公路工程檔案管理問題與對(duì)策淺談

刀武

摘要：公路在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展當(dāng)中擔(dān)任了重要角色，作為道路交通系統(tǒng)的重要組成部分，其在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中產(chǎn)生著十分重要的作用，隨著國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，現(xiàn)代社會(huì)對(duì)公路工程管理有著越來越高的要求，這就需要管理部門能夠嚴(yán)格管理，尤其要對(duì)檔案管理問題引起重視，更新管理方式與模式。在下文中，作者對(duì)公路工程檔案管理問題與對(duì)策進(jìn)行淺析研究，以進(jìn)一步的提高公路工程檔案管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：公路工程；檔案管理；問題分析；對(duì)策研究

近幾年來，國家加大了對(duì)公路工程的建設(shè)投入，公路工程建設(shè)周期長，跨度大，而且內(nèi)容復(fù)雜，良好的檔案管理可以為質(zhì)量管理、進(jìn)度管理以及后期的竣工交付工作奠定良好的基礎(chǔ)，也可以為今后建設(shè)高質(zhì)量的公路工程提供幫助。

一、目前公路工程檔案管理中存在的問題分析

（一）建設(shè)單位對(duì)檔案管理不重視

1.領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作不重視

對(duì)于建設(shè)企業(yè)來說，工程建設(shè)質(zhì)量與經(jīng)濟(jì)效益是他們最為關(guān)心的問題，因此，作為工程管理的領(lǐng)導(dǎo)人員，他們也將更多的精力和資源投入到了質(zhì)量管理與成本管理當(dāng)中，但從本質(zhì)上來說，公路工程的檔案管理工作與質(zhì)量管理和效益管理的關(guān)系是分不開的，良好的檔案管理可以為質(zhì)量與效益管理提供信息基礎(chǔ)，幫助改進(jìn)施工，找出施工中存在的問題。但一部分領(lǐng)導(dǎo)人員并未意識(shí)到檔案管理的重要性，檔案管理工作制度甚至形同虛設(shè)。

2.檔案管理體系不合理

檔案管理體系是指檔案管理工作部門的設(shè)置，目前，在一部分公路工程的施工中，還未設(shè)立專門的檔案管理部門，檔案管理工作通常由行政部門兼任，而企業(yè)對(duì)檔案管理部門工作制度的建設(shè)也并不重視，無論是獎(jiǎng)懲制度還是員工的薪資結(jié)構(gòu)，都落后于其它部門[1]。

（二）缺少統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)與工作原則

公路工程的檔案管理工作不同于其它的質(zhì)量管理或進(jìn)度管理工作有一定動(dòng)態(tài)性，因此無論對(duì)于何種類型的公路工程建設(shè)，都應(yīng)當(dāng)有一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)與工作原則。但目前業(yè)內(nèi)并未提出一個(gè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)單位的檔案管理工作方式、工作內(nèi)容等都不盡相同，大部分的企業(yè)都是按照竣工驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施檔案管理，很少有企業(yè)的檔案管理可以達(dá)到立卷歸檔和檔案上架標(biāo)準(zhǔn)。

（三）工作制度形同虛設(shè)

相對(duì)于其他部門來說，公路工程建設(shè)檔案管理部門的內(nèi)部管理比較渙散，由于企業(yè)長期未對(duì)這一部門的工作引起重視，導(dǎo)致人員的工作積極性明顯下降，在工作中不按規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作的行為比較常見，企業(yè)所制定的部門工作制度與管理制度也沒有徹底的落實(shí)到實(shí)際工作中。檔案管理工作制度無法對(duì)人員行為形成有效的規(guī)范和約束，就可能導(dǎo)致檔案管理不標(biāo)準(zhǔn)、記錄錯(cuò)誤、漏記等情況的出現(xiàn)，這將給后期的相關(guān)工作造成一定阻礙[2]。

（四）人員素質(zhì)低

大多數(shù)的企業(yè)對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)要求并不高，因此，在人員招聘工作中，并沒有嚴(yán)格限制應(yīng)聘者的專業(yè)，只是簡(jiǎn)單考察了人員的學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)和文職工作素養(yǎng)等內(nèi)容，但公路工程檔案管理涉及到的內(nèi)容比較復(fù)雜，例如資料的收集整理歸檔、工程設(shè)計(jì)圖紙的分類、竣工圖紙管理等等工作，這要求檔案管理人員具有閱讀工程圖紙的能力、熟悉工程程序和建設(shè)過程中應(yīng)產(chǎn)生的資料，并具有較高的檔案管理素養(yǎng)，但當(dāng)前有很多公路工程檔案管理人員的專業(yè)水平達(dá)不到這一標(biāo)準(zhǔn)。收集整理歸檔的檔案出現(xiàn)不完整，給后期的利用帶來影響。

