技工院校畢業(yè)生檔案管理的思考

王澤娟

摘 要 隨著我國職業(yè)教育的不斷發(fā)展，技工院校畢業(yè)的學生也越來越多。其中畢業(yè)生檔案是學生在校其中學習、生活和社會實踐的真實記錄。本文從多年實際工作出發(fā)，介紹了技工院校畢業(yè)生檔案管理工作的意義，提出當年技工院校畢業(yè)生檔案管理工作存在的問題，并有針對性地提出相應的建議，希望能達到有效地提高畢業(yè)生檔案管理的效果。

關鍵詞 技工院校 畢業(yè)生檔案 管理

中圖分類號：G717 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2018.05.078

Thinking on the File Management of the Graduates of Technical

Colleges and Universities

WANG Zejuan

（Eastern Guangdong Senior Technical School， Shantou， Guangdong 515041）

Abstract With the continuous development of vocational education in our country， there are more and more students graduating from technical schools. Among them， the graduate profile is a true record of the student's study， life， and social practice. This article starts from many years of actual work， introduces the significance of archives management work for graduates of technical colleges and universities， puts forward problems in archives management of graduates of technical colleges and universities， and proposes corresponding suggestions in a targeted manner， hoping to achieve effective improvement of graduate file management.

Keywords technical colleges； graduate profile； management

技工院校畢業(yè)生檔案主要是記錄技工院校的學生在校期間學習、生活、品行、社會實踐等基本內(nèi)容，是學生各方面的綜合反映。由于畢業(yè)生檔案具有真實性、原始性，具有其他材料不可替代的作用。因此，做好畢業(yè)生檔案管理具有非常重要的意義。近年來隨著我國職業(yè)教育的不斷發(fā)展，國家對高技能人才越來越重視，技工院校隊伍在不斷壯大，因此傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理模式已經(jīng)無法適應現(xiàn)代社會的發(fā)展需要，存在的問題日益凸顯，本文從多年實際工作出發(fā)，介紹了技工院校畢業(yè)生檔案管理工作的意義，提出當年技工院校畢業(yè)生檔案管理工作存在的問題，并有針對性地提出相應的建議，希望能達到有效地提高畢業(yè)生檔案管理的效果。

1 技工院校畢業(yè)生檔案的意義

對技工院校來說，畢業(yè)生檔案架起了學生和學校溝通的橋梁。首先，畢業(yè)生檔案真實地記錄了學生的在校情況，能夠幫助學生管理人員全面了解學生的學習成績、個性、心理狀況、個人綜合素質等情況，從而不斷完善學校的學生管理制度，優(yōu)化學生管理工作，提升學生管理工作的效果，促進學生與學校之間的有效溝通。其次，學?？梢酝ㄟ^學生的就業(yè)情況統(tǒng)計和畢業(yè)生檔案分析，根據(jù)國家和企業(yè)的人才需求，及時合理調(diào)整學科結構和專業(yè)設置，培養(yǎng)出更適合實際發(fā)展的高素質、高技能的專業(yè)人才。

對用人單位來說，因為時間的關系，用人單位錄用人才時無法深入地了解求職人員，而學生檔案真實地記錄了學生的求學生涯，能起到很好的憑證作用，因此畢業(yè)生檔案是用人單位錄用人才的重要依據(jù)。而詳細、全面、真實、完整和易于查找的畢業(yè)生檔案能夠讓用人單位短時間內(nèi)深入了解求職學生的基本情況和綜合素質，有助于幫助用人單位擇優(yōu)用人。

對畢業(yè)生個人而言，畢業(yè)生檔案全面記錄學生在校期間的學習經(jīng)歷、個人素質、家庭情況、黨團組織、品行、社會實踐等內(nèi)容的重要材料，對以后的入黨、繼續(xù)求學、就業(yè)、職稱評定、工作流動、社會保障、出國審查、辦理居住證等都有不可替代的作用。同時隨著我國就業(yè)形勢的日益嚴峻，在用人單位擇優(yōu)錄取機制下，畢業(yè)生能通過畢業(yè)生檔案展示自己的個人能力和綜合素質，提高就業(yè)競爭力。因此學生檔案對在校學生的學習和成長也起到督促作用，當學生意識到檔案的重要性，就會自覺地努力學習，提升個人的綜合品質。

