如何提高林業(yè)檔案的綜合管理水平

李艷秋

摘要：林場承擔(dān)著植樹造林、森林資源管護、林政執(zhí)法、生態(tài)公益林管護等公益性的職能，是林業(yè)工作的基石。而林場的檔案管理直接服務(wù)于這些職能，直接記載了森林資源生態(tài)建設(shè)、林業(yè)技術(shù)推廣、各項重大林業(yè)項目工程的有效運行和安全實施，筆者就如何做好林場檔案工作，談幾點粗淺的認識。

關(guān)鍵詞：林業(yè)檔案；綜合管理；管理措施

引言

作為我國國民經(jīng)濟發(fā)展中重要產(chǎn)業(yè)之一的林業(yè)，加強檔案管理是推動社會發(fā)展及林業(yè)發(fā)展十分重要的途徑。在林業(yè)質(zhì)量管理及建設(shè)過程中檔案管理只不可或缺的重要項目，目前提高檔案管理工作效率及水平已經(jīng)成為林業(yè)生態(tài)建設(shè)及信息資源開發(fā)的重點內(nèi)容，相關(guān)工作人員必須對其給予高度關(guān)注與重視。

一、林業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)存在問題

目前為止，任有許多國有林場的發(fā)展滯后，經(jīng)濟狀況不容樂觀。國有林場應(yīng)根據(jù)自身具體情況，對林場的基礎(chǔ)設(shè)施進行合理、科學(xué)的評價。許多林場存在以下問題：有些林場檔案室的配置落后，檔案室面積不足的狀況長期得不到改善。第二，一些國有林場辦公場所并未設(shè)計專門的檔案室，而是利用庫房或地下室改建，這樣的檔案室環(huán)境存在嚴重缺陷，比如室內(nèi)環(huán)境潮濕，無法按照管理要求通風(fēng)透氣，這對紙質(zhì)檔案的管理非常不利。第三，在檔案管理工作中，許多林場未及時配備必要的辦公設(shè)備、火災(zāi)報警和消防設(shè)施，一旦發(fā)生火災(zāi)，則檔案室內(nèi)的檔案無法得到安全保障。

（二）林業(yè)檔案管理不規(guī)范

首先，林業(yè)檔案管理工作的分類、整理與歸檔工作不足，沒能形成有效的林業(yè)檔案管理制度體系，林業(yè)檔案管理操作隨意性較大，現(xiàn)有管理方法沒能發(fā)揮出林業(yè)檔案價值，存在著林業(yè)檔案管理質(zhì)量水平較低的問題。其次，基層林場對林業(yè)檔案的重視程度不夠，林業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理的局限性較大，沒能有效收集相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息，不能對林業(yè)戶情況加強摸底調(diào)查工作，導(dǎo)致林業(yè)數(shù)據(jù)檔案更新不及時，林業(yè)檔案管理體系較為薄弱。最后，基層林場的林業(yè)檔案管理制度水平低，沒能針對現(xiàn)實情況有效設(shè)定檔案管理責(zé)任制度，不能有效督促相關(guān)人員認真履行好檔案管理工作責(zé)任。

（三）我國的林場檔案管理工作缺少專業(yè)的相關(guān)技術(shù)人員以及管理人員

我國的林場目前大多數(shù)都在條件較為艱苦，地勢較為偏遠的地區(qū)，這樣就導(dǎo)致了很多的專業(yè)年輕人才并不愿意到林區(qū)進行相關(guān)的工作，同時由于國有林場的正常人事調(diào)動，也會造成一定的專業(yè)人員的流失或者轉(zhuǎn)崗，這樣就造成林場的檔案管理工作具體的工作崗位空崗，造成林場檔案管理工作沒有連續(xù)性，專業(yè)性。這樣的情況會造成林場檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展受阻，不利于檔案管理工作的平穩(wěn)持續(xù)發(fā)展。同時由于工作調(diào)動造成的檔案管理團隊不穩(wěn)定也會造成檔案管理工作的脫節(jié)，嚴重的影響了林場檔案管理工作的發(fā)展。

