檔案管理在單位發(fā)展中的作用發(fā)揮

孫守梅

摘要：檔案管理是衡量一個單位主要業(yè)績與管理工作水平的重要標準，同時科學(xué)規(guī)范的檔案管理還可方便單位領(lǐng)導(dǎo)的查閱，并依據(jù)所記錄的檔案來全面掌握單位的主要情況，并及時制定相關(guān)策略以及調(diào)整，另外，也可為社會各界對單位業(yè)績與整體情況進行分析提供重要依據(jù)，從而選擇出適合進行合作的機關(guān)，然而隨著現(xiàn)在社會與經(jīng)濟的不斷發(fā)展與進步，對事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更高的要求，只有不斷的創(chuàng)新與改革才能更好的進行檔案管理，雖然檔案工作已經(jīng)在不斷的完善，但是目前我國事業(yè)單位的檔案管理工作中仍然存在著許多的問題，本文作者針對這些問題進行深入研究，并最終探討出提高單位檔案管理水平的有效策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理；單位發(fā)展；管理水平；作用

引言：檔案工作在整個事業(yè)單位運營中承擔著“后勤”角色，雖不在前“沖鋒陷陣”，但以其殷實厚重的信息資源支撐事業(yè)單位日常經(jīng)營運轉(zhuǎn)，檔案的情報價值、評審價值等固有特性使事業(yè)單位檔案在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮了重要作用，檔案是事業(yè)單位發(fā)展的有力支撐。

一、事業(yè)單位單位進行檔案管理的意義

（一）事業(yè)單位檔案的情報價值

檔案在科研設(shè)計中具有重要的查考價值，科研檔案是一個單位在產(chǎn)品設(shè)計研發(fā)過程中的重要技術(shù)依據(jù)，在整個事業(yè)單位戰(zhàn)略規(guī)劃過程中被納入整個發(fā)展項目規(guī)劃，被納入單位領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入單位工作計劃，納入單位的職工經(jīng)濟責任制。之所以如此，主要依仗于科研檔案的重要查考價值，因為在開發(fā)產(chǎn)品的過程中，研發(fā)技術(shù)具有可持續(xù)性、連續(xù)性，對于科研人員具有無可替代的參考價值。事業(yè)單位產(chǎn)品的研發(fā)工作是一個從無到有的過程，在事業(yè)單位的整個運營戰(zhàn)略中處于上游，具有總攬全局的戰(zhàn)略地位。

（二）事業(yè)單位檔案的評審價值

檔案是歷史真相的再現(xiàn)，具有一定的法律效力，以其書面性、客觀性、真實性而成為最具說服力的證據(jù)凸顯其巨大作用。筆者之前所在公司曾遇到此類事情，單位得到上級緊急通知要審計財務(wù)。由于時間緊任務(wù)重，需要通宵工作，為此，檔案部門作了事前的材料準備。由于年度較多，需要提供涉及生產(chǎn)、經(jīng)營、財務(wù)管理諸多方面的檔案。從檔案的歸檔到編目、整理、保管等諸多環(huán)節(jié)，都是在為檔案今后價值的發(fā)揮做準備，這些準備過程就是日常的養(yǎng)兵、練兵階段，養(yǎng)兵練兵乃是用兵基礎(chǔ)。

（三）事業(yè)單位檔案的維權(quán)價值

當下，各單位基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)日新月異，項目檔案驟增，這些項目檔案涉及科研生產(chǎn)、技術(shù)改造等基礎(chǔ)建設(shè)項目。這些項目在可行性研究報告、建設(shè)過程中，竣工階段都需要全方位的質(zhì)量監(jiān)督、財務(wù)監(jiān)督、責任監(jiān)督。事業(yè)單位檔案在這些項目建設(shè)過程中，無疑成為強有力的可查信息資源，扮演著維護事業(yè)單位權(quán)益的重要角色。從這個意義上講，事業(yè)單位檔案成為維護事業(yè)單位權(quán)益的重要法寶，其重要性可見一斑。

