怎樣做好信訪檔案的管理工作

陳會友

摘要：信訪檔案是我們信訪部門在處理人民群眾來信、接待群眾來訪等的實(shí)際工作中直接形成的具有重要參考、借鑒或者警示意義的并按照一定的歸檔制度集中保存下來的文字、聲像、圖表、電子數(shù)據(jù)等真實(shí)反映信訪工作全過程的歷史記錄。應(yīng)該說，每一份信訪工作檔案就是一個鮮活的信訪工作案例，就是我們工作作風(fēng)與工作經(jīng)驗(yàn)的典型記錄。所以，從某種程度說，新時期的信訪檔案管理工作見證了新時期黨群關(guān)系、干群關(guān)系的發(fā)展，因其具有警示與激勵作用，新時期的信訪檔案管理工作又直接關(guān)系到社會的和諧與穩(wěn)定。那么，實(shí)際工作之中到底應(yīng)該怎樣做好信訪檔案管理工作呢？

關(guān)鍵詞：信訪；檔案；管理工作

一、首先，提高思想認(rèn)識水平，牢固樹立政治意識

與人事、社保、學(xué)校等檔案管理工作相比，信訪檔案管理工作極具特殊性，因?yàn)樗鼘⒘舸嫘旁L事件發(fā)生的背景、經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，所以它相當(dāng)于事實(shí)的“監(jiān)控攝像頭”。尊重事實(shí)，真實(shí)記錄事實(shí)，不夸飾，不走樣，這是信訪檔案收檔的基本要求，更是嚴(yán)格要求。這不僅是工作作風(fēng)問題，更是我們信訪檔案員的政治性問題；因?yàn)樗袑?shí)關(guān)系著社會的穩(wěn)定以及黨和國家的政策執(zhí)行與落實(shí)情況。所以說，只有站在講政治的高度并且以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度以及嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)來從事此項(xiàng)工作，我們的信訪檔案管理工作才稱得上有效或者高效。

二、其次，積極爭取相關(guān)部門的配合與上級領(lǐng)導(dǎo)的支持，著手建立真正適應(yīng)行業(yè)發(fā)展的檔案管理體系

信訪工作與公檢法工作關(guān)系密切，雖然它并非公檢法等部門的直接執(zhí)法工作，但是，它們之間有著許多相似之處。事實(shí)上，現(xiàn)實(shí)生活中也確實(shí)有很多信訪案件最后演變成刑事案件或者民事糾紛案件。那么，如果我們信訪檔案管理者能夠使相關(guān)接訪人員在信訪案件發(fā)生之處就借鑒公安辦案人員的調(diào)查問詢制度尤其是案列的記載，詳細(xì)而真實(shí)記載整個事件的過程，這樣所收集的檔案既形式統(tǒng)一，又能夠?yàn)楣珯z法部門將來的調(diào)閱與使用提供科學(xué)的依據(jù)。所以說，在部門領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門，共同建立明確統(tǒng)一而又科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系是非常必要的。

這樣的檔案管理體系應(yīng)該包括所有部門檔案建檔的基本要求，又要凸顯信訪檔案管理的特色。所謂基本要求，是指能夠適應(yīng)該行業(yè)所有檔案歸檔的基本操作標(biāo)準(zhǔn)。這樣的檔案，既適合不同部門的管理與共享，又能有效節(jié)約管理成本，尤其是經(jīng)過不斷摸索、反復(fù)嘗試之后而形成普適性的可操作的經(jīng)驗(yàn)后，這樣的管理體系一定有助于行業(yè)管理工作的科學(xué)發(fā)展。

這樣的體系還應(yīng)該努力凸顯不同部門檔案管理的特色。相對于普適性的管理與操作，該體系還應(yīng)當(dāng)盡可能地幫助不同部門努力突出各自的特色，比如信訪檔案所收錄的典型案例、成功案例，特別是那些對于穩(wěn)定社會發(fā)展并且促進(jìn)信訪工作開展的成功經(jīng)驗(yàn)。這樣的檔案是允許其保持自身的保密性的，也正是其自身特色的體現(xiàn)。比如，信訪案件中那種成功調(diào)節(jié)性的雙方當(dāng)事人都非常滿意的典型案例，在收檔時就可以充分凸顯特色，而且應(yīng)當(dāng)固化下來，使之發(fā)展成自己行業(yè)的特色。

