，并在實(shí)踐過程中取得了一定的成效。

一、孵化項(xiàng)目管理過程中需要解決的問題

1．內(nèi)部控制環(huán)境方面

研究所的事業(yè)單位屬性決定了經(jīng)營者的定位，即代為管理國有資產(chǎn)，因此內(nèi)部同時(shí)存在多層代理關(guān)系，第1層是代表國有資產(chǎn)出資人的院級(jí)主管單位同研究所的經(jīng)營負(fù)責(zé)人之間的關(guān)系，第2層是經(jīng)營負(fù)責(zé)人與中層管理者之間的關(guān)系，第3層是中層管理者與普通職工之間的關(guān)系。在信息不對(duì)稱的情況下，內(nèi)部控制目標(biāo)的整合機(jī)制不完善，就會(huì)因?yàn)槟繕?biāo)錯(cuò)位而導(dǎo)致經(jīng)營過程的錯(cuò)位，從而影響內(nèi)部控制效率的發(fā)揮。

2．風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方面

孵化項(xiàng)目的投資管理面臨著諸多不確定性。型號(hào)項(xiàng)目的管理方式與民品項(xiàng)目經(jīng)營之間的項(xiàng)目運(yùn)作要求存在差別，導(dǎo)致孵化項(xiàng)目內(nèi)部控制程序缺乏以市場為導(dǎo)向的統(tǒng)籌策劃和以市場價(jià)值為結(jié)果的考核評(píng)價(jià)體系，同時(shí)也缺乏對(duì)孵化項(xiàng)目在技術(shù)轉(zhuǎn)移和成果轉(zhuǎn)化過程中自身客觀存在的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)持續(xù)跟蹤。

3．控制活動(dòng)方面

研究所對(duì)孵化項(xiàng)目決策的行政化模式痕跡明顯，決策者、中層管理者、職工的業(yè)務(wù)行為長期遠(yuǎn)離市場經(jīng)濟(jì)體制環(huán)境，導(dǎo)致行為主體缺乏市場經(jīng)驗(yàn)，對(duì)孵化項(xiàng)目的市場評(píng)估停留在表面，同時(shí)可行性論證部門對(duì)項(xiàng)目的評(píng)估也缺乏流程指導(dǎo)及經(jīng)驗(yàn)。項(xiàng)目內(nèi)部控制缺乏責(zé)、權(quán)、利制衡機(jī)制，評(píng)估要素的缺乏嚴(yán)重制約了孵化項(xiàng)目內(nèi)部控制活動(dòng)的有序執(zhí)行，阻礙了內(nèi)部控制活動(dòng)的制度化進(jìn)程。

一是信息與溝通方面。由于信息的反饋傳遞層次過多導(dǎo)致信息反饋的真實(shí)性、完整性和可信性難以保證，反饋效率不佳使決策者難以了解和及時(shí)掌握實(shí)際情況。經(jīng)營者無法獲知孵化項(xiàng)目內(nèi)部控制活動(dòng)的真實(shí)情況，從而無法對(duì)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)作出預(yù)警和再?zèng)Q策，導(dǎo)致指令錯(cuò)誤給單位帶來損失。這種長期的信息反饋機(jī)制不健全、信息不對(duì)稱，還會(huì)加劇經(jīng)營負(fù)責(zé)人、中層管理者和職工三者之間的價(jià)值觀和目標(biāo)產(chǎn)生偏離、模糊，目標(biāo)的不一致導(dǎo)致內(nèi)部執(zhí)行效果不佳。

二是內(nèi)部監(jiān)督方面。由于受到軍工科研生產(chǎn)體系對(duì)監(jiān)督的意識(shí)形態(tài)認(rèn)知影響，導(dǎo)致對(duì)孵化項(xiàng)目的內(nèi)部控制監(jiān)督也集中體現(xiàn)在通過審計(jì)監(jiān)督資金使用的合規(guī)性與合法性上，對(duì)投資效益的監(jiān)督審計(jì)缺位，沒有明確的監(jiān)督審計(jì)要求。而由于對(duì)效益回報(bào)缺乏監(jiān)督，給決策者控制良好的錯(cuò)覺，從而導(dǎo)致對(duì)孵化項(xiàng)目內(nèi)部控制程序存在的漏洞或缺陷不能被監(jiān)測，并得到及時(shí)糾正。

