優(yōu)化醫(yī)院文書檔案管理工作的有效方法

薛青

摘要：近些年，伴隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，使得醫(yī)院文書檔案管理工作也越來越重要，新時(shí)期，要保證相關(guān)工作的質(zhì)量，并且要基于現(xiàn)狀對(duì)存在的問題進(jìn)行完善，從而改變傳統(tǒng)的文書檔案管理模式，更好地為醫(yī)院相關(guān)事業(yè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。本文基于新形勢(shì)下對(duì)醫(yī)院文書檔案管理的特征及問題進(jìn)行分析，并針對(duì)此實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，望為相關(guān)工作者的研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；文書檔案管理；有效方法

醫(yī)院的文書檔案集成了醫(yī)院醫(yī)生在工作中形成的各種文字、表格、錄像等，是醫(yī)院管理的構(gòu)成部分，是醫(yī)院的基礎(chǔ)和寶貴的財(cái)富。醫(yī)院如果能夠更加規(guī)范、科學(xué)地管理文書檔案，一方面能夠提高醫(yī)院的管理水平，另一方面可以促進(jìn)醫(yī)院更加科學(xué)化的發(fā)展。

一、醫(yī)院文書檔案的特征

（一）規(guī)范性

規(guī)范性主要是針對(duì)醫(yī)院文書檔案中對(duì)公文的管理，是文書檔案的核心構(gòu)成，保證了對(duì)醫(yī)院文書檔案的規(guī)范管理。其規(guī)范性主要體現(xiàn)在五個(gè)方面，即：公文用紙、公文字跡、公文文種、檢查、傳遞嚴(yán)格。

（二）標(biāo)準(zhǔn)性

在文書檔案的管理中，操作性比較強(qiáng)，同時(shí)技術(shù)含量高。對(duì)文書檔案中信息的收集，文件管理，鑒定，文件保管以及文件的利用都要與相關(guān)原則、流程統(tǒng)一，這一整個(gè)過程標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格，相互聯(lián)系，銜接有序。

（三）保密性

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以及實(shí)際需求，目前醫(yī)院的文書檔案也開始采用電子文書檔案，這有利于更快速、及時(shí)的保存信息，但是也增加了保密工作的難度。紙質(zhì)文書檔案中的內(nèi)容和形式一般難以更改，作為原始資料的辨識(shí)度較高。但是電子檔案卻很容易更改，這就要對(duì)這些電子文書檔案的保密工作更加地重視，要進(jìn)行加密保護(hù)，同時(shí)還要不定期的更改加密方式，提高安全性。與此同時(shí)，還要重視對(duì)工作人員保密意識(shí)的培養(yǎng)。

（四）服務(wù)性

文書檔案具有服務(wù)性，主要表現(xiàn)在對(duì)資料的提供方面。為了提供更好的服務(wù)，首先要整理醫(yī)院的文書檔案，在需要的時(shí)候能夠及時(shí)、有效地提供服務(wù)。其次可以在醫(yī)院人員變動(dòng)時(shí)，能夠提供詳細(xì)的個(gè)人資料，工作的質(zhì)量和效率都得到了提高。再次就是在醫(yī)院做出一些變動(dòng)時(shí)，可以及時(shí)地提供原始資料，確保改革的準(zhǔn)確性。最后就是對(duì)信息的數(shù)字化管理，及時(shí)公開相關(guān)信息和資料，為患者提供方便。

二、醫(yī)院目前在文書檔案管理方面存在的問題

（一）對(duì)文書檔案的認(rèn)識(shí)不夠

目前，很多醫(yī)院認(rèn)為文書檔案的存在價(jià)值不大，只是機(jī)械性的保存，而沒有得到充分的利用，造成了資源的浪費(fèi)，這都是因?yàn)閷?duì)文書檔案的認(rèn)識(shí)不夠。因此，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)文書檔案重要性的宣傳，充分利用文書檔案資源，發(fā)揮其社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益作用，促進(jìn)醫(yī)院實(shí)施更加規(guī)范化的管理。

（二）對(duì)文書檔案管理的不科學(xué)

目前醫(yī)院大部分的文書檔案都是由綜合檔案室統(tǒng)一管理，但是由于醫(yī)院管理的不科學(xué)性，導(dǎo)致醫(yī)療病歷檔案、病理切片檔案以及其他類型的檔案都分處在不同的檔案管理處。要不斷完善這種不科學(xué)的文書檔案管理方式，對(duì)醫(yī)院的各類文書檔案都進(jìn)行統(tǒng)一的管理，提高利用率。

