淺談檔案著錄管理中計(jì)算機(jī)的應(yīng)用

徐丹丹

摘要：在這個(gè)信息化的時(shí)代，經(jīng)濟(jì)知識(shí)發(fā)展迅速，傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)已經(jīng)不能滿足當(dāng)代社會(huì)發(fā)展的需要，檔案用文字、圖片、聲音、影像記錄國(guó)家、社會(huì)組織以及個(gè)人在政治、經(jīng)濟(jì)、文化等領(lǐng)域的社會(huì)活動(dòng)，記載社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程。當(dāng)前社會(huì)的變化促進(jìn)檔案管理的改革，檔案管理要加入先進(jìn)的技術(shù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中占據(jù)重要的位置，起重要的作用，本篇文章主要闡述了檔案著錄管理中的應(yīng)用技術(shù)。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；檔案著錄

檔案是國(guó)家的重要組成部分，檔案記載著我國(guó)在各個(gè)歷史階段的發(fā)展過(guò)程，為后人研究歷史提供了材料，信息完整準(zhǔn)確的檔案可以真實(shí)的還原歷史，檔案是一種信息資源，我們要充分利用這種資源，把資源轉(zhuǎn)化成價(jià)值，促進(jìn)社會(huì)的發(fā)展。在對(duì)檔案的管理中，積極建立檔案信息管理體系，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，而運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理檔案是當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展要求，計(jì)算機(jī)可以編制檔案目錄，也可以檢索檔案管理中特殊的信息，提高檔案的利用效率，本文從計(jì)算機(jī)角度出發(fā)，分析檔案著錄中的計(jì)算機(jī)應(yīng)用。

一、計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理中的功能及必要性

檔案在進(jìn)行整理資料、編寫信息、檢索檔案、統(tǒng)計(jì)整合資料，查找翻閱等需要運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。

計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理中的功能：

1.讀工作，其次，利用數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的數(shù)據(jù)編制案卷目錄和專題目錄，數(shù)據(jù)是自動(dòng)編寫不依靠人工。

2.利用計(jì)算機(jī)檢索檔案。檔案著錄清楚的標(biāo)明檔案形式特征以及內(nèi)容特征，根據(jù)特征檢索出適合文件或者檔案。

3.利用計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)和借閱檔案。計(jì)算機(jī)要對(duì)檔案的入庫(kù)數(shù)量、出庫(kù)數(shù)量以及檔案在庫(kù)存的占有率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對(duì)于被調(diào)閱或是已經(jīng)歸還的檔案也要進(jìn)行登記。對(duì)檔案目錄進(jìn)行識(shí)別，了解設(shè)計(jì)的邏輯程序，自動(dòng)整理和挑選將需要的檔案內(nèi)容，然后把內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)，最后輸出或者打印需要的內(nèi)容。

二、計(jì)算機(jī)應(yīng)用與檔案管理中的必要性

信息化的發(fā)展進(jìn)程加快，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的范圍逐漸向各個(gè)領(lǐng)域擴(kuò)展，檔案事業(yè)為了更好的發(fā)展，在管理過(guò)程中也融入了計(jì)算機(jī)技術(shù)。隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，社會(huì)對(duì)檔案管理提出了更高的要求，檔案管理面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，因此，檔案管理需要改革來(lái)促進(jìn)自身的發(fā)展。檔案信息數(shù)量增長(zhǎng)的速度越來(lái)越快，傳統(tǒng)的管理技術(shù)消耗大量時(shí)間和人力，甚至阻礙了社會(huì)的發(fā)展，但是，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以提高檔案管理效率。計(jì)算機(jī)的儲(chǔ)存量比較大，可以儲(chǔ)存大量的檔案信息，計(jì)算機(jī)還可以對(duì)檔案進(jìn)行整理和歸類，只要在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞就可以檢索出想要的信息，節(jié)省了查找時(shí)間，檔案工作人員也可以在互聯(lián)網(wǎng)建立相關(guān)網(wǎng)站，人們通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)查找信息，提高檔案信息的利用效率。

三、計(jì)算機(jī)在檔案著錄管理中的應(yīng)用

（一）計(jì)算機(jī)在檔案輸入中的應(yīng)用。傳統(tǒng)的檔案是紙質(zhì)檔案，記錄信急一般靠紙和筆，需要工作人員一筆一劃的記錄，消耗時(shí)間長(zhǎng)，記錄的信息也有限，隨著計(jì)算機(jī)程序的發(fā)展，輸入的方法簡(jiǎn)單靈活。但是，輸入到的材料需要進(jìn)一步加工變成計(jì)算機(jī)可讀的模式，技術(shù)工作人員使用特殊的儀器對(duì)材料進(jìn)行處理，同時(shí)也要檢查機(jī)讀目錄否有出錯(cuò)，如果有錯(cuò)誤可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)對(duì)材料進(jìn)行檢查和修改。