二、孵化項(xiàng)目管理內(nèi)部控制框架的建立

為了保證孵化項(xiàng)目能夠適應(yīng)激烈的市場競爭環(huán)境，根據(jù)孵化項(xiàng)目不同于軍工項(xiàng)目的特殊市場屬性和投資屬性，建立了一套滿足市場經(jīng)濟(jì)體制下競爭環(huán)境要求的孵化項(xiàng)目內(nèi)部控制體系，目的是優(yōu)化項(xiàng)目內(nèi)部控制環(huán)境、完善項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、優(yōu)化項(xiàng)目內(nèi)部控制程序、保證信息對(duì)稱、持續(xù)完善內(nèi)部控制體系以提高面向市場的內(nèi)部控制管理水平，加強(qiáng)適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境的內(nèi)控制度建設(shè)，提高孵化項(xiàng)目的可控性，降低操作風(fēng)險(xiǎn)。

1．設(shè)計(jì)科學(xué)的組織形式

為了積極開展對(duì)孵化項(xiàng)目的內(nèi)控管理，需要優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境，設(shè)計(jì)科學(xué)的組織形式。針對(duì)孵化項(xiàng)目的特殊屬性，建立相互制衡、相互銜接、責(zé)權(quán)分明、利益均衡的組織關(guān)系架構(gòu)，合理配置孵化項(xiàng)目內(nèi)部控制的控制權(quán)，包括項(xiàng)目建議、項(xiàng)目決策、項(xiàng)目執(zhí)行、項(xiàng)目監(jiān)督在內(nèi)的權(quán)利分配組織形式和職責(zé)劃分，達(dá)到項(xiàng)目內(nèi)部控制各負(fù)其責(zé)、協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)、有效制衡的目標(biāo)。

首先，由航技處作為孵化項(xiàng)目的主管部門提出滿足國家政策法規(guī)、宏觀經(jīng)濟(jì)形勢和行業(yè)發(fā)展趨勢且符合研究所發(fā)展戰(zhàn)略的孵化項(xiàng)目；然后，由具備轉(zhuǎn)化能力的專業(yè)研究室、事業(yè)部委派技術(shù)負(fù)責(zé)人組建項(xiàng)目論證組，針對(duì)項(xiàng)目的可行性分析組織資源開展可行性論證工作，并給予論證結(jié)論。在進(jìn)行可行性論證中引入專家評(píng)審委員會(huì)，邀請(qǐng)專業(yè)人士對(duì)孵化項(xiàng)目論證的結(jié)論進(jìn)行評(píng)審，包括技術(shù)論證、市場論證和盈利模式論證，并給出專家評(píng)審意見和建議供項(xiàng)目決策者形成第三方獨(dú)立的投資建議作為決策的參考，避免決策部門缺乏專業(yè)決策能力的缺陷。航技處是孵化項(xiàng)目內(nèi)部控制目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的直接責(zé)任部門，專業(yè)研究室和事業(yè)部則是孵化項(xiàng)目研制開發(fā)的執(zhí)行部門，接受監(jiān)控。財(cái)務(wù)處、審核與風(fēng)險(xiǎn)管理處及紀(jì)檢監(jiān)察法制處根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警的要求對(duì)項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)控制，通過跟蹤和定期檢查將問題及時(shí)反饋給航技處，共同完成對(duì)孵化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管控，保證孵化項(xiàng)目內(nèi)部控制目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。審核與風(fēng)險(xiǎn)管理處的監(jiān)督職能集中體現(xiàn)在項(xiàng)目可行性論證、項(xiàng)目執(zhí)行和內(nèi)部控制體系運(yùn)行3個(gè)方面。

