簡析檔案管理基礎工作的作用

王桂婷

摘要：檔案具有較強的系統(tǒng)性，而且當前檔案數(shù)量、種類及內(nèi)容不斷增加，這對檔案管理基礎工作提出了更高的要求，使其在現(xiàn)代檔案管理中發(fā)揮著非常重要的作用。檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)需要抓好基礎工作，只有扎實做好檔案管理基礎工作，才能為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎。本文針對檔案管理基礎工作的作用展開幾點論述。

關鍵詞：檔案；管理；基礎工作

檔案具有較強的系統(tǒng)性，而且當前檔案數(shù)量、種類及內(nèi)容不斷增加，這對檔案管理基礎工作提出了更高的要求，使其在現(xiàn)代檔案管理中發(fā)揮著非常重要的作用。檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)需要抓好基礎工作，只有扎實做好檔案管理基礎工作，才能為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定良好的基礎。這就需要檔案管理人員要認識到基礎工作在現(xiàn)代檔案管理中的重要作用，并能夠針對日常工作中存在的不足采取有效的措施予以加強，有效的提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。通過扎實做好檔案管理基礎工作，能夠有效的提高檔案管理效率，并進一步提升檔案管理水平。檔案管理基礎工作的好壞會對現(xiàn)代檔案管理的標準化和規(guī)范化的實現(xiàn)帶來直接的影響，因此要抓好檔案管理基礎工作，確?，F(xiàn)代檔案管理水平的提升。

（一）檔案管理的規(guī)范化和標準化。目前部分單位對檔案管理工作重視度不夠，檔案管理工作標準化水平不高，檔案管理工作中存在許多不規(guī)范的地方。通過加強檔案管理基礎工作，可以對檔案標題進行分類管理，對檔案 頁碼及信息進行歸類及管理，對檔案進行重新組合，有效的提高 檔案管理工作效率，而且檔案查找及完整性也會有較大程度的提升，有效的提高現(xiàn)代檔案管理規(guī)范化和標準化的水平。

（二）檔案檢索的準確性。檔案信息輸入及對檔案進行歸類是檔案管理基礎工作中非常重要的一項內(nèi)容，能夠為查找檔案及管理檔案提供更便利的條件。特別是在當前信息技術在檔案管理工作中的廣泛應用，檔案信息直接輸入到信息庫中，使檔案檢索和使用變得更為方便。但檔案檢索準確性的提高，還需要正確對檔案進行分類，確保輸入信息的準確性，避免任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題。

（三）檔案的利用率。在檔案管理基礎工作中，可以根據(jù)檔案的輕重緩急來對其進行分類，優(yōu)先加工一些重要檔案信息，及時將有價值的檔案挑選出來，確保檔案利用率的提高。另外，在檔案信息輸入信息庫后，進一步完善檔案檢索，有效的提高檢索的效率，確保準確、快速 的查找到所需要的檔案信息。

加強檔案管理基礎工作的措施：

（一）全面普查案卷案卷普查是檔案管理工作中非常重要的一項內(nèi)容，同時也是檔案管理標準化和規(guī)范化的前提和基礎。部分檔案部門好多年都不對檔案進行清查，再加之檔案保管期限劃分時欠缺準確性，這就導致檔案存在重份及無查考價值的情況。因此通過全面普查案卷，能夠及時將無用檔案進行剔除，為提高計算機管理檔案的效率奠定良好的基礎。

（二）重新組合案卷將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷，要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（三）規(guī)范題名保證檢索查準率 檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準，因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構簡稱，盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整則要補齊，如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請示報告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不 要求批復的文件則寫“報告”等等，這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。另外我們還利用計算機一次輸入多次輸出的功能將關鍵詞項中的人名、地點、時間與機構分別著錄，為日后制作《人名目 錄》等檢索工具打下了基礎。

（四）建立檔案管理計算機信息系統(tǒng)，合理使用電子檔案 在檔案信息化建設過程中，需要構建檔案管理計算機信息系統(tǒng)，這樣能夠進一步對文件檔案管理流程進行規(guī)范，使其能夠更好的適應現(xiàn)代化檔案管理要求。同時在對檔案信息化系統(tǒng)軟件設計時可以文件處理流程作為重要依據(jù)，并對檔案管理制度進行完善，有效的保證檔案信息的安全。隨著檔案信息化的發(fā)展，電子檔案開始廣泛使用，電子檔案給我們帶來較大的便利，但在使用過程中要對檔案安全問題給予充分重視。當前電子檔案涉及范圍十分廣泛，而且檔案數(shù)量也呈急劇增加的態(tài)勢，這就需要做好計算機病毒及黑客攻擊等防范工作，有效的保證電子檔案的安全性。電子檔案使用過程中的真實性也需要我們的關注。電子檔案在生成至歸檔過程中，會有許多草稿性質(zhì)的電子文件處于自生自滅的狀況，而且部分電子檔案和對應的紙質(zhì)檔案之間沒有形成統(tǒng)一的管理方法，再加之電子檔案儲存載體等原因，都會對檔案的完整性和可靠性帶來影響，并進而影響檔案的真實性。另外就是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

隨著信息化技術在檔案管理工作中廣泛應用，在檔案管理工作中，在重視檔案硬件和軟件的建設，并充分的利用計算機技術和網(wǎng)絡技術，進一步完善相關檔案管理制度，加強對檔案管理人員整體素質(zhì)的培養(yǎng)，有效提高檔案管理基礎工作水平，確保檔案管理層次和效率的提升，從而使檔案信息能夠更好地服務于社會。