三、此外，認(rèn)真遵循行業(yè)體系制度，科學(xué)歸檔，認(rèn)真歸檔

（一）認(rèn)真做好信訪材料收集工作。

信訪工作中信訪案件處理完畢后，應(yīng)及時收集相關(guān)的文件資料，尤其是信訪案件初始階段的相關(guān)信息收集，比如來信來訪的登記，信訪人的申訴、舉報、控告材料的依類收集；上級部門、領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要信訪事項(xiàng)的交辦單、批示件及督辦單；案件辦理過程中信訪人出具的有價值的相關(guān)合同、收據(jù)等原始材料、同信訪人的談話筆錄及案件處理時處理意見、復(fù)查意見、復(fù)核意見、息訴罷訪、結(jié)案報告、相關(guān)會議記錄、紀(jì)要、調(diào)查報告和相對應(yīng)的國家政策及相關(guān)文件、佐證材料等相關(guān)材料等，都應(yīng)該及時收集并依據(jù)制度體系收檔。

（二）科學(xué)做好信訪檔案的整理與歸檔工作。

根據(jù)信訪工作的實(shí)際情況，對辦結(jié)的信訪案件材料嚴(yán)格依據(jù)行業(yè)體系按照一案一卷的原則整理歸檔；正在辦理的信訪案件，敦促承辦人暫時保存，待辦完后再歸檔。依據(jù)時代發(fā)展的特點(diǎn)，這里所整理信訪案件資料與傳統(tǒng)的案件材料相比，內(nèi)容更為復(fù)雜，任務(wù)更為艱巨。傳統(tǒng)的案件材料只是那些文字性的，保存形式也主要是紙質(zhì)的，但信息時代里，信訪案件材料不僅包括各種文字材料，更包括相關(guān)的圖片、視頻，甚至是存在于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的各種網(wǎng)絡(luò)信息。對于存在于網(wǎng)絡(luò)上的信訪案件信息，很多時候也是重要的信訪案件信息，對于偵辦信訪案件意義重大。那么，整理這樣的信息是，就不僅需要有截屏的圖片，還要有圖片所存在的服務(wù)器的數(shù)據(jù)拷貝。再如，很多信訪案件在初始階段往往借力網(wǎng)絡(luò)，像網(wǎng)絡(luò)論壇、QQ公眾號、微信公眾號等來造勢，以取得轟動效應(yīng)，最終給是有關(guān)部門施壓。這樣的信息，在傳統(tǒng)的信訪案件材料收集過程中沒有涉及過，現(xiàn)在出現(xiàn)了，可是我們一時還沒有做好應(yīng)對工作。其實(shí)，對于這類案件信息，我們在行業(yè)系統(tǒng)平臺上，可以借鑒公安網(wǎng)監(jiān)部門對此信息處理尤其是歸檔的方法來處理?？傊?，新的時期，新的條件下，信訪案件檔案材料收集、整理、歸類的難度更大，任務(wù)更艱巨。

（三）妥善保管、科學(xué)保管信訪檔案材料

無論是紙質(zhì)檔案材料，還是電子數(shù)據(jù)材料，如果只是收集、整理、歸檔，那就不是真正意義上檔案管理工作；因?yàn)槿魏喂芾淼慕K極目的都是為未來工作的開展提供經(jīng)驗(yàn)或者教訓(xùn)，尤其是促進(jìn)相關(guān)工作的科學(xué)開展。所以，對于任何性質(zhì)的信訪檔案材料，我們都應(yīng)該妥善保管并且科學(xué)保管。妥善保管，是說依法依規(guī)正確保管，確保信訪檔案管理充分發(fā)揮其管理功能?？茖W(xué)保管，是指管理科學(xué)、方法科學(xué)，最大程度地為信訪工作的科學(xué)發(fā)展保駕護(hù)航。

總之，信訪檔案管理內(nèi)容繁多，任務(wù)艱巨，但是，事關(guān)社會的穩(wěn)定與和諧。成功而科學(xué)的信訪檔案管理能夠?yàn)樾聲r期的信訪工作提供科學(xué)的可執(zhí)行的經(jīng)驗(yàn)，對于提供信訪工作本身的效能有著重大意義，對于全面建設(shè)社會主義和諧社會更是意義重大。