2 畢業(yè)生檔案管理存在的問題

2.1 學生檔案管理制度不夠完善

盡管畢業(yè)生檔案對學校的可持續(xù)發(fā)展、用人單位選拔人才和畢業(yè)生就業(yè)有著重要的意義。但是，部分技工院校的管理層對學生的檔案管理認識比較薄弱，沒有意識到學生檔案的重要性，加上國家也一直沒有出臺專門針對學生檔案管理的指導文件。因此，很多領導都不夠重視，沒有建立完善的管理制度，導致部分學校的檔案管理制度不夠嚴謹科學，缺乏對檔案的創(chuàng)新性管理和利用，資金投入不足，設備陳舊，工作人員職責分配不清，導致學生檔案損壞與丟失，阻礙了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.2 學生檔案管理人員綜合素質偏低

由于檔案管理人員作為學校建設的幕后功臣，其業(yè)績和成果不明顯，因此重要性容易被忽視，加上有些工作人員認為檔案管理是比較枯燥乏味的工作，只要保管好紙質材料就可以，能夠應付轉遞、外調(diào)、查檔就行。同時，隨著信息時代的不斷發(fā)展，對檔案工作人員的計算機操作能力和信息處理能力提出了更高的要求，加上部分技工院校管理層對檔案管理不夠重視，有時甚至讓其他辦公人員兼職，導致部分檔案管理人員專業(yè)素質偏低，服務意識不強，專業(yè)技術操作能力不強，不能有效發(fā)揮人才信息管理系統(tǒng)的效用。

2.3 畢業(yè)生檔案內(nèi)容單一

當前，大部分技工院校的畢業(yè)生檔案內(nèi)容比較單一，不能很好地反映學生的全面素質。目前，學校收集學生檔案材料仍然主要是新生登記表、體檢表、學籍檔案、黨團組織檔案、獎懲記錄、畢業(yè)生登記表等基本內(nèi)容，而對于用人單位較關心的學生的實踐能力和個性素質的信息如社會實踐能力、道德品質、心理素質、實習材料等內(nèi)容仍然缺乏，就連班主任、學校的評語都千篇一律，不能準確有效地反映學生的個人素質，大大降低了畢業(yè)生檔案對用人單位錄用人才的參考價值。

2.4 學生對個人檔案認識不夠

很多技工院校并沒有對學生檔案知識宣傳不到位，導致很多學生對個人檔案的認知片面，認為檔案的歸檔、管理都是學校負責的事情，敬畏有余，重視不足，意識不到檔案對在個人職業(yè)生涯的重要性，意識不到自己才個人檔案的主體，因此很多學生缺乏檔案常識，在校時填寫檔案材料不規(guī)范、不及時，畢業(yè)時不關注檔案去向，不能及時提交檔案郵寄信息，影響檔案的轉遞；有些畢業(yè)生認為自己不考公務員就不需要檔案，或者不知道如何處理檔案，就把檔案滯留在學校檔案管理處或人事代理機構，造成學生“棄檔”嚴重，等到需要檔案時，檔案卻早已不知去向，才追悔莫及。

