公路工程監(jiān)理檔案資料在項(xiàng)目建設(shè)管理中的作用

劉清燕

摘要：公路工程項(xiàng)目的順利建成離不開(kāi)監(jiān)理檔案資料的重要作用。一方面，完善的監(jiān)理資料可以促進(jìn)工程的質(zhì)量管理，一方面可以利用監(jiān)理資料更快地完成工作，充分利用監(jiān)理資料可以有效的控制工程造價(jià)以及解決項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的工作問(wèn)題，同時(shí)完善的監(jiān)理檔案資料對(duì)項(xiàng)目建設(shè)管理的及時(shí)驗(yàn)收也是十分重要的。

關(guān)鍵詞：公路工程；監(jiān)理檔案資料；建設(shè)管理；作用

本人在從事公路工程施工監(jiān)理工作的過(guò)程中，通過(guò)這幾年的編制資料實(shí)踐，結(jié)合我公司承接的省道347線陽(yáng)山青思樹(shù)橋至五愛(ài)段二級(jí)公路路面改造工程項(xiàng)目的監(jiān)理工作，談?wù)劚O(jiān)理檔案資料在公路工程項(xiàng)目建設(shè)管理過(guò)程中的重要作用。

一、工程概況

省道347線陽(yáng)山青思樹(shù)橋至五愛(ài)段二級(jí)公路路面改造工程，項(xiàng)目建設(shè)起點(diǎn)位于陽(yáng)山縣省道347線青思樹(shù)橋橋頭（樁號(hào)K201+881.309），經(jīng)過(guò)青蓮鎮(zhèn)，潮水坑，終點(diǎn)位于五愛(ài)，與省道260線水口大橋相交（樁號(hào)K213+698）。按原有公路技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)，路線全長(zhǎng)約11.817Km，路基寬度12m，路面寬度9m，全線采用水泥混凝土路面結(jié)構(gòu)。

二、監(jiān)理檔案資料內(nèi)容

按照監(jiān)理合同的相關(guān)要求，由總監(jiān)辦負(fù)責(zé)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的監(jiān)理資料編制。根據(jù)《關(guān)于印發(fā)公路工程竣交工驗(yàn)收辦法實(shí)施細(xì)則的通知》（交公路發(fā)[2010]65號(hào)）、《關(guān)于印發(fā)公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法的通知》（交辦發(fā)[2010]382號(hào)）等文件精神，在施工準(zhǔn)備階段，總監(jiān)辦主要編制監(jiān)理計(jì)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則等，審核施工單位提交的施工組織設(shè)計(jì)、總體開(kāi)工報(bào)告以及單位分部分項(xiàng)工程的劃分，劃分工作可以參考《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行，是竣工資料編制最基礎(chǔ)、最重要的部分，這對(duì)以后的資料整理以及歸檔工作尤為重要。在施工階段，緊跟施工進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)理資料的編制。主要有：各分項(xiàng)工程的抽檢資料、工程照片、音像資料、監(jiān)理日志、旁站記錄、巡視記錄、工作指令、會(huì)議記錄、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理管理文件、質(zhì)量控制文件、變更設(shè)計(jì)報(bào)告、中間交工證書(shū)等。驗(yàn)收階段，按公路工程檔案管理的有關(guān)要求，完成質(zhì)量評(píng)定報(bào)告、監(jiān)理工作報(bào)告以及合同管理文件等相關(guān)資料的收集、整理、歸檔工作。

三、監(jiān)理檔案資料在項(xiàng)目建設(shè)管理中的作用

（一）監(jiān)理檔案資料是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的原始記錄，是對(duì)工程質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、安全、環(huán)保監(jiān)理工作的真實(shí)記錄。

公路工程監(jiān)理資料是評(píng)定工程質(zhì)量、竣工交付使用的必要條件，是我們?cè)陧?xiàng)目實(shí)施過(guò)程中開(kāi)展相關(guān)監(jiān)理工作的依據(jù)與憑證，能夠真實(shí)反映監(jiān)理人員工作能力、職業(yè)素養(yǎng)和總監(jiān)辦管理水平、管理能力。公路建設(shè)的發(fā)展會(huì)帶動(dòng)科學(xué)技術(shù)資源的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)資源來(lái)自于檔案資料。因此，監(jiān)理檔案資料也變得越來(lái)越重要，從開(kāi)工到竣工，整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程都會(huì)完整地體現(xiàn)在檔案資料中，監(jiān)理檔案資料不僅可以保留之前的工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)也可以啟發(fā)監(jiān)理人員對(duì)建設(shè)思路的想法，總結(jié)出更多的工作經(jīng)驗(yàn)。進(jìn)一步完善監(jiān)理檔案資料，可以吸取之前的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，避免犯同樣的錯(cuò)誤，使我們的監(jiān)理工作更加有效，從而保證項(xiàng)目順利實(shí)施。

