淺談建立專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)檔案

馬威

摘要：當(dāng)前，我國培養(yǎng)了大量的專業(yè)技術(shù)人才，這些專業(yè)人才必須按照守責(zé)為本、創(chuàng)優(yōu)為要的要求規(guī)范自己的言行、激勵自己的工作，確保檔案工作的完整性、安全性和更高效的利用性。由于市場經(jīng)濟的發(fā)展，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大數(shù)據(jù)時代下，我們更應(yīng)該充分利用現(xiàn)代高科技技術(shù)手段與方式方法管理專業(yè)技術(shù)人員檔案。采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，為專業(yè)技術(shù)人才與外界人才提供信息交流，加快人力資源的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：專業(yè)技術(shù)人員；業(yè)務(wù)；檔案

檔案工作是一項具有管理性、服務(wù)性、科學(xué)性、文化性與政治性的工作。專業(yè)檔案技術(shù)人員不僅是文件資料的保管者，更是檔案信息資源的提供者。當(dāng)前，我國培養(yǎng)了大量的專業(yè)技術(shù)人才，這些專業(yè)人才必須按照守責(zé)為本、創(chuàng)優(yōu)為要的要求規(guī)范自己的言行、激勵自己的工作，確保檔案工作的完整性、安全性和更高效的利用性。如何建立和完善專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案，是我國檔案界亟待研究和解決的重大課題。

一、“專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案”的界定

專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案是人事檔案的延續(xù)與補充，凡不屬于文書檔案，確屬反映專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)活動的材料，都應(yīng)歸入專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的范圍，具體主要包括：個人基本情況；學(xué)歷學(xué)位證書；培訓(xùn)、進(jìn)修結(jié)業(yè)證書；執(zhí)業(yè)證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、聘書；質(zhì)量控制關(guān)鍵崗、重點崗任職批文；專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育證書與學(xué)分登記表；高層次人才證書以及各類學(xué)術(shù)組任職批文或證書；論文、論著、科研成果等。專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案管理工作是對以上檔案材料的收集、整理、保管和提供利用的整個流程。

二、專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案材料的鑒別

專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案材料鑒別的內(nèi)容包括以下幾個方面：

（一）材料是不是該員的。要防止張冠李戴，把不是該員的材料裝進(jìn)該員的檔案。

（二）材料是不是屬于專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容。把屬于專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的材料和不屬于專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的材料加以區(qū)別，擇其是者而歸檔。并將非專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容的材料另作處理。

（三）材料清理是不是符合有關(guān)政策規(guī)定。要注意兩點：一是以文件規(guī)定為準(zhǔn)繩，堅決按照專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案規(guī)定的內(nèi)容，該歸入檔案的要歸入，二是以審查結(jié)論為依據(jù)，對材料真?zhèn)?、價值作出判斷取舍。

（四）材料是否精煉。歸入專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的材料必須精煉，剔除重份，防止臃腫龐大，給保管和使用帶來困難。

（五）材料是不是完整。鑒別專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案是否完整，主要看材料體系的構(gòu)成是否完整，每份材料的內(nèi)容及其外部形式是否完整?？床牧系膬?nèi)容是否完整，主要是看材料的頭尾是否齊全，構(gòu)成材料的幾項要素是否具備，看材料的外部形式是否完整，是指歸檔的材料是否有缺頁、破損，霉?fàn)€變質(zhì)和字跡模糊不清等現(xiàn)象。

（六）材料手續(xù)是否完備。主要看以下幾個方面：一是審查手續(xù)?？床牧鲜欠窠?jīng)過審查。二是批準(zhǔn)手續(xù)。專業(yè)技術(shù)人員檔案材料是很多是反映審批過程的，如職務(wù)呈報表、職務(wù)申請表、優(yōu)秀專業(yè)技術(shù)工作者呈報表等，這就要看是否有批準(zhǔn)機關(guān)的意見和印章。如果沒有，就不能作為依據(jù)。三是簽署手續(xù)。主要是指對調(diào)查證明材料，由證明人所在單位對材料的來源、證明人的政治面貌及材料的可靠程度簽署意見。四是蓋章手續(xù)。這主要是防止把按照規(guī)定應(yīng)該蓋章的材料而沒有蓋章歸入檔案。五是落款手續(xù)。包括該簽名的要簽名，該簽署單位或部門名稱的要簽上，該注明時間的要注明。凡缺少以上手續(xù)的要補辦。

三、專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的組卷

（一）利用的方式。大體有三種：一是設(shè)立專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案閱覽室（鄰近檔案室，面積不要大），以便利用考察查閱。二是借出使用。這就要指上級機關(guān)因?qū)徟鷮I(yè)技術(shù)職務(wù)、出國以及商調(diào)、掌握人才信息必須借此檔案的。三是出具證明材料。對不能查閱和借出檔案材料的對象，采用此法。

（二）利用的范圍。應(yīng)掌握以下原則：

1、查閱和借用單位必須是該人員的主管單位或上級機關(guān)黨組織及人事、紀(jì)檢、監(jiān)察部門，除此之外一般不予提供利用。因特殊情況確實需要查閱有關(guān)情況的，一般可采取由檔案管理人員代為查閱，酌情以口頭或書面提供有關(guān)情況。

2、利用的理由必須充足。如組織上對該人員進(jìn)行考核了解，審批該人員的專業(yè)技術(shù)職務(wù)、入黨、升學(xué)、出國和參加工作時間等。

（三）利用的手續(xù)

1、查閱手續(xù)。包括寫出查檔報告，查閱單位蓋章及其負(fù)責(zé)人簽字，人事檔案部門審核批準(zhǔn)。

2、外借手續(xù)。包括借檔報告、借檔單位蓋章和負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)人事檔案部門審核，報人事部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借出前要進(jìn)行認(rèn)真登記，并由借檔人員簽字。歸檔時要及時在借檔登記簿上注銷。

3、出具證明的手續(xù)。利用單位要使用統(tǒng)一規(guī)定的介紹信，派人或發(fā)函索要有關(guān)專業(yè)技術(shù)人員檔案內(nèi)容的證明材料，要加蓋公章。

利用專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案是一項十分嚴(yán)肅的工作，人事部門應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)部門規(guī)定的內(nèi)容，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料。查閱或接觸專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的人員，必須是黨員干部。查檔時不能在檔案上劃圈批注，拆散，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)制，借閱時間一般不得超過兩個星期。

四、專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的信息化

可以將反映一個機關(guān)、企事業(yè)單位、地區(qū)、系統(tǒng)全面的專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)匯集。編寫者可以根據(jù)人事檔案的特點和本單位實際選擇編制方法。如《干部任免情況異動表》、《專業(yè)技術(shù)人員職稱評聘情況匯編》等進(jìn)行圖標(biāo)式、表格式、文字式系統(tǒng)化進(jìn)行匯編。匯編時確保檔案數(shù)字的真實準(zhǔn)確。人事檔案工作者在收集、摘錄、加工一定要嚴(yán)格認(rèn)真仔細(xì)。確保統(tǒng)計資料的全面性和系統(tǒng)性。

由于市場經(jīng)濟的發(fā)展，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大數(shù)據(jù)時代下，我們更應(yīng)該充分利用現(xiàn)代高科技技術(shù)手段與方式方法管理專業(yè)技術(shù)人員檔案。采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式，為專業(yè)技術(shù)人才與外界人才提供信息交流，加快人力資源的快速發(fā)展。