（二）計(jì)算機(jī)在檔案目錄輸出時(shí)的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)在檔案目錄輸出時(shí)以幾種形式輸出目錄，第一種是以檔案代碼的次序?yàn)橹鞯幕据敵?，目錄中要包括幾個(gè)方面：基本提要、具體指南、詳盡的編年提要等。第二種是以主題標(biāo)示符的形式，可以從不同文件或材料中摘編主題目錄，第三種是將不復(fù)存在的檔案打印在目錄上。第四種是將分散開(kāi)的檔案系列進(jìn)行重建。第五種是可以通過(guò)索引進(jìn)行摘錄關(guān)鍵詞的編制，在摘錄關(guān)鍵詞的過(guò)程中需要注意的是，輸入的材料中的辨識(shí)符是可以使用的。利用計(jì)算機(jī)把檔案目錄打印在卡片或者紙條上，當(dāng)打印在紙條上面的時(shí)候，可以把紙條裁剪裝訂成冊(cè)，當(dāng)打印在卡片上面的時(shí)候，可以將卡片分類存放。計(jì)算機(jī)在檔案工作中不受地域限制，也可以為遠(yuǎn)方的工作人員提供檢索，計(jì)算機(jī)在打印目錄或者打印索引的時(shí)候要經(jīng)常修訂，刪除信息或者增加信息，增加材料時(shí)，計(jì)算機(jī)的材料輸入是按照原始的輸入形式和輸入方法工作的。直到計(jì)算機(jī)內(nèi)部的輸入紙帶用完時(shí)，才會(huì)打印出修訂版本來(lái)取代較早的打印件。

（三）計(jì)算機(jī)在促進(jìn)著錄標(biāo)準(zhǔn)化中的應(yīng)用。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的重要內(nèi)容是檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)化，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用使得檔案檢索由傳統(tǒng)的手工檢索向著機(jī)器檢索的方式過(guò)渡，計(jì)算機(jī)管理檔案中的一項(xiàng)重大準(zhǔn)備工程就是檔案著錄標(biāo)引，其工作量較大、質(zhì)量要求高并且技術(shù)性較強(qiáng)，在工作中需要投入大量的人力和物力，此外，檔案著錄標(biāo)引的時(shí)間一般都超過(guò)了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理軟件的研發(fā)時(shí)間，所以應(yīng)該將早期的檔案數(shù)據(jù)輸入微機(jī)進(jìn)行儲(chǔ)存，讓計(jì)算機(jī)內(nèi)部的數(shù)據(jù)更加充分和準(zhǔn)確，這樣就可以將檔案著錄標(biāo)引盡快的輸出計(jì)算機(jī)進(jìn)行系統(tǒng)的管理和保存。

（四）計(jì)算機(jī)在建立電子文檔中的應(yīng)用。使用計(jì)算機(jī)建立電子文檔在不同階段有不同的差異，使用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行文件的機(jī)讀，主要有兩種形式的讀法，第一種是將信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)，第二種是從磁帶中讀取信息。機(jī)讀文件主要有兩個(gè)特點(diǎn)，分別是復(fù)制和識(shí)別。使用計(jì)算機(jī)可以將電子文件直接生成紙質(zhì)文件打印出來(lái)。

（五）計(jì)算機(jī)在檔案著錄中的數(shù)字簽名技術(shù)。數(shù)字簽名技術(shù)的含義就是對(duì)電子檔案形式的信息進(jìn)行簽名處理，一個(gè)數(shù)字簽名信息只能在一個(gè)通信網(wǎng)絡(luò)中傳輸。通過(guò)數(shù)字簽名技術(shù)，有效的防止他人偽造信息，接受者只需要使用公鑰來(lái)檢查前后的信息是否相同。如果相同，則說(shuō)明所傳輸?shù)臋n案信息具有真實(shí)性，沒(méi)有被修改。如果信息不相同，則說(shuō)明檔案信息被修改過(guò)，不具有完整性。

（六）計(jì)算機(jī)在檔案著錄中的病毒防范技術(shù)。計(jì)算機(jī)容易受到病毒的危害，利用計(jì)算機(jī)病毒的防范技術(shù)可以減少病毒對(duì)計(jì)算機(jī)的危害，保護(hù)檔案著錄信息的安全性。對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行保護(hù)工作，在發(fā)現(xiàn)產(chǎn)生計(jì)算機(jī)病毒時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)的查殺病毒，并對(duì)其系統(tǒng)作保護(hù)措施，避免因產(chǎn)生病毒導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓。

（七）計(jì)算機(jī)在檔案著錄中的數(shù)據(jù)加密技術(shù)。防火墻技術(shù)在防御方面有很多的不足之處，比如難以對(duì)檔案著錄活動(dòng)中進(jìn)行有效的防御措施，需要采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)有效的保障檔案著錄信息的安全，以彌補(bǔ)防火墻技術(shù)防御技術(shù)的被動(dòng)性。

四、總結(jié)

計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案著錄的管理中一定程度上減輕了檔案管理人員的工作量，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化和現(xiàn)代化的要求，促進(jìn)了電子檔案的發(fā)展速度，提高了檔案管理的效率，計(jì)算機(jī)的操作離不開(kāi)管理人員和技術(shù)人員的先進(jìn)技術(shù)和水平，要想真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，就需要提高管理人員的綜合素質(zhì)，讓其在工作的過(guò)程中促進(jìn)檔案管理的技術(shù)改革。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐紅杰.淺談?dòng)?jì)界機(jī)在檔案著錄管理中的應(yīng)用[J]；科技致富向?qū)В?012（18）.

[2]張麗.淺談在檔案管理領(lǐng)域的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用[J]；信息技術(shù)，2010（11）.

[3]張萃蓮.信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代檔案的創(chuàng)新服務(wù)[J]；黑龍江史志；2011年13期.

[4]劉艷紅.如何做好檔案管理工作[J]；山西檔案；2011年S1期.