試論數(shù)字時代大型工程項目檔案管理信息化建設

摘要：就工程項目的檔案管理工作而言，其貫穿于工程建設的前后，工程項目的檔案管理工作就是工程建設中的重要工作。在當前這個數(shù)字化時代背景下，工程項目中傳統(tǒng)的檔案管理模式和手段就會面臨著新的挑戰(zhàn)。而怎樣實現(xiàn)大型工程項目檔案管理的信息化，促使檔案管理和項目管理無縫對接，全過程監(jiān)控管理共組，確保檔案管理的科學性，就是當前值得思考的工作。而本文就是對大型工程項目檔案的信息化管理進行研究分析，主要是找出其管理工作中的主要問題，以及提出相應的解決策略，以供參考。

關鍵詞：大型工程項目；檔案管理；信息化

工程項目的檔案管理在工程建設中占據(jù)了重要地位，它是通過工程建設中的管理人員和操作人員對工程建設的過程、現(xiàn)狀、質(zhì)量進行真實、全面的記錄。在數(shù)字化時代，我們的信息科技和社會生活都得到了很大的進步，大型的工程項目也是投資建設中主要部分。而在當前，我們就需要符合時代的發(fā)展，打破傳統(tǒng)檔案管理的模式和手段，實現(xiàn)工程項目檔案的信息化管理。

一、大型工程項目的檔案管理存在的突出問題

1、檔案管理的手段比較落后。當前，在大型單位中，工程項目的檔案管理依然是在使用以往的管理方法，只是將檔案作為文本或資料進行管理。檔案的管理人員在工作時也只是簡單地完成檔案的收集和整理。但大型工程項目的檔案文本數(shù)量過多，所以會在工程建設中，使用以往的管理手段就會花費較多的人力和物力，同時也沒有較好的實效性，無法實現(xiàn)與工程建設管理的同步。

2、檔案信息的數(shù)據(jù)庫建設較落后。在當前，許多大型的企業(yè)和單位雖已經(jīng)在工程項目的檔案管理中應用計算機技術，但是從整體上而言依然是處在計算機制表、查詢的初級階段，并沒有實現(xiàn)真正意義上的信息化管理。而在檔案信息的數(shù)據(jù)庫建設上，由于信息不夠準確、完整、及時，就會造成電子檔案的失真，無法真實反映情況，以至于影響到檔案使用，不能充分發(fā)揮信息化管理所具有的優(yōu)勢。

3、工程項目的檔案管理不夠規(guī)范。在我國檔案管理的信息化建設中，并沒有明確制定相應的章程，這就導致檔案管理的信息化過程存在著較多的不規(guī)范。而在實際管理工作中，因為大型的工程項目存在較多的施工單位，電子檔案的管理不夠規(guī)范化、程序化，這就直接致使工程檔案信息化更加復雜，存在電子文檔、資料由于管理不規(guī)范而丟失甚至是損毀的現(xiàn)象。

4、工程檔案的信息化不具備專業(yè)人才。在當前的數(shù)字化時代，工程項目的檔案管理信息化需要具備專業(yè)的管理人員，還要求管理人員可以熟練掌握和應用信息科學以及管理技術。但當前，對于大部分的工程項目的檔案管理人員來講，依然是存在著文化水平不高、知識結(jié)構(gòu)不夠合理的嚴重現(xiàn)象。而企業(yè)單位也沒能對工程項目的檔案管理有足夠的重視程度，檔案信息化管理的技能培訓嚴重缺乏。

二、大型工程項目的檔案管理信息化的主要策略

1、技術支撐是檔案管理信息化的基礎。現(xiàn)代的計算機技術和多媒體技術是實現(xiàn)大型工程項目中檔案管理信息化的技術基礎。而為工程項目的檔案管理提供了技術支撐，就可以為數(shù)據(jù)進行正常維護，還能確保對檔案數(shù)據(jù)的實時監(jiān)控。根據(jù)大型工程的項目建設的特點，需要建立一套完善的檔案信息管理系統(tǒng)，以及開發(fā)相應的監(jiān)控系統(tǒng)。另外，因為工程檔案在實現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)路一體化之后，在共享檔案時，信息就會遭到安全威脅，而這就要使用多種技術進行防范。因此，研發(fā)檔案管理技術存在這較大的難度，需要克服當前信息技術水平不夠高的問題，工程建設企業(yè)可以和高等院校以及科研單位一起研發(fā)，在重要技術領域中進行項目合作，以保證工程項目的檔案信息化進程，以及提升檔案管理的標準化水平和科技含量。

2、人才保障是實現(xiàn)工程項目檔案信息化管理的關鍵。在實現(xiàn)工程項目檔案信息化管理中，需要依靠先進的設備和管理手段，但還要求有專業(yè)的管理人才。在當前的數(shù)字化時代，實現(xiàn)工程檔案的信息化管理就需要培養(yǎng)檔案管理、數(shù)據(jù)庫分析、檔案網(wǎng)絡服務、軟件開發(fā)等方面的人才。為了促使檔案管理和工程項目的管理系統(tǒng)無縫對接，就需要決策者能夠掌握工程建設的全部情況，以及要求管理者具備一定的信息獲取能力，能夠熟悉掌握檔案信息以及網(wǎng)絡檔案的信息資源，以能夠為工程建設提供豐富的檔案信息，以提升建設者對于工程項目的評估能力。培養(yǎng)這方面的人才，首先需要建設企業(yè)的檔案管理單位能夠積極地進行現(xiàn)代化檔案管理培訓，從而提升檔案管理者的知識結(jié)構(gòu)和管理能力。另外，檔案管理部門還要制定發(fā)展計劃，并將檔案管理人才的培養(yǎng)工程納入部門的管理工作中，將其作為常規(guī)內(nèi)容進行落實。

3、制度規(guī)范是實現(xiàn)工程項目檔案信息化管理的核心。就當前工程項目的檔案管理制度而言，會比原有的管理制度更加方便，也能夠確保的檔案信息的安全。而實現(xiàn)工程項目檔案的信息化管理，其核心就是需要對管理制度進行創(chuàng)新，要求制定出符合時代發(fā)展的要求，以適應信息化發(fā)展的規(guī)范和制度。比如，檔案管理部門所制定的制度，可以為檔案的信息化管理提供保障，相應制度也可以保證檔案信息化管理的實現(xiàn)。而在實際工作中，要求設計單位、施工單位等所有格部門，都可以嚴依照檔案管理部門所制定的制度使用檔案，以確保檔案資料在試用期間的完整齊全，通過檔案信息來真實反映工程項目的建設過程，以利于工程建設者的全過程監(jiān)控。

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作者簡介：

王芳，女（：1985-10-13），民族：漢，籍貫：河南省清豐市，當前職務：檔案專責，當前職稱：助理館員，學歷：大學本科，研究方向：工程項目檔案。