信息化環(huán)境下高校財務報賬流程優(yōu)化的研究

丘艷

摘 要：高校除了要開展一系列的教學工作外，還要進行科研活動或發(fā)揮服務社會的其他功能，以上這些工作的開展都非常需要高校財務部門的支持和輔助。如果高校財務部門工作效率低下，將會很大程度影響高校各項工作的順利開展。因此，建設校園信息化、提高高校賬務報賬流程具有十分重要的意義。本文對高校報賬流程中出現的問題及原因進行分析，進而提出基于信息化的財務報賬流程，為提升高校的財務報賬工作質量提供一定的參考。

關鍵詞：信息化 財務報賬 問題 措施

中圖分類號：F275.2 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）02（a）-0135-02

1 高校財務報賬的內容及現狀

高校財務報賬是指經辦人通過自制及外來原始憑證（自制原始憑證需加蓋單位公章），按學校管理要求填寫報銷單，將相應的原始憑證附在后面，由證明人或驗收人簽名，經相關領導簽字后到財務部門進行審核報銷的過程。 而高校財務部門內部的報賬流程是：審核經辦人提交的資料，審核無誤后填寫報賬支出憑證或財政授權支付申請書，交由會計主管審驗，最后交由出納開具支票或支付令加蓋印鑒，完成支付的過程。

高校屬于行政事業(yè)性單位，隨著信息時代的到來和高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校的教育經費也隨之大幅增加，呈現收入來源多樣化的特點，高校的財務報賬工作也變得日益艱巨。不少教職工反映，在進行高校的財務報賬時，往往存在報賬審批時間長、一次性通過報賬難、報賬需經常往返等問題，因而大大降低了教職工對財務部門的滿意度。而高校報賬具有較強的政策性與原則性，加上各種業(yè)務繁雜、手續(xù)繁瑣，財務人員的工作量也大大增加。因此，實現高校報賬的信息化，實現高校的業(yè)務信息與財務信息相互交融，提高報賬效率顯得非常迫切。

2 高校財務報賬流程存在的問題

2.1 報賬簽字審批困難，報賬時間長

高校為了提升管理效率，會將部分財務管理權下放至各二級學院，由二級學院作為報銷的第一個控制環(huán)節(jié)。例如實習經費，在報賬時需要先經過各學科專業(yè)主任及院級相關領導的審批，完成第一個審批環(huán)節(jié)之后再到校級相關領導部門進行審批。而校級相關領導往往公務繁忙，報賬人員要完成所有的簽字或蓋完章需要耗費大量的時間。而實際上，由于相關領導并不太了解相關的財務信息，最后的審核工作最后還是要由財務部門來完成，大大增加了財務部門的工作量。

2.2 財務信息不對稱

目前高校各級部門，如資產后勤處、人事處、學工處、采購辦、招生辦及各二級學院等部門都擁有自己的信息系統及相關數據庫。加上隨著網絡化及信息化進程的快速發(fā)展，數字化校園平臺給師生提供了各種便利。但財務處與其他部門之間卻很難實現信息共享，比如報賬人到財務處進行報賬時，財務審核人因沒有及時了解費用的預算及控制情況，因而容易出現報賬難的現象。其次，師生極少關注網絡平臺公布的財務辦事指南，對財務報賬流程及相關要求不熟悉，比如不能正確填寫報銷單據等，由此造成的信息缺失也會加大報賬的難度。

2.3 高校財務信息化管理水平不高

主要表現在高校財務信息傳遞的時效性不高，影響財務信息的實時性、相關性及有用性，無法滿足學校相關領導及師生對財務信息的合理需求。另外，財務軟件功能存在不足。在信息化環(huán)境下，高校普遍實行會計電算化核算，因此，財務軟件是高校管理的重要基礎。但現行的財務軟件還不夠靈活，比如高校決策者做出決策或預測時，不能從財務軟件中直接得出決策需要的財務信息數據，而是需要先導出相關數據，然后對數據進行加工和分析后才能使用，這就明顯降低了信息反饋的時效性，實現高校財務信息化還有一些差距。

2.4 財務人員工作滿意度低，服務質量不高。

在高校的部門評價得分中，財務部門的得分往往較低，這是因為在進行財務報賬具有較強的原則性和強制性，當因某些單據不符合要求而予以退回時，會引發(fā)經辦人員的不滿情緒，認為是財務人員的有意刁難。其次，隨著經費報銷項目變得繁多且雜，財務人員的工作量也變得日益繁重，除了要對各項報賬材料的合理性及合規(guī)性進行審核，如遇不懂報賬的經辦人員，還需要花費時間和精力為其詳細解釋報賬流程、報賬要求等相關財務知識。此外，財務人員與高校教師一樣要進行工作量的考核，如工作不能順利完成，也會影響績效及獎金的發(fā)放，如此環(huán)境下很容易造成財務人員產生一些不良心理狀態(tài)，比如比較急躁、焦慮等，而這些不良的心理狀態(tài)很難提供優(yōu)質高效的服務。