3 提高畢業(yè)生檔案管理的措施

3.1 建立健全檔案管理制度

畢業(yè)生檔案管理工作良性發(fā)展的前提和保障是技工院校領導要提高重視，建立健全完善的檔案管理制度。首先要加強學校各部門的溝通和協(xié)調(diào)，明確各部門在檔案管理工作中的職責；其次要細化檔案管理工作的流程，確保檔案管理工作的合理規(guī)范化。檔案管理從收集、整理、歸檔、轉遞是一個漫長繁瑣的過程，需要定期不斷檢驗完善，因此要建立完善的監(jiān)督機制，確保檔案信息登記、轉遞、查詢、借閱、利用各環(huán)節(jié)的規(guī)范化管理。最后，管理人員應該規(guī)范學生資料的收集，選擇具有代表性的內(nèi)容收集到畢業(yè)生檔案中。一般畢業(yè)生檔案的內(nèi)容包括：入學登記表、體檢表、錄取通知書、學生中學檔案、職業(yè)資格證書、學生成績、品行考核表、獎懲記錄、畢業(yè)生實習考核表、畢業(yè)生登記表等。此外，學校領導還應該鼓勵各部門互相協(xié)調(diào)、資源共享、定期催收等制度，基本資料由各職能部門收集、整理之后，將資料匯總分類后準確及時移交到學生檔案管理部門。

3.2 提高檔案管理工作人員素養(yǎng)

學生的檔案管理是比較繁瑣的工作，需要工作人員比較細致、耐心和有責任心。需要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，具備崇高的服務意識，還要能夠將新技術、新理念應用到實際檔案管理工作中去。因此，技工院校領導應該加強重視，聘用專業(yè)人員，不斷提升學生檔案管理工作隊伍的綜合素養(yǎng)，不定期派送工作人員進行業(yè)務培訓，鼓勵他們不斷學習相關的專業(yè)知識，提升工作效率。特別是隨著信息化技術的發(fā)展，很多院校缺少既懂檔案管理又懂計算機操作的復合型人才，因此，領導在選擇檔案管理工作人才時應側重這兩方面知識的培養(yǎng)，積極應對檔案管理工作的新挑戰(zhàn)。

3.3 加強檔案管理信息化建設

隨著現(xiàn)代科學技術的不斷發(fā)展，技工院校的學生檔案管理也應該利用現(xiàn)代工具，用信息技術逐漸取代傳統(tǒng)的紙質材料。檔案管理信息化，通過建立學生檔案數(shù)據(jù)庫，可以全面記錄學生在校期間的發(fā)展動態(tài)，有利于各部門之間的協(xié)調(diào)合作，共同完成學生的信息記錄。畢業(yè)生檔案管理信息化不僅能夠提高工作效率，為學校的人才培養(yǎng)提供參考，還可以提高檔案的利用率。當前，我國技工院校的檔案管理信息化還處在初級階段，還有很多需要完善的地方。因此技工院校領導應該加大資金購買先進的電子設備和學生檔案管理系統(tǒng)，培養(yǎng)既懂檔案管理又懂計算機操作的復合型人才，真正實現(xiàn)學生檔案管理工作的信息化發(fā)展。此外，還可以建立技工院校畢業(yè)生信息網(wǎng)，和相關的人力資源部門合作，實現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息的自動化管理和就業(yè)信息的資源共享。

3.4 加強檔案知識宣傳

技工院校還要加強對學生檔案知識的宣傳，通過設置檔案知識課程、利用宣傳欄、社團活動、校園廣播、校園網(wǎng)絡等多種知識進行宣傳，讓學生意識到個人檔案的重要性，自己才是檔案的主體，這樣學生才會有意識地調(diào)整自己的在校表現(xiàn)，通過學習、生活和社會實踐等各方面去優(yōu)化自己的個人檔案，提高自己的個人綜合競爭力。最后，在學生快畢業(yè)時，還要進行檔案知識再教育，使畢業(yè)生了解檔案對自己繼續(xù)求學、就業(yè)、生活等各方面的影響，使畢業(yè)生進行正確的檔案轉遞和保存，避免丟檔棄檔。

總之，技工院校的檔案管理是一項復雜繁瑣重要的系統(tǒng)化工程，各院校應建立健全完善的檔案管理制度，提升學生檔案管理工作隊伍的綜合素質，結合現(xiàn)代信息化技術，提升學生對個人檔案的重視程度，真正有效地提升畢業(yè)生檔案管理工作。

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