略談新經(jīng)濟(jì)時(shí)代下文書檔案工作

王志蓮

摘要：隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如文件和檔案數(shù)量越來越多，給保管和提供利用帶來困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

關(guān)鍵詞：檔案；文書；探討

當(dāng)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)深入到各行各業(yè)時(shí)，文書檔案管理工作也深受其影響，這必然會(huì)促進(jìn)新時(shí)期的文書檔案管理工作“與時(shí)俱進(jìn)”，在規(guī)范文書檔案管理的同時(shí)，要求該項(xiàng)工作要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，以此來適應(yīng)新時(shí)代對(duì)其的需要，為單位的發(fā)展作出應(yīng)用的貢獻(xiàn)。

一、文書檔案管理工作中存在的問題

文書檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作有所區(qū)別。文書工作包括文件的收集、登記、整理以及歸檔等工作。而檔案工作是在文書的基礎(chǔ)上對(duì)所收集的資料進(jìn)行保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和提供利用等工作。文書檔案管理工作集兩者的任務(wù)和特點(diǎn)于一體。所以說它是一種較嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆?wù)體系工作。文書檔案管理工作中主要存在著以下幾個(gè)問題：

（一）文書管理人員的積極性不高、專業(yè)性不強(qiáng)。

文書檔案管理工作比較枯燥，也不能給工作人員帶來較好的經(jīng)濟(jì)效益，所以管理人員的工作積極性不高。大學(xué)畢業(yè)的學(xué)生不愿？氖麓訟罟ぷ鰨？所以只能安排一些素質(zhì)較低的人員負(fù)責(zé)此工作，所以出現(xiàn)專業(yè)性不強(qiáng)的現(xiàn)象。

（二）文書整理工作與檔案管理工作不能有效地銜接。

文書工作重大收集、整理、歸檔。檔案管理工作重在檢索、統(tǒng)計(jì)和提供利用。可是在具體的操作過程中，這兩大體系各自為政，無法有效地銜接，導(dǎo)致工作承接過程中不能使兩者有機(jī)地統(tǒng)一，緊密地結(jié)合起來。

（三）檔案信息化的工作在執(zhí)行過程中并不順利。

在信息化時(shí)代，文書檔案管理工作離不開信息技術(shù)，可是檔案信息化的工作在執(zhí)行過程中并不順利，檔案管理工作人員的多種不利因素阻礙了信息技術(shù)在文書檔案管理工作中的進(jìn)程，導(dǎo)致文書檔案管理工作無法取得明顯的改善。

二、新時(shí)期創(chuàng)新文書檔案管理工作的策略

為了使新時(shí)期創(chuàng)新文書檔案管理工作能夠有效地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，提高文書檔案管理工作的效率，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下幾個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新：

（一）加強(qiáng)文書檔案管理人員思想上的創(chuàng)新。

穿新鞋走老路，只能防礙工作的進(jìn)展。所以在文書檔案管理工作上，務(wù)必要對(duì)管理人員進(jìn)行“洗腦”，促使他們改變思想，拋棄傳統(tǒng)管理思想中的不良方面，接受新的管理思想。不能再單純從政治角度上去管理和處理文書檔案，而應(yīng)從信息資料應(yīng)用的角度去管理文書檔案，增強(qiáng)其實(shí)用性，使之與各行各業(yè)緊密聯(lián)系起來。

（二）更新文書檔案管理所用的系統(tǒng)。

在計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息化技術(shù)的支持下，新時(shí)期創(chuàng)新文書檔案管理的工作已完全脫離了傳統(tǒng)的手工操作系統(tǒng)，已全部借助于計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)。但是，因?yàn)橄嚓P(guān)部門對(duì)檔案管理工作的不重視，對(duì)文書檔案管理工作的操作系統(tǒng)更新不到位，無法跟上信息化時(shí)期對(duì)其的要求。例如，在文獻(xiàn)資料的檢索中，由于操作系統(tǒng)的版本太低，無法存儲(chǔ)大量的資料，所以查詢資料者只能檢索到目錄，而無法對(duì)全文進(jìn)行檢索。單位要想長(zhǎng)遠(yuǎn)地發(fā)展下去，立于不敗之地，就需要完善檔案管理系統(tǒng)的信息化，采取相應(yīng)的措施，對(duì)單位檔案管理的模式進(jìn)行調(diào)整。在管理上加強(qiáng)力度，根據(jù)單位的實(shí)際情況制定相應(yīng)的一些管理?xiàng)l例，改變?cè)械臋n案管理工作的模式。

（三）規(guī)范文書檔案的信息化管理。

更新了文書檔案管理工作的操作系統(tǒng)之后，還應(yīng)該規(guī)范文書檔案的信息化管理工作。在文書收集整理的過程中，要使之自動(dòng)化和文字的規(guī)范化。例如在輸入文書的相關(guān)信息時(shí)，要采用統(tǒng)一的文字標(biāo)準(zhǔn)，使用規(guī)范化的文字和管理用語(yǔ)。另外還要加強(qiáng)對(duì)文書檔案的監(jiān)控，使之具有安全性，確保文書檔案的安全性，從而對(duì)文案工作的創(chuàng)新起著非常重要的推動(dòng)作用。

（四）創(chuàng)新工作機(jī)制。

文書檔案管理工作一定要與社會(huì)環(huán)境相適應(yīng)，在操作過程中注重現(xiàn)實(shí)利益，所以要?jiǎng)?chuàng)新工作機(jī)制，不能再像以前那相處于封閉的狀態(tài)，而應(yīng)該做好文書檔案工作的宣傳，以引起上級(jí)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此的重視，使各部門能夠有效地參與到文書檔案管理工作中來。在充分利用這些資源時(shí)，可以促進(jìn)文書檔案管理工作的協(xié)調(diào)性，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量。

三、加強(qiáng)在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)

原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。

（一）進(jìn)一步提高文檔管理人員對(duì)文檔工作的認(rèn)識(shí)。增強(qiáng)管理意識(shí)。文檔管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、求真務(wù)實(shí)的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理文檔的基本技能。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，建立長(zhǎng)效培訓(xùn)機(jī)制。首先，要建立健全在職教育的長(zhǎng)效管理制度，如省檔案局及地市檔案局舉辦的各類專業(yè)培訓(xùn)班；其次，要建立在職教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以保全文檔管理工作人員產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，積極主動(dòng)地參加在職教育，努力更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。比如，將在職教育與文書檔案人員專業(yè)技術(shù)職稱評(píng)定掛鉤，對(duì)不參加檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的聘資格，激勵(lì)礦床澆花奧地利增強(qiáng)參加在職教育的主動(dòng)性和積極性。

（三）明確在職教育的原則，選擇課程內(nèi)容。相對(duì)于正規(guī)學(xué)校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現(xiàn)實(shí)性和時(shí)效性。在職教育應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進(jìn)行。堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長(zhǎng)的原則。第一，學(xué)習(xí)文檔專業(yè)知識(shí)。

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作已不能適應(yīng)新時(shí)期對(duì)其發(fā)展的需要，其管理模式必然會(huì)受到?jīng)_擊，所以必須要與時(shí)俱進(jìn)，在管理理念以及管理機(jī)制上加以改進(jìn)，制定出一套符合我國(guó)國(guó)情的完善的文案管理方案。讓文案管理工作也能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，為我國(guó)檔案管理工作作出貢獻(xiàn)。