2．完善孵化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理

孵化項(xiàng)目面臨的風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在項(xiàng)目決策和項(xiàng)目執(zhí)行過程中，因此對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的監(jiān)控應(yīng)該滲透在孵化項(xiàng)目內(nèi)部控制的全部過程。首先，在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估的過程中，按照風(fēng)險(xiǎn)的性質(zhì)和面臨風(fēng)險(xiǎn)的階段對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類，包括道德性風(fēng)險(xiǎn)、制度性風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目投資風(fēng)險(xiǎn)和項(xiàng)目投資后管理風(fēng)險(xiǎn)。其次，各部門在各自的管理職責(zé)和權(quán)限范圍內(nèi)確定風(fēng)險(xiǎn)管理的流程，保證風(fēng)險(xiǎn)管控的執(zhí)行。最后，建立孵化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，根據(jù)政策、市場等外部環(huán)境，技術(shù)、管理等內(nèi)部環(huán)境，可行性研究分析，成本費(fèi)用控制，盈利能力，審計(jì)與評(píng)估，項(xiàng)目授權(quán)或轉(zhuǎn)讓等建立風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)體系，并對(duì)指標(biāo)的內(nèi)容進(jìn)行具體分解和可量化風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警參考標(biāo)準(zhǔn)的制定，以指導(dǎo)相關(guān)部門對(duì)預(yù)警項(xiàng)目進(jìn)行持續(xù)重點(diǎn)關(guān)注。當(dāng)觸動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警線時(shí)，審核與風(fēng)險(xiǎn)管理處對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行及時(shí)的反應(yīng)，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告情況，同時(shí)向航技處提出督察意見，由航技處協(xié)同審核與風(fēng)險(xiǎn)管理處共同研究風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)的策略，提出風(fēng)險(xiǎn)處理方案，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低或是可控范圍內(nèi)。

3．優(yōu)化孵化項(xiàng)目內(nèi)部控制程序

建立以流程控制方式為核心的孵化項(xiàng)目內(nèi)部控制程序，即孵化項(xiàng)目管理辦法作為內(nèi)部控制程序執(zhí)行的指導(dǎo)原則和規(guī)范依據(jù)。其中，投資活動(dòng)流程如圖1所示。

4．保證信息及時(shí)高效的傳遞和溝通

研究所從溝通環(huán)境、渠道、方式和反饋等多方面建立有效的機(jī)制和制度，通過建立和使用一套能夠涵蓋風(fēng)險(xiǎn)管理各個(gè)環(huán)節(jié)的管理信息系統(tǒng)，在保證信息安全的前提下將信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)信息收集、分析、預(yù)警等的生成自動(dòng)化，減少人工操作，從技術(shù)和工具上確保信息溝通的時(shí)效性、準(zhǔn)確性、完整性和共享性。

5．完善內(nèi)部監(jiān)督

圖1 投資活動(dòng)流程圖

一是制定合理的授權(quán)審批程序。孵化項(xiàng)目的內(nèi)部控制活動(dòng)過程中，每一級(jí)的管理人員保證在權(quán)限范圍內(nèi)嚴(yán)格執(zhí)行授權(quán)審批程序，嚴(yán)厲禁止“先斬后奏”的行為發(fā)生。同時(shí)，在風(fēng)險(xiǎn)可控的基礎(chǔ)上，科學(xué)合理地設(shè)計(jì)審批程序，簡化審批流程，縮減審批手續(xù)以加快審批的效率，滿足孵化項(xiàng)目對(duì)市場快速反應(yīng)內(nèi)在要求。

二是明確孵化項(xiàng)目內(nèi)部控制的部門職責(zé)。孵化項(xiàng)目內(nèi)部控制活動(dòng)的部門都相繼建立設(shè)計(jì)明確的部門職責(zé)，減少責(zé)任的交叉以約束相互推諉狀況的出現(xiàn)，讓職工認(rèn)識(shí)到按規(guī)章制度履行職責(zé)的重要性，通過不相容職責(zé)分離，實(shí)現(xiàn)各司其職、各負(fù)其責(zé)、相互制約的工作機(jī)制。