二、當前事業(yè)單位檔案管理的工作現(xiàn)狀

（一）管理理念落后影響檔案作用的發(fā)揮

檔案管理水平的高低決定了檔案作用的發(fā)揮程度。檔案管理水平越高，檔案對事業(yè)單位經(jīng)營的支撐作用就越大，反之亦然。許多事業(yè)單位由于管理理念落后，管理制度不健全，在檔案管理上存在著許多問題。一是檔案管理分散，如對行政檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案以及其他類型的檔案實行分散管理，形成各個信息孤島，阻礙了事業(yè)單位內(nèi)部檔案信息資源的交流和共享；二是存在檔案文件材料收集不完整、歸檔整理不規(guī)范、歸檔率低等問題；三是存在檔案著錄不標準、著錄項目不全、檢索困難、查準率較低等問題，降低了檔案的利用效率。

（二）檔案管理分散，不利于資源共享

檔案管理基本原則要求檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理方式，保護檔案的安全，這樣有助于資源共享。事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位運行中發(fā)揮著重要作用，需要長遠保存的檔案要由事業(yè)單位檔案部門統(tǒng)一管理，其他各部門不能分散管理，也不能把檔案據(jù)為己有。統(tǒng)一管理有助于維護事業(yè)單位檔案的完整性，提高檔案的安全性。

三、加強事業(yè)單位檔案管理工作的幾點思考

（一）強化責任意識，健全機構(gòu)

事業(yè)單位檔案工作貫穿于事業(yè)單位的各個部門與層次，是事業(yè)單位的信息資源，因而事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者需要將檔案管理例如事業(yè)單位管理工作的重要日程，提升對其重視程度，同其他工作同安排、同研究，定期召開檔案工作會議，協(xié)調(diào)并部署檔案工作中的問題。同時，需加強檔案工作制度建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)管理建設(shè)，落實責任制，保障檔案工作的基本專項經(jīng)費，并將其列入事業(yè)單位發(fā)展計劃當中。

（二）強化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

一要選準用好檔案管理人員。將那些較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，事業(yè)單位及上級部門要從政治上愛護、生活上關(guān)心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。要形成基層事業(yè)單位與上層辦公室在檔案管理工作中相互協(xié)作、和諧[發(fā)展的格局，定期或不定期地深入事業(yè)單位檢查指導(dǎo)檔案工作，發(fā)現(xiàn)問題，要及時通報，督促整改，力促規(guī)范。

（三）服務(wù)創(chuàng)新

同傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)相比，信息時代下文件檔案服務(wù)工作更具全面性與靈活性，有了更大的創(chuàng)新與發(fā)展空間。針對現(xiàn)代化事業(yè)單位檔案工作的服務(wù)創(chuàng)新，首先，要樹立起信息服務(wù)的理念，強調(diào)主動服務(wù)，因而檔案管理人員需要對信息的來源于信息共享保持高度重視，需不間斷地保持信息的新鮮程度，了解檔案用戶的潛在需求，針對性地規(guī)劃出服務(wù)內(nèi)容與形式。同時，在信息服務(wù)的方式上，要充分考慮用戶信息需求，為用戶提供一個專門的信息利用平臺，過濾掉用戶不需要的信息，幫助用戶快速、準確地得到想要的信息。促進檔案服務(wù)的人性化與主動性。此外，需建立起信息專題，深層加工信息形成信息產(chǎn)品，促進信息資源的共享，突出事業(yè)單位用戶權(quán)益。

結(jié)束語

總而言之，隨著我國社會經(jīng)濟與科學(xué)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位中對檔案的管理工作提出了更高的要求，在這樣的新形勢下，單位的檔案管理工作不單要符合單位運行的特點與發(fā)展趨勢，同時還要兼顧到良好的可拓展性，這就要求事業(yè)單位單位以及內(nèi)部檔案管理相關(guān)人員充分重視檔案管理工作的重要性，建立科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度，強化檔案工作人員的專業(yè)知識與創(chuàng)新意識，運用現(xiàn)代化科技手段，為事業(yè)單位在市場的激烈競爭中能夠更好的立足與發(fā)展提供有力保障。

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