加強(qiáng)機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)與檔案部門(mén)溝通提高會(huì)計(jì)檔案管理水平

蘇楠

【摘要】機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理是日常管理中非常重要的工作之一，其不僅可以反映機(jī)關(guān)各部門(mén)經(jīng)濟(jì)管理的完整信息及資源，而且能為機(jī)關(guān)的內(nèi)部管理起到監(jiān)督的作用。近年來(lái)，機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案存在問(wèn)題，既有檔案部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的不到位，也有財(cái)務(wù)部門(mén)輕會(huì)計(jì)檔案管理等因素。因此，機(jī)關(guān)必須調(diào)整管理思路，改進(jìn)檔案管理的方法。文章就新形勢(shì)下，加強(qiáng)機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理水平提出一些有效對(duì)策及意見(jiàn)，以供參考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè) 會(huì)計(jì)檔案 管理

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作作用于會(huì)計(jì)對(duì)象所產(chǎn)生的專業(yè)材料，它是通過(guò)會(huì)計(jì)核算所取得的會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案管理工作是一項(xiàng)重要且煩瑣的工作任務(wù)，良好的企業(yè)檔案管理也是企業(yè)獲得長(zhǎng)足穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。機(jī)關(guān)的會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)檔案全宗的重要組成部分，它具有與其它門(mén)類檔案相同的考查、憑證作用，在機(jī)關(guān)建設(shè)中有重要作用。

一、重視檔案管理工作，促進(jìn)財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案部門(mén)良好協(xié)作

當(dāng)前機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的意識(shí)薄弱，財(cái)務(wù)部門(mén)與檔案部門(mén)缺乏必要的溝通與合作。檔案部門(mén)沒(méi)有主動(dòng)介入會(huì)計(jì)工作中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督，造成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與會(huì)計(jì)檔案管理相脫節(jié)的現(xiàn)象。

鑒于此現(xiàn)狀，機(jī)關(guān)應(yīng)提高內(nèi)部會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)知度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃管理。檔案部門(mén)將會(huì)計(jì)檔案的宏觀管理與具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)結(jié)合起來(lái)，注重解決檔案部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)的缺口問(wèn)題，與財(cái)務(wù)部門(mén)建立起良好的協(xié)作關(guān)系，制定行之有效的措施，各機(jī)關(guān)單位應(yīng)提高本單位會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視度，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范化、有序化管理，確保會(huì)計(jì)檔案完整、有序、便于查閱，真正提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的成效。

二、增強(qiáng)機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)檔案人員的培訓(xùn)力度，提高其綜合素質(zhì)

檔案是一種非常珍貴的信息資源，會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。因此，必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納人會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)，從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的整理規(guī)范工作。檔案人員的綜合素質(zhì)不僅包括會(huì)計(jì)專業(yè)素質(zhì)，還包括思想道德素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)等。所以，企業(yè)應(yīng)做好會(huì)計(jì)檔案人員的培訓(xùn)工作，包括專業(yè)知識(shí)及其他綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，統(tǒng)一思想，提高相關(guān)人員的責(zé)任心與職業(yè)素質(zhì)、管理水平，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

三、建立健全相應(yīng)的會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)章制度

近年來(lái)，檔案部門(mén)雖然制定了有關(guān)會(huì)計(jì)檔案的管理辦法，但對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等間題沒(méi)有做出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定；財(cái)會(huì)部門(mén)也沒(méi)有把規(guī)范化管理規(guī)章制度納人會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制中，使會(huì)計(jì)檔案的管理制度不健全。

會(huì)計(jì)檔案管理必須要規(guī)范化，這樣才能防止檔案材料出現(xiàn)丟失或者混亂等不良現(xiàn)象。將日常管理工作列人檔案管理中，明確管理的職責(zé)、目標(biāo)、責(zé)任，企業(yè)應(yīng)首先要建立健全相應(yīng)的檔案管理目標(biāo)與責(zé)任、制度，包括保管制度、歸檔制度、保密制度、移交、銷(xiāo)毀制度等，對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案日常整理、歸檔、保存、查詢等工作進(jìn)行規(guī)范化，提升會(huì)計(jì)檔案管理的效率，建立健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度。