三是建立孵化項(xiàng)目責(zé)任追究制度。持續(xù)建立完善的責(zé)任追究制度，在對(duì)孵化項(xiàng)目內(nèi)部控制涉及的各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)責(zé)任細(xì)分到部門甚至是崗位上的前提下，要求對(duì)業(yè)務(wù)過程中的信息溝通與反饋進(jìn)行完整的記錄，并保留記錄信息以保證責(zé)任追究制度能夠執(zhí)行。對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中出現(xiàn)的違規(guī)、懈怠、失誤等過失給予責(zé)任的追究，對(duì)項(xiàng)目未達(dá)到預(yù)期投資效果的應(yīng)對(duì)其原因進(jìn)行客觀的分析，對(duì)相關(guān)責(zé)任人和責(zé)任部門給予責(zé)任追究。

四是加大對(duì)孵化項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)考核。產(chǎn)業(yè)孵化項(xiàng)目不同于常年來一直從事的軍工任務(wù)項(xiàng)目。孵化項(xiàng)目是市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下競爭的產(chǎn)物，為了滿足一定范圍的市場需求而獲得規(guī)模經(jīng)濟(jì)效益的孵化項(xiàng)目，其目的是為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)營的經(jīng)濟(jì)效益最大化，因此對(duì)該類項(xiàng)目的投資應(yīng)該注重經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的考核，注重對(duì)投資效益的考察。

研究所對(duì)項(xiàng)目建立獨(dú)立的財(cái)務(wù)核算制度，借用會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)孵化項(xiàng)目的投入與產(chǎn)出進(jìn)行記錄和跟蹤管理，定期進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，其中一方面是與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比分析，另一方面是與可行性分析報(bào)告中的財(cái)務(wù)預(yù)測進(jìn)行對(duì)比分析，將對(duì)比結(jié)果中存在的差異進(jìn)行原因的追溯，提出改進(jìn)建議。同時(shí)，不斷優(yōu)化對(duì)完成的孵化項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行和投資效益的考核評(píng)價(jià)，完善內(nèi)部控制執(zhí)行，提高內(nèi)部控制執(zhí)行效率。

五是建立高效的考核與激勵(lì)機(jī)制。激勵(lì)不足不能有效促使孵化項(xiàng)目內(nèi)部控制活動(dòng)的執(zhí)行人員作出正確的決策和有效的行為。因此，要不斷調(diào)整和完善目前執(zhí)行的考核指標(biāo)體系，建立針對(duì)孵化項(xiàng)目的考核指標(biāo)，突出經(jīng)濟(jì)結(jié)果為導(dǎo)向的考核指標(biāo)的增加，并加大權(quán)重，實(shí)現(xiàn)對(duì)職工考核的精準(zhǔn)度；不斷優(yōu)化依據(jù)考核結(jié)果確定職工的薪酬、晉升和評(píng)優(yōu)在內(nèi)的制度，優(yōu)化人事管理，實(shí)現(xiàn)能者上、庸者下的目標(biāo)，通過考核制度的完善提高員工的工作積極性。將考核制度與薪酬體系緊密聯(lián)系，根據(jù)研究所的要求試行“虛擬股權(quán)激勵(lì)”計(jì)劃，最大限度地實(shí)現(xiàn)投資效益利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)。

研究所將持續(xù)不斷地完善對(duì)孵化項(xiàng)目內(nèi)部控制制度和運(yùn)行體系的監(jiān)督管理，把審核與風(fēng)險(xiǎn)管理處的監(jiān)督職責(zé)真正融入到孵化項(xiàng)目管理過程中，發(fā)揮其持續(xù)監(jiān)督的職能，檢查內(nèi)部控制運(yùn)行的有效性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的控制缺陷，分析導(dǎo)致缺陷的潛在風(fēng)險(xiǎn)，提出相應(yīng)的補(bǔ)償措施，實(shí)現(xiàn)對(duì)孵化項(xiàng)目內(nèi)部控制的動(dòng)態(tài)管理，并在實(shí)施過程中糾正偏差并不斷完善。▲