試論加強(qiáng)圖書館檔案及文件資料管理的措施分析

李昌發(fā)

【摘要】圖書館檔案和文件資料管理是圖書館日常工作中的一個(gè)非常重要的組成部分，關(guān)系到圖書館的發(fā)展未來，圖書館要想發(fā)展就必須要加強(qiáng)其檔案管理。本文對加強(qiáng)圖書館檔案及文件資料管理的重要意義，工作內(nèi)容及管理、利用進(jìn)行了論述，以期為相關(guān)工作者提供參考。

【關(guān)鍵詞】圖書館 檔案 文件 資料 管理

一、目前圖書館檔案及文件資料管理存在的問題

1.基礎(chǔ)工作不到位，數(shù)字信息化建設(shè)滯后

基礎(chǔ)工作主要指檔案及文件資料的收集、整理和歸檔等。在這些前期準(zhǔn)備工作中，存在有分類模糊、收集不完整、存檔期限界定等問題，很大程度上制約了圖書館檔案及文件資料管理工作的數(shù)字信息化建設(shè)，難以適應(yīng)信息交流廣泛的發(fā)展需求。

z.信息資源利用率低

許多圖書館檔案資料仍然是紙質(zhì)形式，檔案信息資源的有效利用率普遍走低。電子文件歸檔以其設(shè)備技術(shù)、即時(shí)共享、保存條件等方面優(yōu)越性得到檔案管理工作人員的認(rèn)同。信息化的檔案資源簡潔、高效，關(guān)系到圖書館檔案及文件資料管理工作的開展。也預(yù)示了圖書館檔案及文件資料管理工作朝向紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制發(fā)展的趨勢。

3.缺乏制度約束

絕大多數(shù)圖書館檔案及文件資料管理工作基本上處于結(jié)構(gòu)松散的狀態(tài)，缺乏主動(dòng)性，長期得不到應(yīng)有的重視與人力財(cái)力的投入，檔案歸檔、編碼、整理、信息利用、安全保護(hù)等都沒有統(tǒng)一明確的規(guī)范。甚至出現(xiàn)檔案資料殘缺不全、丟失的情況，造成無法挽回的損失。

4.服務(wù)層次不明晰

傳統(tǒng)的圖書館檔案管理服務(wù)一般是工作人員進(jìn)行信息查閱，停留在原始人工的層面。面對圖書館檔案及文件資料管理工作的雙軌制發(fā)展趨勢，現(xiàn)代信息技術(shù)介人檔案管理服務(wù)工作能夠切實(shí)提高管理水平，規(guī)范化圖書館檔案管理，建立起檔案信息資源使用者之間的溝通平臺(tái)，才能有望明晰與提升圖書館檔案及文件資料管理的服務(wù)層次。

5.管理模式老化

單一化的管理模式，使得圖書館檔案管理建設(shè)滯后于服務(wù)工作，依靠人工方式難以實(shí)現(xiàn)資源的有效整合，無法實(shí)現(xiàn)檔案及文件資料管理的“二次建檔”。

6.管理人員的業(yè)務(wù)水平不高

部分檔案管理人員甚至主管領(lǐng)導(dǎo)對圖書館檔案及文件資料管理的專業(yè)知識(shí)了解不深，自身職業(yè)素養(yǎng)不夠，漠視檔案管理工作，檔案編碼分類雜亂無章，有些領(lǐng)導(dǎo)對負(fù)責(zé)檔案管理的部門隨意安置，乃至有無人看管檔案的情況出現(xiàn)。

7.安全意識(shí)薄弱

圖書館檔案及文件資料的保護(hù)工作，也是不容忽視的重要環(huán)節(jié)。一些檔案及文件資料涉及到國家文化安全、專業(yè)領(lǐng)域絕密信息，具體管理工作人員缺乏對檔案信息的安全保護(hù)意識(shí)，導(dǎo)致相關(guān)信息流播，造成不良影響。

