如何突破醫(yī)院檔案管理中存在的突出問(wèn)題

馬艷玲

摘要：本文從醫(yī)院檔案管理在醫(yī)院整體結(jié)構(gòu)中的位置入手，深入挖掘檔案管理中存在的問(wèn)題，進(jìn)而為完善和發(fā)展中醫(yī)院檔案管理工作提出合理的解決辦法。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化醫(yī)院；問(wèn)題；辦法；途徑

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的信息中心，是現(xiàn)代化醫(yī)院整體結(jié)構(gòu)中重要的組成部分，它擁有重要的情報(bào)源，承擔(dān)著搜集、整理、傳播和利用檔案情報(bào)資料的重要任務(wù)，是醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行知識(shí)更新和獲取信息的重要場(chǎng)所，其作用不再是簡(jiǎn)單為臨床醫(yī)療、教學(xué)、科研管理做好一般服務(wù)，且要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)現(xiàn)代化手段，提供高速、高質(zhì)量、個(gè)性化、多元化知識(shí)創(chuàng)新服務(wù)，為臨床大夫的業(yè)務(wù)提高、病例總結(jié)、提高自己對(duì)本學(xué)科的業(yè)務(wù)水平有舉足輕重的作用，但是傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理體制已不適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展需要，尤其是中醫(yī)醫(yī)院不僅要學(xué)習(xí)最先進(jìn)的醫(yī)療技術(shù)，還要對(duì)傳統(tǒng)的古典醫(yī)籍進(jìn)行現(xiàn)代化的學(xué)習(xí)。本人多年從事中醫(yī)醫(yī)院檔案工作，發(fā)現(xiàn)工作中存在一些問(wèn)題加以總結(jié)，并對(duì)改革之道提出自己的一點(diǎn)建議，和大家商榷。

一、存在的問(wèn)題

（一）缺乏明確的目標(biāo)和措施

在我國(guó)，醫(yī)院檔案的管理主要是隸屬于各個(gè)醫(yī)院的行政主管機(jī)構(gòu)，依附于各自所在醫(yī)院行政管理部門(mén)，多數(shù)醫(yī)院因?yàn)橘Y金和人員配置的問(wèn)題往往忽視醫(yī)院檔案的作用，通常缺乏明確的任務(wù)目標(biāo)和具體的措施，且因?yàn)楦骷裔t(yī)院檔案隸屬于不同的行政機(jī)關(guān)，所以相互之間聯(lián)系較少，是各自為政的發(fā)展模式。

（二）檔案管理模式問(wèn)題

館藏資料和數(shù)據(jù)庫(kù) “大不全，小不精”，既重復(fù)浪費(fèi)又出現(xiàn)資源閑置，雖步入網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，但難以實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享。結(jié)構(gòu)不合理、種類(lèi)不全，現(xiàn)行的管理體制嚴(yán)重制約檔案發(fā)展。尤其是中醫(yī)院要求不僅對(duì)醫(yī)學(xué)的最前沿知識(shí)進(jìn)行了解掌握，還應(yīng)對(duì)中醫(yī)古籍進(jìn)行信息化管理，以便更好的學(xué)習(xí)和繼承傳統(tǒng)醫(yī)學(xué)知識(shí)。

（三）人事管理體制和機(jī)制不完善目前，許多醫(yī)院檔案人員正規(guī)編制少、年齡偏大、專(zhuān)業(yè)不對(duì)口、學(xué)歷參差不齊和知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，只能進(jìn)行一般工作。這種管理體制上的弊端造成醫(yī)院檔案無(wú)法自主進(jìn)行在職人員新舊更替，人員結(jié)構(gòu)得不到優(yōu)化，專(zhuān)業(yè)的檔案學(xué)、醫(yī)學(xué)和外語(yǔ)人才匾乏，尤其是專(zhuān)業(yè)的中醫(yī)學(xué)檔案管理人才更是鳳毛麟角，直接制約著中醫(yī)醫(yī)院檔案各方面的發(fā)展。

（四）財(cái)力、物力的匱乏

由于現(xiàn)在的醫(yī)院多是自給自足，大部分的財(cái)力、物力都被放在醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備的更新、人才的培養(yǎng)和擴(kuò)建病房等硬件建設(shè)上。相對(duì)于這些，醫(yī)院檔案的投入很少，或者沒(méi)有。造成醫(yī)院的檔案陳舊，沒(méi)有信息化，不能為醫(yī)院的科研和人才培養(yǎng)提供保障。