（二）監(jiān)理竣工資料及時(shí)完成，可以大大縮短項(xiàng)目收尾工作的持續(xù)時(shí)間，盡早實(shí)現(xiàn)竣工資料驗(yàn)收與現(xiàn)場(chǎng)交工驗(yàn)收同步進(jìn)行。

項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，如果總監(jiān)辦不重視監(jiān)理資料的編制，人員配置不足，工作計(jì)劃凌亂，監(jiān)理資料滯后，直接影響到各分項(xiàng)工程的中間交驗(yàn)，進(jìn)而影響到后續(xù)的所有工作。本項(xiàng)目在工程開(kāi)始總監(jiān)辦就制定了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁Y料編制計(jì)劃，并在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中根據(jù)實(shí)際進(jìn)度及時(shí)調(diào)整了編制計(jì)劃，在工作量大的時(shí)候增加資料員，使得本項(xiàng)目的監(jiān)理資料能夠緊跟施工進(jìn)度及時(shí)完成，為順利開(kāi)展驗(yàn)收工作打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）完善、詳細(xì)、真實(shí)的監(jiān)理日志、往來(lái)文件等監(jiān)理資料對(duì)參建各方在工期索賠、費(fèi)用索賠問(wèn)題發(fā)生時(shí)提供有力的證據(jù)。

由于在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，索賠可能貫穿于工程項(xiàng)目全過(guò)程，可能發(fā)生的范圍比較廣泛，影響索賠的因素比較多，而且具有不確定性。進(jìn)行索賠時(shí)，索賠證據(jù)作為索賠文件的組成部分，在很大程度上關(guān)系到索賠的成功與否。證據(jù)不全、不足或沒(méi)有證據(jù)，索賠是很難獲得成功的。在工程項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量的工程信息和資料，這些信息和資料是開(kāi)展索賠的重要依據(jù)。如果索賠資料不完整，索賠就難以順利進(jìn)行。索賠證據(jù)的基本要求就是真實(shí)性、及時(shí)性、全面性、系統(tǒng)性、關(guān)聯(lián)性、有效性。所以，作為監(jiān)理人員，在監(jiān)理工作過(guò)程中，特別是有可能發(fā)生索賠事件時(shí)，必須認(rèn)真做好相關(guān)資料的填寫(xiě)保存工作，包括征地拆遷情況、氣象資料、往來(lái)文件、各項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理簽認(rèn)單、隱蔽工程的影像資料、各類(lèi)財(cái)務(wù)憑證等等。索賠資料的完整有效，將對(duì)索賠工作產(chǎn)生積極的影響，做好了這步監(jiān)理工作，發(fā)生索賠時(shí)，監(jiān)理人員能夠按照合同的要求積極開(kāi)展相關(guān)工作，公平公正地維護(hù)合同雙方的合法利益。

（四）完整的監(jiān)理檔案資料是項(xiàng)目建設(shè)管理的強(qiáng)有力保障。

公路工程建設(shè)的順利實(shí)施少不了對(duì)技術(shù)文件、分析論證文件等一些監(jiān)理檔案資料的研究。首先公路檔案是公路管理者之間進(jìn)行決策的參考，監(jiān)理檔案資料可以清晰的反映問(wèn)題和處理問(wèn)題的過(guò)程，缺少監(jiān)理檔案資料，有可能就會(huì)直接影響到公路工程建設(shè)的順利進(jìn)行。其次，公路建成后，在維護(hù)、管理過(guò)程中少不了進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析和技術(shù)分析，這時(shí)監(jiān)理檔案資料就可以提供很好的參考，完整、規(guī)范的監(jiān)理檔案資料可以有效保證正確的決策。靈活地運(yùn)用監(jiān)理檔案資料提供的有效信息，迅速作出部署，用項(xiàng)目建設(shè)管理的成功經(jīng)驗(yàn)可以走出更好的一步，避免了一些不必要問(wèn)題的出現(xiàn)。同時(shí)由于有經(jīng)驗(yàn)借鑒，有些工作就可以一步到位，不用摸索前行，可以節(jié)省大量的人力、財(cái)力和物力，縮短在決策上的時(shí)間，利用檔案資料所反映的問(wèn)題以及處理辦法直接制定出準(zhǔn)確的下一步，推動(dòng)公路工程建設(shè)發(fā)展的進(jìn)程。最后，利用已有的檔案資料，總結(jié)前者經(jīng)驗(yàn)，取其精華，棄其糟粕，開(kāi)拓更多的建設(shè)思路，用于積累，開(kāi)闊視野，從而進(jìn)行更深層次的研究，借助監(jiān)理檔案資料的幫助進(jìn)一步研究出適合項(xiàng)目建設(shè)的最佳方案，從而為公路工程項(xiàng)目建設(shè)管理提供強(qiáng)有力的保障，使公路工程項(xiàng)目發(fā)揮最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