（三）文書檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)的低下

目前，雖然我國對(duì)醫(yī)院從業(yè)人員有專業(yè)性的要求，但是在文書檔案管理人員方面專業(yè)素質(zhì)整體偏下，文化程度多是參差不齊，難以滿足發(fā)展需求。很多從業(yè)人員的知識(shí)水平不夠，文化水平偏低，知識(shí)儲(chǔ)備不夠以及對(duì)新知識(shí)更新的不及時(shí)。這對(duì)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展具有重大影響，也造成醫(yī)院管理水平的落后。

（四）對(duì)文書檔案管理方面投入不夠

一方面我國醫(yī)院目前存在的最大問題就是醫(yī)療病房緊張，這就會(huì)減少文書檔案存放的地方，難以達(dá)到管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)，醫(yī)院在文書檔案管理的硬件投入不夠。另一方面由于落后的管理技術(shù)，導(dǎo)致檔案管理事業(yè)發(fā)展緩慢，雖然現(xiàn)在文書檔案管理中已經(jīng)引用計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是在資料收集和信息檢索方面的工作還是需要人工來做，這也不利于對(duì)文書檔案的管理。

三、提高醫(yī)院文書檔案管理工作的方法

（一）加強(qiáng)培養(yǎng)人們的檔案意識(shí)

加強(qiáng)培養(yǎng)人們的檔案意識(shí)，其中要著重培養(yǎng)管理人員和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，大力宣傳和學(xué)習(xí)相關(guān)檔案法律法規(guī)，加強(qiáng)關(guān)于檔案意識(shí)方面的強(qiáng)化。加強(qiáng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)的強(qiáng)化，是因?yàn)橹挥蓄I(lǐng)導(dǎo)重視，才能在日常的工作中真正的加強(qiáng)文書檔案管理的工作，才能逐步提高醫(yī)院文書檔案的管理水平，進(jìn)而提高醫(yī)院整體的管理水平。加大檔案管理的宣傳力度，使醫(yī)院工作者擁有檔案意識(shí)，并在工作中自覺配合其工作。檔案管理水平的提高是醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平提高的保障，因此醫(yī)院應(yīng)該重視檔案管理，提供足夠的硬件設(shè)施和經(jīng)費(fèi)，保證基礎(chǔ)設(shè)施的完善。

（二）提高檔案的利用率

對(duì)醫(yī)院文書檔案進(jìn)行管理，是為了以后的工作提供方便。因此，文書檔案的管理人員需要做好檔案的收集、管理工作，對(duì)相關(guān)資料要進(jìn)行整理、編研，開發(fā)有效信息，為相關(guān)醫(yī)療、科研等工作提供服務(wù)，使其發(fā)揮社會(huì)效益。

（三）加強(qiáng)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)

檔案管理的質(zhì)量直接反映出文書檔案管理人員的能力和專業(yè)性，醫(yī)院需要對(duì)檔案管理人員培訓(xùn)、教育，增加專業(yè)知識(shí)的積累，提高業(yè)務(wù)水平，全面提高管理人員的能力和專業(yè)素養(yǎng)。還要加強(qiáng)對(duì)管理人員法律意識(shí)的培養(yǎng)，增強(qiáng)使命感與責(zé)任感，嚴(yán)格遵從工作準(zhǔn)則。因此，必須加強(qiáng)對(duì)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而提升文書檔案工作的管理水平。

（四）建立健全檔案管理制度

如果想做好檔案管理工作，就必須有一套完整的檔案管理體系，并且有相關(guān)的規(guī)章制度，這是最基本的工作。隨著社會(huì)的發(fā)展，文書檔案管理的形式也在不斷地發(fā)生變化，這就需要一套合理、科學(xué)的管理體系，還必須具有一定的前瞻性，這樣才能切實(shí)的解決問題。

醫(yī)院可以著重加強(qiáng)文書檔案立卷、檔案借閱、檔案銷毀等方面的工作，使檔案管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，完整、妥善的保存好醫(yī)院的文書檔案。管理人員在整理歸檔文件的時(shí)候，應(yīng)該按照一定的規(guī)律來整理，提高文件利用的便捷度。在檔案借閱方面應(yīng)該制定相關(guān)的借閱手續(xù)，并有相對(duì)應(yīng)的懲戒措施，借閱者必須嚴(yán)格按照手續(xù)來借閱，有利于提高文書檔案的安全性。

四、結(jié)論

醫(yī)院的文書檔案管理具有自己的特點(diǎn)，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際加強(qiáng)對(duì)其管理，顯然有利于醫(yī)院服務(wù)水平的提高。目前，我國的醫(yī)院在檔案管理工作中還存在管理意識(shí)薄弱、認(rèn)識(shí)不到位、管理體系不科學(xué)、從業(yè)人員素質(zhì)參差不齊等問題，醫(yī)院必須從提高認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)管理和培訓(xùn)、實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化等方面入手，促使我國醫(yī)院文書檔案管理水平的不斷提高。

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