二、如何提高林場的檔案管理工作

（一）完善林業(yè)檔案管理制度

只有針對當(dāng)前林業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)實需求，不斷加強林場林業(yè)檔案管理工作的制度建設(shè)，才能提高林業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化與專業(yè)化水平。第一，認真落實國家有關(guān)檔案管理工作法規(guī)，全面提高林業(yè)檔案管理工作的規(guī)范性，制定符合國家與地方林業(yè)部門要求的林業(yè)檔案管理制度。第二，加強上級業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)，根據(jù)地方林場的實際情況制定執(zhí)行具體的法規(guī)政策，有效解決林業(yè)檔案管理混亂與標準較低的問題。第三，加強對現(xiàn)有制度的修訂完善，有效應(yīng)對林業(yè)技術(shù)普及推廣的需要，根據(jù)現(xiàn)代林業(yè)發(fā)展要求，全面提高現(xiàn)代化檔案管理水平。

（二）加強管理，發(fā)揮林業(yè)檔案第一手資料作用

檔案是檔案工作的具體物質(zhì)對象和工作基礎(chǔ)，保管好檔案是檔案人員的重要職責(zé)，想做好檔案保管工作，要注意如下幾點：首先，應(yīng)以必要的物質(zhì)條件為基礎(chǔ)，設(shè)立專門檔案室，配備金屬檔案箱柜，有利于防火、防塵，配置防火設(shè)備、空調(diào)設(shè)備，定期更換殺蟲劑；制定嚴格的檔案保管制度，如建立檔案室管理制度、檔案出入管理制度、檔案清點交接制度。其次，要做好檔案檢索工具的編制，檔案檢索工具是開展提供利用工作的基本手段，是開發(fā)檔案信息資源的必要條件，是記錄、報道和查找檔案的工具，所以編制檢索工具是進行檔案管理、開發(fā)利用檔案信息資源、開展檔案交流的必要手段。林場利用檔案系統(tǒng)編制檢索工具，為查找利用檔案提供了便利條件，把電子文件直接進行原文管理，利用時就不用再查看紙質(zhì)檔案，這樣既方面了利用，也減少了因調(diào)閱紙質(zhì)檔案而被毀壞的風(fēng)險；充分發(fā)揮了檔案室的服務(wù)功能，即在服務(wù)中收集檔案，在服務(wù)中完善檔案，實現(xiàn)檔案管理由封閉型向開放型、由保管型向利用型的轉(zhuǎn)變，在檔案的利用與服務(wù)中體現(xiàn)其價值。

（三）加強檔案管理隊伍建設(shè)

強化了林業(yè)檔案管理人員服務(wù)意識，引導(dǎo)檔案管理人員正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系，在管嚴管好的基礎(chǔ)上，做到嘴勤、眼勤、手勤，真正使檔案能被便利查考，又能得到妥善保管，使死的檔案成為活的資料，準確完整地直接為全市林業(yè)經(jīng)濟建設(shè)和社會各項事業(yè)服務(wù)。注重林業(yè)檔案管理人員的學(xué)習(xí)意識，不斷強化檔案管理人員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，要求通過自學(xué)、參加培訓(xùn)、實地參觀等形式，學(xué)習(xí)《文書學(xué)》、《檔案管理學(xué)》、《檔案法》、《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等，系統(tǒng)掌握基礎(chǔ)理論知識和檔案管理規(guī)則。同時，積極鼓勵參加各種信息化建設(shè)培訓(xùn)班，使他們既掌握電子文件的相關(guān)使用規(guī)范，又了解計算機檔案管理的安全防護知識，做到了與時俱進，專業(yè)知識的更新，不斷提高自我能力和工作水平，確保檔案信息管理的安全性和完整性。

（四）加強信息化建設(shè)

對林業(yè)發(fā)展中的同類資料及文章的分類需要按照不同種類進行處理，并且相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)及時創(chuàng)新檔案管理理念及檔案管理模式，檔案資料的收集及管理工作需要與林業(yè)企業(yè)發(fā)展的實際需求及利用度進行結(jié)合，對其給予充分考慮，在情報籌集到之后給予反饋，并及時分析與評估信息資料。

結(jié)束語

加強林業(yè)檔案管理工作，是一項意義十分重要的工作，這對于我國林業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)，乃至生態(tài)建設(shè)都將產(chǎn)生不容忽視的重要意義，因此希望通過本文的研究，廣大林業(yè)工作者也能正確認識當(dāng)前問題所在，只有這樣我們才能及時調(diào)整工作狀態(tài)，最終利用林業(yè)發(fā)展實現(xiàn)對經(jīng)濟效益和社會效益的全面提升。

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