（五）規(guī)范的監(jiān)理檔案資料能夠進(jìn)一步加強(qiáng)工程技術(shù)人員的相互交流。

在公路工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，離不開(kāi)廣大工程技術(shù)人員的辛勤付出，技術(shù)人員的專(zhuān)業(yè)水平和執(zhí)業(yè)能力，直接影響到工程項(xiàng)目的質(zhì)量。公路監(jiān)理檔案是科學(xué)技術(shù)信息交流的樞紐之一，工程技術(shù)人員通過(guò)交流，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)，能夠大大提高自身的專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)和項(xiàng)目管理水平。通過(guò)科學(xué)技術(shù)信息交流，可以得到有用的信息，利用檔案資料的信息，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員能夠及時(shí)解決項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。因?yàn)樵趯?shí)際工作期間，你不知道會(huì)發(fā)生什么樣的事情，因此，有效的將技術(shù)人員交流問(wèn)題和監(jiān)理檔案資料結(jié)合起來(lái)，保證檔案資料的完整性，確保面對(duì)棘手問(wèn)題時(shí)不慌不忙的狀態(tài)，為技術(shù)人員交流提供渠道，獲得公路工程建設(shè)方面的新經(jīng)驗(yàn)，從而進(jìn)一步完善檔案管理水平，進(jìn)一步提高處理問(wèn)題的實(shí)際能力。

（六）加強(qiáng)監(jiān)理檔案資料管理工作，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，能夠進(jìn)一步發(fā)揮檔案資料在項(xiàng)目建設(shè)管理中的重要作用。

檔案資料管理人員一定要有上進(jìn)心和責(zé)任心，提高他們的綜合素質(zhì)，能夠更好的提高檔案資料的真實(shí)性和完整性。為確保各部門(mén)之間工作的順利接軌，更好的運(yùn)用檔案資料，要求各部門(mén)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理方式。通過(guò)進(jìn)行電腦儲(chǔ)存、搜索工具、目錄查詢等方式可以讓公路決策者快速的了解監(jiān)理檔案資料管理，在短時(shí)間之內(nèi)充分了解工程信息，作出準(zhǔn)確的決策，進(jìn)一步提高監(jiān)理檔案資料的利用效率。另外，充分調(diào)動(dòng)公路管理者對(duì)科研工作積極性，大力支持檔案管理工作，不斷提高檔案工作人員的積極性，使之全身心地投入到檔案工作中去，使得檔案資料與科研成果更好結(jié)合起來(lái)，保證科研資料的完整，進(jìn)一步發(fā)揮檔案資料在項(xiàng)目建設(shè)管理過(guò)程中的重要作用，推動(dòng)公路建設(shè)又快又好發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

公路工程建設(shè)動(dòng)態(tài)管理是一門(mén)很深的學(xué)問(wèn)，監(jiān)理檔案資料的完善更是至關(guān)重要。完整的監(jiān)理檔案資料不僅可以很好的反映工程實(shí)體質(zhì)量和工作質(zhì)量，同時(shí)還可以直觀反映項(xiàng)目建設(shè)順利進(jìn)行的程度，是監(jiān)理工程師依據(jù)工程項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)施質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用、安全、環(huán)保監(jiān)理的基礎(chǔ)性工作，是公路工程完工驗(yàn)收交付使用后維護(hù)、改建、擴(kuò)建的重要依據(jù)，公路工程監(jiān)理檔案資料在今后的項(xiàng)目建設(shè)管理中將會(huì)發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。

參考文獻(xiàn)：

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