水利檔案管理與信息化發(fā)展淺探

鄒玉瓊

摘要：時代不斷變換、各項運用技術(shù)也隨著時代不斷地變化和發(fā)展，尤其是計算機技術(shù)運用與信息化發(fā)展，以及建立在其他的云計算、大數(shù)據(jù)?，F(xiàn)代檔案管理需要和計算機信息技術(shù)相結(jié)合才能跟進時代的步伐，水利檔案管理工作才能滿足水利建設(shè)管理及發(fā)展的需要。

關(guān)鍵詞：計算機應(yīng)用；水利檔案管理；檔案信息化建設(shè)；應(yīng)用

一、前言

現(xiàn)代化社會發(fā)展進程越來越快，計算技術(shù)的發(fā)展和信息化水平的不斷提高，在很多領(lǐng)域展現(xiàn)了其便利性，計算機也成了我們?nèi)粘９ぷ?、學(xué)習(xí)和生活的重要不可分割的組成部分。根據(jù)計算機信息化發(fā)展趨勢，檔案管理需要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，兩者高度融合可以使檔案信息更加的科學(xué)、更便利地傳遞和共享，從而可以滿足不同層次、不同領(lǐng)域檔案信息使用者的全方位需求。

我國在實現(xiàn)檔案管理計算機信息化進程中，對于水利檔案管理而言，計算機技術(shù)的運用，加之與現(xiàn)代辦公系統(tǒng)相結(jié)合，和傳統(tǒng)的手工模式相比其優(yōu)勢更加明顯。比如說，電子檔案相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案檢索更加便利，資料的查閱也更加便捷，儲存容量顯著增加，檔案的保密性也有顯著提高，檔案資料的壽命得到了延長，檔案管理工作的成本大幅度降低。這些無與倫比的優(yōu)勢大大提高了檔案管理工作的效率、促進了水利管理工作水平的提高。

二、計算機信息技術(shù)與水利檔案管理

現(xiàn)階段，計算機技術(shù)已運用在現(xiàn)代經(jīng)濟社會的各個領(lǐng)域，并在運用中不斷飛速發(fā)展，檔案管理管理工作信息化已成為了一種必然趨勢。網(wǎng)絡(luò)時代最寶貴的資源是信息資源，人們已經(jīng)逐漸適應(yīng)檔案管理的信息化，并且在實踐過程中逐漸優(yōu)化提高。檔案信息化的工作包括：檔案資料文件的信息化、檔案管理工作模式的信息化、檔案管理工作流程的信息化。檔案工作的信息化就是在計算機網(wǎng)絡(luò)的支持下，運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對傳統(tǒng)的檔案管理技術(shù)進行改革和優(yōu)化。比如，在計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)全方位覆蓋的基礎(chǔ)上對檔案工作進行科學(xué)化管理、融合發(fā)展，這樣在宏觀的角度更好地發(fā)揮了計算機技術(shù)的作用，同時促進了計算機技術(shù)和檔案工作更好地結(jié)合，在推動檔案工作信息化建設(shè)進程和提高檔案工作人員現(xiàn)代管理能力等方面都作用顯著、意義重大。

21世紀(jì)是一個信息爆炸的時代，我們在高科技環(huán)境中工作學(xué)習(xí)和生活，謀求生存和更好的發(fā)展，就要站在時代的前沿、緊跟時代發(fā)展的潮流，更加熟練地運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，要在生存的基礎(chǔ)上運用創(chuàng)新的眼光才能順應(yīng)時代的發(fā)展需求，水利檔案工作也是如此。

水利檔案是檔案管理中的一部分，水利檔案管理也是水利基礎(chǔ)建設(shè)中不可缺少的一個環(huán)節(jié)，水利檔案管理的信息化應(yīng)該成為水利基礎(chǔ)建設(shè)中重要關(guān)鍵的一部分。其內(nèi)容包含檔案信息的整理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息數(shù)據(jù)庫開發(fā)以及檔案信息資源的開發(fā)利用，水利檔案信息化的人才培養(yǎng)等。但是，由于思想觀念、重視力度、運用水平、資金投入等方面的原因，給水利檔案管理信息化的進程帶來了一些阻礙，水利檔案工作信息化水平提高存在瓶頸。因而，將水利檔案改造和計算機信息化過程保持同步，制訂可實施的方案，加快水利檔案管理計算機化進程，使水利檔案工作更好地服務(wù)水利建設(shè)、水利工程管理和水資源管理。