二、加強(qiáng)圖書館檔案及文件資料管理的措施

1.提高對圖書館檔案及文件資料管理工作的重視力度

要加強(qiáng)圖書館檔案及文件資料管理工作，首先就要從思想上認(rèn)識(shí)并重視檔案及文件資料管理的重要意義。如何才能讓檔案管理工作者加強(qiáng)圖書館檔案管理意識(shí)？首先，要從思想上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對于整個(gè)圖書館事業(yè)發(fā)展的重要意義。在具體工作中，圖書館可組織某些小活動(dòng)，其主題方向主要圍繞檔案及文件資料管理的意義開展。只有加強(qiáng)教育、宣傳，才能進(jìn)一步凸顯檔案管理的重要性，讓管理者在工作中“小心謹(jǐn)慎”。其次，領(lǐng)導(dǎo)要重視圖書館檔案及文件資料管理。領(lǐng)導(dǎo)的重視程度對于檔案及文件管理工作具有重要的影響。因此，在工作中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對檔案及文件資料管理工作的重視程度。首先在宣傳方面加大對檔案管理部門工作，從而調(diào)動(dòng)起檔案管理部門的工作積極性；其次增加投入。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)結(jié)合圖書館檔案管理實(shí)際情況，相應(yīng)的設(shè)置專門機(jī)構(gòu)、人員，或者根據(jù)實(shí)際情況相應(yīng)的建設(shè)信息化檔案管理體系等。

2.健全圖書館檔案及文件資料管理人員的崗位責(zé)任制

安排有事業(yè)心強(qiáng)、熟悉檔案資料管理業(yè)務(wù)及有一定工作經(jīng)驗(yàn)的人員來做此項(xiàng)工作。隨著管理者檔案及文件資料管理意識(shí)的增強(qiáng)，全館人員都會(huì)進(jìn)一步重視檔案及文件資料管理工作，關(guān)注檔案及文件資料的收集和利用，檔案作用亦因此而得以發(fā)揮。反之，檔案及文件資料管理意識(shí)薄弱，不了解檔案及文件資料的用處，即使有檔案及文件資料也不知道使用，勢必影響檔案及文件資料作用的發(fā)揮。

3.做好圖書館檔案和文件資料的開發(fā)和利用

在對圖書館檔案資料進(jìn)行管理的工作中，必須對其進(jìn)行有效的利用，充分發(fā)揮其作用，主要采取以下幾點(diǎn)有效的措施：（1）加強(qiáng)圖書館領(lǐng)導(dǎo)的決策工作，并且加強(qiáng)協(xié)調(diào)和配合。一旦需要對檔案資料進(jìn)行利用，必須保證檔案資料提供的及時(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，保證工作開展能夠得到有效的參考和依據(jù)，保證圖書館活動(dòng)的順利開展。這樣不僅可以不斷完善以及豐富檔案資料的完整性，還能夠根據(jù)檔案資料的需求，保證資源的充分性，以此對圖書館的正常運(yùn)行工作進(jìn)行有效的展開，并且對圖書館的日常工作效率進(jìn)行促進(jìn)和提高。（2）對圖書館的各種活動(dòng)以及任務(wù)進(jìn)行積極地配合，對需要的檔案資料進(jìn)行及時(shí)并且積極地提供，保證檔案資料檢索以及傳輸工作的快捷，積極有效推動(dòng)圖書館正常工作的展開。（3）保證圖書館檔案資料的完整性，能夠?yàn)閳D書館的創(chuàng)優(yōu)工作提供有效的參考。

4.有條理地分類和歸檔文檔資料

要按文檔資料發(fā)放單位的層次、按圖書館各項(xiàng)工作的任務(wù)和性質(zhì)分類、編號(hào)、立卷、歸檔。如：中央、省、市的文件層次不同，要分開。有關(guān)圖書館工作、群體管理工作、業(yè)務(wù)研究工作、職稱評定的文件及評估材料都要有條理地分類、歸檔。

結(jié)束語：隨著科學(xué)的發(fā)展及進(jìn)程，圖書館文件及檔案資料的管理顯得越來越重要和突出，在圖書館日常運(yùn)行工作中，我們應(yīng)當(dāng)從思想上了解并重視，檔案及文件資料管理工作對整個(gè)圖書館事業(yè)發(fā)展的重要意義；我們應(yīng)按照國家檔案法的規(guī)定和要求，把更多的新內(nèi)容充實(shí)歸檔，確保檔案質(zhì)量和齊全；在具體工作中，我們應(yīng)當(dāng)建設(shè)完備的檔案管理制度，分門別類、細(xì)致謹(jǐn)慎的整理、收集檔案文件資料。而建設(shè)信息化的檔案管理體系，不僅能提高工作效率，還能保障檔案資料的完整性，對圖書館事業(yè)發(fā)展具有重要意義。

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