四、銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案資料應(yīng)嚴(yán)格定期進(jìn)行

會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作弱化，影響了單位檔案的整體管理水平。會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由檔案部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查后，編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷，由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時(shí)為止。

電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀還應(yīng)參照國(guó)家關(guān)于電子檔案鑒定銷(xiāo)毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，在辦理審批手續(xù)后由企業(yè)檔案管理部門(mén)、會(huì)計(jì)部門(mén)和信息系統(tǒng)管理部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。對(duì)于存儲(chǔ)在不可擦除載體上的保密電子文件，應(yīng)連同存儲(chǔ)載體一同銷(xiāo)毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底刪除。

五、同步升級(jí)會(huì)計(jì)檔案資料，使其與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)相匹配

定期同步升級(jí)資料等信息，特別是系統(tǒng)管理升級(jí)的時(shí)候。對(duì)于不同形式的資料載體進(jìn)行妥善保管，比如磁性儲(chǔ)存介質(zhì)應(yīng)該放置在遠(yuǎn)離磁場(chǎng)的地方，并要采用防高溫、防塵等措施。所以對(duì)于檔案資料的管理，應(yīng)與計(jì)算機(jī)版本同步升級(jí)，杜絕資料打不開(kāi)或者丟失的現(xiàn)象發(fā)生，同步計(jì)算機(jī)相關(guān)系統(tǒng)和檔案管理文件的升級(jí)，這樣給會(huì)計(jì)檔案的利用帶來(lái)諸多便利。

六、加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案資料的監(jiān)管力度

應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)具有會(huì)計(jì)、檔案管理知識(shí)的專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理，在工作過(guò)程中不斷加強(qiáng)培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)、提高專業(yè)素養(yǎng)、增強(qiáng)職業(yè)道德，調(diào)動(dòng)管理人員工作的積極性，做到愛(ài)崗敬業(yè)、堅(jiān)持原則。企業(yè)應(yīng)派相應(yīng)的監(jiān)管人員對(duì)檔案的保管情況等進(jìn)行不定期的抽查，確保卷宗的保存環(huán)境良好，卷宗裝訂達(dá)標(biāo)、擺放整齊、按類放置、檔案資料完整，便于查詢。財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按綜合檔案室的要求辦理相關(guān)手續(xù)，將會(huì)計(jì)檔案移交綜合檔案室保管。確保會(huì)計(jì)檔案資料保存能完好無(wú)損，規(guī)范有序。在監(jiān)督工作中，如出現(xiàn)不良狀況，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員予以改正。

七、充分融入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)

電算化財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案徹底取代傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案，發(fā)揮了更大會(huì)計(jì)電算化管理的功能，認(rèn)真完成機(jī)關(guān)檔案管理工作，提升單位管理的效率，建立電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，使電子會(huì)計(jì)檔案從接受、核算到歸檔查詢實(shí)現(xiàn)一體化管理。

結(jié)語(yǔ)：

總之，機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)與檔案部門(mén)必要的溝通與合作，無(wú)論對(duì)提高財(cái)會(huì)檔案的管理，嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案制度，還是發(fā)展機(jī)關(guān)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，都至關(guān)重要。因此，機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)提高檔案管理的重視度，建立健全檔案監(jiān)管制度，提高相關(guān)人員的綜合素質(zhì)，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)與手段，提升檔案管理的管理效率與管理水平，

使會(huì)計(jì)檔案更好的為機(jī)關(guān)單位的改革發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]許琳.電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的比較分析[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2017（21）：119-120.

[2]梁靜.電子會(huì)計(jì)檔案管理與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理的比較分析[J].民營(yíng)科技，2017（04）：107.

[3]王萬(wàn)海，丁衛(wèi)萍.新形勢(shì)下高校會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題探討[J].財(cái)會(huì)研究，2016（07）：60-62.

[4]周衛(wèi)華.電子會(huì)計(jì)檔案與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的比較分析[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2016（12）：54-55.

[5]李霞，劉天，劉欣.會(huì)計(jì)檔案管理工作探析[J].現(xiàn)代商業(yè)，2016（08）：146-147.