二、解決的辦法與途徑

（一）加強(qiáng)目標(biāo)管理

醫(yī)院檔案是為醫(yī)療、教學(xué)和科研服務(wù)的，必須加強(qiáng)其目標(biāo)管理，切實(shí)為臨床醫(yī)務(wù)人員提供有效的文獻(xiàn)資料。當(dāng)今世界已進(jìn)入信息時(shí)代，“知識(shí)劇增”已使醫(yī)學(xué)科學(xué)的基礎(chǔ)學(xué)科不斷分化，各學(xué)科之間發(fā)生著大跨度、全方位的相互滲透、影響和補(bǔ)充。在臨床醫(yī)用方面，新技術(shù)層出不窮，臨床科研人員必須及時(shí)掌握有關(guān)情報(bào)，避免重復(fù)別人的工作。選題時(shí)有助于確定實(shí)驗(yàn)對(duì)象、樣本大小、施加因素、指標(biāo)的制定、誤差的控制等方法；在論文撰寫(xiě)階段可加深理論認(rèn)識(shí)，提高論文質(zhì)量。臨床科研的各個(gè)環(huán)節(jié)都要借助于文獻(xiàn)。不斷改變自己的服務(wù)目標(biāo)，整合自己有限的資源，除了數(shù)字化外，對(duì)實(shí)物型不斷的更新?lián)Q代，根據(jù)發(fā)展的要求，不斷增加檔案的數(shù)目、種類(lèi)，使檔案變成一個(gè)數(shù)字與實(shí)體相結(jié)合、古典與現(xiàn)代相結(jié)合、更人性化的服務(wù)。

（二）重視人員培養(yǎng)配備管理

檔案的人員管理包括檔案工作人員和讀者兩個(gè)方面：檔案工作人員是媒介。要重視專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍的思想建設(shè)，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性和主動(dòng)性。合理配備各種專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，做到結(jié)構(gòu)合理，層次分明，比例適當(dāng)，人員穩(wěn)定。合理建立目標(biāo)責(zé)任制。做到評(píng)聘結(jié)合，責(zé)權(quán)利統(tǒng)一。要對(duì)檔案工作人員的錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、進(jìn)修、考核、工資、福利、獎(jiǎng)懲等方面給予有效引導(dǎo)和管理，做到獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制和約束機(jī)制的統(tǒng)一。制定各種規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則，并嚴(yán)格遵守執(zhí)行。使各個(gè)部門(mén)、環(huán)節(jié)、工序既相對(duì)分工，又密切聯(lián)系，保證檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)行。做到高、中和住院醫(yī)師各取所需，針對(duì)不同的專(zhuān)業(yè)和重點(diǎn)科室進(jìn)行重點(diǎn)服務(wù)。

（三） 改變財(cái)力、物力管理

醫(yī)院檔案的財(cái)力主要是醫(yī)院撥的經(jīng)費(fèi)，經(jīng)費(fèi)是支持檔案系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要能量來(lái)源。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)其發(fā)展規(guī)則，對(duì)經(jīng)費(fèi)的使用時(shí)間、方向、數(shù)量進(jìn)行綜合平衡，合理確定經(jīng)費(fèi)開(kāi)支項(xiàng)目。有計(jì)劃添置復(fù)印、縮微、聲像、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，并建立審核、監(jiān)督機(jī)制，確保有限的經(jīng)費(fèi)用在刀刃上。

（四）科學(xué)的時(shí)間管理

時(shí)間的管理著眼于速度、效率?？茖W(xué)制定文獻(xiàn)在各個(gè)環(huán)節(jié)、工序上的運(yùn)行時(shí)間，制定采訪、編目、檔案保管、借出、歸還的時(shí)間，提高檔案的流通速度，提高有效工作時(shí)間，嚴(yán)格控制文獻(xiàn)在部門(mén)運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)間，減少無(wú)效時(shí)間。盡量調(diào)整開(kāi)放時(shí)間，為讀者提供最大的方便。

三、結(jié)束語(yǔ)

中醫(yī)醫(yī)院檔案根據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)，響應(yīng)政府應(yīng)出臺(tái)的各種優(yōu)惠政策，用科學(xué)發(fā)展觀的理論指導(dǎo)改革現(xiàn)行的管理體制，轉(zhuǎn)換運(yùn)行機(jī)制，創(chuàng)新發(fā)展模式，根據(jù)各個(gè)醫(yī)院的具體情況聯(lián)合其他中醫(yī)院檔案，集中人力、財(cái)力、館藏資源，實(shí)行科學(xué)管理，實(shí)現(xiàn)資源共享和個(gè)性化、多元化創(chuàng)新服務(wù)，必將為中醫(yī)藥事業(yè)和中醫(yī)院自身的發(fā)展做出巨大的貢獻(xiàn)。