三、構(gòu)建水利檔案高標(biāo)準(zhǔn)化信息化

當(dāng)前，水利系統(tǒng)依靠計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料檢索，提高了檔案利用的查全率，查準(zhǔn)率，但仍存在一些急需解決的問題：一是重視度不夠。水利系統(tǒng)內(nèi)部傾向于工程建設(shè)，資源管理等業(yè)務(wù)的信息化建設(shè)，對于支持和服務(wù)水利系統(tǒng)管理的信息化建設(shè)力度不夠，推進力不強，弱化了水利檔案計算機信息化建設(shè)推進全局工作的功能和貢獻。二是思想觀念落后，受傳統(tǒng)的檔案服務(wù)觀念的制約信息意識淡薄，導(dǎo)致部分檔案管理人員的思想觀念陳舊落后，信息整合意識淡薄，復(fù)合型人才極度缺乏。第三是沒有統(tǒng)一的規(guī)劃，不能成系統(tǒng)。如水質(zhì)檢測系統(tǒng)，水資源管理系統(tǒng)，防汛防旱指揮決策系統(tǒng)，電子政務(wù)辦公信息系統(tǒng)等，沒有同步建設(shè)，形成綜合檔案管理系統(tǒng)。信息化建設(shè)缺乏全面協(xié)調(diào)，沒有形成統(tǒng)規(guī)劃、整體推進的局面。第四水利檔案建設(shè)的目標(biāo)不夠明確，還沒有一個相應(yīng)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。構(gòu)建構(gòu)建水利檔案管理計算機信息化工作，必需抓好以下幾方面：

（一）科學(xué)制訂規(guī)劃，統(tǒng)籌布局檔案工作。

在水利檔案管理過程中，對水利檔案建設(shè)在保證科學(xué)性嚴(yán)謹(jǐn)性的前提下進行扎實的實踐。堅持以利用為中心，以提高水利系統(tǒng)住處化水平為目標(biāo)，讓計算機成為水利檔案建設(shè)中的效率工具，結(jié)合水利行業(yè)信息化特點，充分考慮檔案類型的需求和特點科學(xué)規(guī)劃，統(tǒng)籌布局檔案管理及信息工作，按需求進行開發(fā)、利用和發(fā)展。

（二）加強組織協(xié)調(diào)，充分利用檔案信息資源。

明確信息化建設(shè)核心，加強水利檔案及信息化工作的組織協(xié)調(diào)。作為系統(tǒng)型的工作體系，檔案信息的計算機信息化必須配合抓好配合和協(xié)調(diào)，包括計算機信息化的搜集、組織、整理、管理機構(gòu)、系統(tǒng)設(shè)計設(shè)計機構(gòu)等。其中組織管理機構(gòu)是核心，決定著整個系統(tǒng)的工作效率，系統(tǒng)設(shè)計機構(gòu)負責(zé)整個系統(tǒng)的策劃和運行的核心，兩部分溝通工作相當(dāng)重要。

（三）對檔案信息標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)。

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)和技術(shù)性規(guī)范。其中的管理規(guī)范包含了對檔案的規(guī)范性的管理和對管理方案的確立和包含的檔案的標(biāo)準(zhǔn)；技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是指電子文檔數(shù)據(jù)儲存、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和系統(tǒng)軟硬件設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)必須從實際出發(fā)，要規(guī)范且成體系，滿足水利系統(tǒng)檔案信息化工作的需求。

（四）加強檔案信息資源建設(shè)。

水利檔案是具有專業(yè)性和技術(shù)性的檔案，必須從源頭上加以控制。第一、必須制定一個水利檔案信息化的工作計劃，在整體的基礎(chǔ)上需要一個整體的思維和宏觀體系。其二，增強綜合檔案室的監(jiān)督和指導(dǎo)職責(zé)建立一種規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案收集整理制度。其三，推廣有關(guān)檔案管理軟件運用，推進水利檔案目錄大數(shù)據(jù)庫的建立和大型文件歸檔管理。第四、不斷豐富完善信息技術(shù)、檔案處理，擴大資源范圍，加強管理，提高共享水平層級。

（五）加強高素質(zhì)高技術(shù)型團隊建設(shè)。

水利檔案信息化技術(shù)團隊包含了一支認知水利行業(yè)、懂計算機、會使用計算機、更會利用計算機技術(shù)在檔案管理與編輯的高技術(shù)、高效工作團隊。檔案管理網(wǎng)絡(luò)的形成是個長期、系統(tǒng)性的工程，不能只靠單一的技術(shù)人員完成，需要一支高素質(zhì)懂水利、知檔案、通計算技術(shù)的專業(yè)人才管理團隊。因此高技術(shù)的管理人員配合非常重要，在構(gòu)建水利檔案團隊中人員素質(zhì)非常重要，素質(zhì)技能提升是構(gòu)建檔案信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)的先決條件之一。