二、公路工程檔案管理策略分析

（一）提高全員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員必須增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，樹立對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，在日常的工作組織和工作會(huì)議中，應(yīng)當(dāng)明確提出關(guān)于檔案管理工作的內(nèi)容與要求，并要求檔案管理部門定期向高層管理人員反饋工作情況，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督；其次，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，提高所有工程參與人員的檔案管理意識(shí)，尤其要求檔案管理部門人員要重視自身的工作，嚴(yán)格認(rèn)真的履行自身的職責(zé)；最后，應(yīng)當(dāng)定期組織抽查檔案管理工作的實(shí)際情況，了解檔案管理部門獲取的工程資料是否正確、完整和有必要；還應(yīng)當(dāng)將檔案管理工作與其它工作聯(lián)系到一起，例如與結(jié)算工作實(shí)現(xiàn)聯(lián)動(dòng)，對(duì)于未完全上交材料合格資料的商家，不予結(jié)算[3]。

（二）建立統(tǒng)一的行業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)與原則

關(guān)于公路工程的檔案管理，需要盡快建立一個(gè)統(tǒng)一的行業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)與原則，編制通用的交通工程建設(shè)表式，關(guān)于表格、格式、計(jì)量單位、內(nèi)容等都需要達(dá)到統(tǒng)一；其次，需要建立公路工程檔案管理的檔案等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，將不同的檔案資料歸為不同的等級(jí)，實(shí)施不同的管理，例如絕密級(jí)別、保密級(jí)別、開放級(jí)別等等；此外，還應(yīng)統(tǒng)一公路工程檔案管理的工作內(nèi)容，提出檔案管理工作中應(yīng)有的最基本的材料形式。

（三）建立完善的工作制度和工作機(jī)構(gòu)

企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理工作制度，針對(duì)公路工程的建設(shè)性質(zhì)與內(nèi)容，應(yīng)提出合理的工作制度，規(guī)范和約束工作人員的行為，并實(shí)施合理的獎(jiǎng)懲制度，實(shí)現(xiàn)對(duì)工作人員的有效激勵(lì)和管制，提高他們的工作積極性；優(yōu)化檔案管理人員的薪資結(jié)構(gòu)和福利待遇，吸引更多的優(yōu)秀人員加入到這一工作中；最后，需要健全工作機(jī)構(gòu)，成立獨(dú)立的檔案管理部門，專職進(jìn)行公路工程檔案管理，避免讓其它部門兼任檔案管理工作[4]。

（四）強(qiáng)化人才培養(yǎng)力度

為進(jìn)一步提高公路工程的檔案管理水平，必須要盡快強(qiáng)化人才培養(yǎng)力度，剔除部分思想態(tài)度不端正、專業(yè)水平極低的工作人員，引進(jìn)一批具有專業(yè)素養(yǎng)和豐富工作經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀人才；對(duì)目前的在職人員實(shí)施崗位培訓(xùn)，從思想素質(zhì)教育和職業(yè)技能教育兩個(gè)方面入手，提高在職人員的工作水平；最后，還應(yīng)引進(jìn)現(xiàn)代的計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，降低檔案管理工作的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率，減少錯(cuò)記、漏記情況，同時(shí)也可避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)殘損、丟失等問題。

結(jié)束語：

公路工程的檔案管理工作對(duì)于工程的質(zhì)量管理、效益管理以及企業(yè)未來的發(fā)展都具有十分重要的作用。企業(yè)必須對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，通過制度的建設(shè)、人才隊(duì)伍的建設(shè)和技術(shù)的引進(jìn)，提高檔案管理的工作水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]賴予瑩.淺談如何加強(qiáng)高速公路施工單位檔案管理[J].建筑知識(shí)，2016，05（27）：77-78

[2]張付華.關(guān)于公路工程檔案管理問題與對(duì)策分析[J].城建檔案，2015，07（25）：264-265

[3]郭忠寶.淺談高速公路工程檔案管理問題及對(duì)策[J].北方交通，2014，05（28）：125-126

[4]韓雪輝.公路工程檔案管理存在的問題及對(duì)策[J].赤子（上中旬），2015，08（05）：189-190