醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的有效措施

李光來

摘要：結(jié)合醫(yī)院專業(yè)特色，健全醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，使醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評檔案突出專業(yè)化特征，完善人事檔案信息管理和利用機(jī)制，較大發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)檔案館的優(yōu)勢，豐富人事檔案信息內(nèi)涵，為醫(yī)院建立科學(xué)的人事檔案管理系統(tǒng)和健全信息服務(wù)模式，充分發(fā)揮人事檔案信息化的作用，更好的服務(wù)于醫(yī)院人才戰(zhàn)略。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案；信息化建設(shè)；有效措施

目前醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的迅速發(fā)展導(dǎo)致相應(yīng)工作量與工作難度加大，因而就需要不斷提高人事檔案管理的效率與質(zhì)量。所以醫(yī)院必須進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)。

一、開展醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

第一，人事檔案對于醫(yī)院的決策與管理來說意義非同尋常，在當(dāng)今社會形勢下，醫(yī)院要想實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展必須加快醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)。目前醫(yī)院已經(jīng)對醫(yī)療體系和人力資源進(jìn)行了管理方式的改革，在這樣的背景下人事檔案管理工作必須進(jìn)行相應(yīng)的改革，只有這樣才能提高醫(yī)院人事檔案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)人力資源的有效利用，實(shí)現(xiàn)個人和醫(yī)院利益的最大化。

第二，通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行人事檔案管理就是信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要成果，它有效地實(shí)現(xiàn)了存儲、共享、傳遞與修改等多項(xiàng)功能于一體，其作用體現(xiàn)在：首先，由于人事檔案信息充分共享，所以可以有效避免醫(yī)院各個部門重復(fù)輸入同一個員工的信息，從而可以提高工作效率；其次，如果人事檔案信息有變動，只需要管理人員在網(wǎng)絡(luò)平臺上進(jìn)行修改，其他各部門就可以迅速接收到變更后的新信息，最大限度地實(shí)現(xiàn)了檔案信息的時效性。

第三，醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)可以提高醫(yī)院服務(wù)的效率和質(zhì)量。因?yàn)橐酝娜耸聶n案查詢是由專門的工作人員來負(fù)責(zé)的，而現(xiàn)在只需人事檔案管理系統(tǒng)對有人事檔案查詢需求的員工在信息化平臺授予訪問權(quán)，需要查詢檔案的員工開通權(quán)限即可查詢。

二、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院對人事檔案信息化管理工作的重視度不夠

當(dāng)前醫(yī)院一般把醫(yī)療事業(yè)作為中心任務(wù)來抓，把大部分資源都投入到了能夠直接為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益的見效快的醫(yī)療、護(hù)理等工作中，而像人事檔案管理這樣能夠間接地為醫(yī)院創(chuàng)造巨大經(jīng)濟(jì)利益并且能夠帶動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展的工作卻被忽視了。出現(xiàn)這一現(xiàn)象的原因是醫(yī)院的決策層缺乏對人事檔案信息化管理的正確認(rèn)識，因而人事檔案管理在資源投入上得不到重視，最終導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)停滯不前。

（二）醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施不完善

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人意識不到人事檔案信息化建設(shè)的重要性，會造成醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施不完善的現(xiàn)象。醫(yī)療所需的資金、空間等資源本來就比較緊張，更無暇顧及檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施情況。因?yàn)獒t(yī)院拿不出資金購買檔案信息化管理所需的器材；由于醫(yī)院空間緊張，也不能給予檔案管理足夠的用房。以上情況會阻礙檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

（三）人事檔案信息化建設(shè)管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能

醫(yī)院不肯高薪聘請或出資培訓(xùn)既懂法律又有計(jì)算機(jī)技能的高素質(zhì)人才，還有的檔案管理人員是兼職做檔案管理工作，不僅沒有專業(yè)的計(jì)算機(jī)操作技能，還缺乏檔案管理方面的知識。此外，由于他們是兼職，不能把全部時間和精力投入到檔案管理工作中，他們能把現(xiàn)有的任務(wù)完成已經(jīng)難能可貴了，讓他們在傳統(tǒng)的工作模式基礎(chǔ)上創(chuàng)新是很困難的。以上現(xiàn)象都會導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)長期處于低水平階段。

（四）檔案信息化建設(shè)存在安全隱患

有些工作人員不但缺乏安全意識，還不遵守醫(yī)院制定的檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度，因而人事檔案資源信息具有潛在的安全風(fēng)險。比如很多檔案管理人員在工作中不經(jīng)過病毒檢測就直接瀏覽一些網(wǎng)頁、安裝一些軟件等，這些做法都會使檔案信息資源感染木馬程序或病毒，導(dǎo)致檔案信息資源出現(xiàn)丟失的情況。

三、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）切實(shí)加強(qiáng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案信息化建設(shè)的重視程度

人事檔案管理的傳統(tǒng)模式不可避免地會耗費(fèi)大量的時間和人力，醫(yī)院只有做出相應(yīng)的變革才能擺脫這種狀況。院領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員要變更思想觀念，強(qiáng)化對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度，把人事檔案信息化建設(shè)落到實(shí)處。

（二）完善醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施

首先，要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。醫(yī)院決策部門應(yīng)該合理分配資源，讓檔案管理部門擁有足夠的資金來配備現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施，完善自身的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。

其次，要健全檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展要求檔案管理人員采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)把電子文件和電子檔案進(jìn)行一體化管理，不斷完善檔案管理體制。

（三）大力提高檔案信息化管理人員的專業(yè)水平

檔案信息化管理要求檔案管理人員必須具有過硬的專業(yè)技能，所以在招聘檔案管理人員時要提高門檻，只有檔案資源管理專業(yè)并且具有較高的計(jì)算機(jī)處理技能，還要熟悉法律知識的綜合型人才才具有錄取資格。

（四）注意規(guī)避檔案信息資源管理的安全風(fēng)險

首先，人事檔案信息安全管理制度需要不斷完善。檔案管理的任務(wù)就是盡量深入開發(fā)利用檔案信息，實(shí)現(xiàn)個人及醫(yī)院利益的雙贏。要想達(dá)成這一任務(wù)，實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，需要不斷完善人事檔案信息安全管理制度，同時也要不斷探索保護(hù)電子檔案的安全措施，例如為檔案信息加密，定期為計(jì)算機(jī)殺毒以保障網(wǎng)絡(luò)安全等。

其次，檔案管理人員要提高操作安全意識。由于檔案本身也具有機(jī)要性和保密性，所以在保證資源共享的同時也要保障檔案信息的安全性，這就需要檔案管理人員樹立起安全意識，例如做好電子文檔的備份工作、定期對檔案信息數(shù)據(jù)庫殺毒以防止黑客攻擊等。

第三，做好硬件防護(hù)工作，不斷提高系統(tǒng)的安全性能。因?yàn)殡娮訖n案載體很容易受到其他不穩(wěn)定因素影響，所以有必要做好硬件防護(hù)工作，定期對硬件設(shè)施檢測和更新以提高系統(tǒng)的安全性。

四、結(jié)語

針對目前醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)過程中面臨的基礎(chǔ)設(shè)施不健全、檔案管理人員信息素質(zhì)不高等困境，需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提高對人事檔案信息化建設(shè)工作的重視，加強(qiáng)對相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入力度；加強(qiáng)宣傳，使醫(yī)院全體人員積極配合人事檔案信息化建設(shè)工作的開展；還要加強(qiáng)對人事檔案工作人員的教育培訓(xùn)，提高其信息素質(zhì)，從而使醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)工作能夠順利開展。

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