3 信息化環(huán)境下優(yōu)化高校財務報賬流程的相關建議

高校財務報賬流程信息化是指借助現代信息技術來協助完成高校的各項報賬業(yè)務，從而進一步提升高校的財務管理水平與效率。

3.1 建設數字化校園，實現高校財務活動與業(yè)務活動的一體化

充分利用數字化校園建立財務信息一體化平臺。比如財務部門可以在該平臺及時發(fā)布最新的財務法律法規(guī)、相關通知或辦事指南等，同時為方便師生查詢，還可建設經費查詢及繳費欠費預覽子菜單，如經辦人員在辦理過程中遇到困難，還可添加交流互動平臺，如此可使報賬不受辦公地點和時間的制約，從而能夠提高業(yè)務效率，也能實現高校財務活動與業(yè)務活動的一體化。其次，通過財務管理系統的全面信息化，可以實現財務部門和學校其他部門的資源共享，可避免信息不對稱的現象，可以將高校的財務管理工作由原有的事后體現和控制轉向事前、事中進行控制，發(fā)揮高校財務報賬管理的實時控制作用。

3.2 實行 “無等候”網絡預約報賬

高校的財務報賬比較特殊，報賬時間比較集中，一般為期初或期末。業(yè)務的集中辦理大大增加了財務人員的工作壓力，影響了報賬的效率。為實現高校財務的信息化建設，為提升服務質量及工作效率，高校財務部門可實行“無等候”網絡預約報賬。預約報賬是指學校設立財務網上報賬窗口，報賬人員可充分這個報賬平臺隨時隨地登錄系統，根據業(yè)務類別、業(yè)務范圍及金額等填寫相關報賬信息，提交申請，打印“預約單”，然后將相關報銷單據或憑證及預約單送至財務處，由財務人員于規(guī)定時間內予以處理。網絡預約報賬不僅可以提高工作效率及管理水平，還能緩解財務人員的工作壓力，提升服務質量。

實行“無等候”網絡預約報賬時，應充分滿足使用者的需求。比如大部分師生都缺乏財務知識，對相關的財經法規(guī)及學校財務部門的管理要求并不熟悉，因此，建議該平臺的操作系統能盡量簡化，附上相關流程，使到操作界面簡單快捷、清晰易懂，高效率地完成預約及申報工作。

3.3 做好信息化下高校財務報賬流程的保障工作

（1）加強網絡安全，規(guī)范操作權限。信息化環(huán)境下不可避免需要依賴計算機信息系統和校園網絡，因此必須保障信息系統的安全性。比如要特別注意系統如遇黑客入侵、病毒感染時應如何做好應對措施。同時也要特別注意權限的設置及操作，防范操作風險。

（2）加強溝通，提高報賬效率。與傳統的報賬方式相比，網絡預約報賬缺少面對面的交流。當財務人員在進行相關資料時發(fā)現問題，比如金額超出規(guī)定范圍、票據違規(guī)使用等，無法及時和經辦人進行溝通，此時往往會進行電話咨詢溝通。但由于平臺的使用對象大多數是師生，財務人員的工作時間也正是師生的上課、開會或科研時間，導致電話溝通有時不及時，影響報賬效率。因此，為報賬信息化環(huán)境下高校報賬流程的優(yōu)化，需加強財務人員及經辦人的溝通及聯系，及時發(fā)現問題，解決問題，提高工作效率。

（3）完善系統軟件、強化網報系統的操作功能。由于高校財務報賬具有辦理時間集中性的特點，往往容易造成業(yè)務量集中，即集中的時間點上出現網絡報賬平臺的大量訪問。為避免系統癱瘓，建議高校財務部門進一步完善系統軟件，比如購買相關輔助設備、定期做好備份工作等，不斷提升高校財務報賬的信息化水平。

（4）定期開展財務知識講座、提高財務管理水平。在利用信息化平臺進行財務報賬時，經常出現單據填寫不規(guī)范、發(fā)票沒有進行分類整理、票據粘貼不符合規(guī)范等現象，這也說明廣大師生缺乏相應的財務基本知識，對學校的財務制度及相關要求不熟悉。甚至對于一些年紀較大的教職工，由于不太清晰平臺的操作而對信息化平臺持有排斥心理，因此，建議學校財務部門可對報賬人定期進行業(yè)務培訓，包括財務基本知識的宣講，如各項經費的使用規(guī)定、報銷流程、報銷單據的合法填寫要求、票據的規(guī)范粘貼等，這樣既可以減輕日后財務人員的工作量，也能提升報賬人員的工作能力，減少返工率。

3.4 提高財務人員的綜合素質、充分調動財務人員的工作積極性

為更好地服務廣大師生，鼓勵財務人員定期或不定期進行業(yè)務培訓，樹立優(yōu)質服務意識，提升專業(yè)技術能力，以良好的心態(tài)服務廣大師生。此外，建議實行有效的績效管理，制定可行的激勵措施，以此調動財務人員的工作積極性和主動性，從而提升服務質量，提高工作效率。

參考文獻

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