公共圖書(shū)館人力資源信息管理系統(tǒng)需求分析和總體設(shè)計(jì)

摘要：文章以公共圖書(shū)館人力資源管理的實(shí)際需求為著力點(diǎn)，抓住主要矛盾，從人員信息、工資、考勤、績(jī)效、檔案管理等5個(gè)方面入手，對(duì)目前圖書(shū)館人力資源管理系統(tǒng)需求做了詳盡的分析，并簡(jiǎn)單闡述了公共圖書(shū)館人力資源管理系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)方向。本系統(tǒng)嚴(yán)格按照MVC模式設(shè)計(jì)，采用典型的J2EE三層架構(gòu)，這種架構(gòu)的優(yōu)勢(shì)在于支持異構(gòu)環(huán)境的同時(shí)，可高度伸縮，一旦部署到可靠的操作系統(tǒng)中，便支持長(zhǎng)期的可用性。

關(guān)鍵詞：公共圖書(shū)館；人力資源信息管理系統(tǒng)；MVC框架；J2EE三層架構(gòu)

一、人力資源信息管理系統(tǒng)的重要性

人力資源信息管理系統(tǒng)是一種典型的信息管理系統(tǒng)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)信息數(shù)字化不可或缺的一部分。它的內(nèi)容對(duì)于企事業(yè)單位的決策者和管理者來(lái)說(shuō)都至關(guān)重要，所以人力資源信息管理系統(tǒng)應(yīng)該能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄?。一直以?lái)人們使用傳統(tǒng)人工的方式管理檔案，這種管理方式存在著許多缺點(diǎn)。如：效率低、保密性差。時(shí)間一長(zhǎng)，將產(chǎn)生大量的文件和數(shù)據(jù)，這對(duì)于查找、更新和維護(hù)都帶來(lái)了不少的困難。因此，隨著單位的狀大和發(fā)展，傳統(tǒng)的管理方式已不再適應(yīng)用人單位的需要。而使用計(jì)算機(jī)對(duì)人力資源進(jìn)行管理，具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高企事業(yè)單位人力資源信息管理工作的效率，是企事業(yè)單位人力資源管理部門(mén)的科學(xué)化、正規(guī)化管理的重要途徑，也是企事業(yè)單位與世界接軌的重要途徑[1]。本文主要根據(jù)公共圖書(shū)館人力資源管理需求而設(shè)計(jì)的信息管理系統(tǒng)。

二、公共圖書(shū)館人力資源管理需求分析

（一）人員信息管理

公共圖書(shū)館一般情況下屬于中小型事業(yè)單位，人員編制數(shù)量變動(dòng)不大，主要涉及到人員信息增加，人員信息修改，人員信息查詢，人員退休、減少等其他情況。該模塊需要實(shí)現(xiàn)在職職工和離退休職工增、刪、改、查的基礎(chǔ)功能，能夠?qū)T工個(gè)人的基本信息輸入至系統(tǒng)，并且具備導(dǎo)出、打印功能，以便于制作職工花名冊(cè)和精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)單位人員信息。

（二）人員工資管理

由于一般單位會(huì)有專(zhuān)門(mén)的工資管理軟件，所以此處的工資模塊的需求主要在統(tǒng)計(jì)上面，填寫(xiě)員工工資基本信息情況，對(duì)員工信息表實(shí)現(xiàn)查詢、修改、打印等功能，每月月初生成上月工資月統(tǒng)計(jì)報(bào)表，每年年初對(duì)上一年度員工的收入進(jìn)行多方位分析，按照人員類(lèi)型，人員級(jí)別，工作年限，等多個(gè)方面生成年度工資報(bào)表，并具備導(dǎo)出、打印等功能。

（三）考勤信息管理

公共圖書(shū)館屬于公益性文化事業(yè)單位，大部分已實(shí)現(xiàn)365天全年免費(fèi)開(kāi)放，職工會(huì)存在多種上班模式如：倒班、行政班、白班、夜班等。這樣一來(lái)該模塊需要提前設(shè)置好上班類(lèi)別，按照實(shí)際上班情況將工作人員分別歸類(lèi)，職工每月的出勤情況由主任上報(bào)系統(tǒng)，用來(lái)生成、打印每月的考勤統(tǒng)計(jì)報(bào)表。對(duì)職工休假提供相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)，查詢，打印等功能。

（四）績(jī)效考核管理

績(jī)效考核是人力資源管理的重要組成部分，這里預(yù)使用360度績(jī)效評(píng)估方法，從自己、領(lǐng)導(dǎo)、下屬、同事四個(gè)角色來(lái)評(píng)價(jià)考核個(gè)人績(jī)效。使用目標(biāo)管理考核辦法，根據(jù)上一個(gè)考核周期目標(biāo)完成結(jié)果，確定本期考核目標(biāo)，自上至下逐步分解考核目標(biāo)，并就考核標(biāo)準(zhǔn)和如何測(cè)量達(dá)成共識(shí)。考核期結(jié)束后，根據(jù)實(shí)際績(jī)效水平與績(jī)效目標(biāo)相比較，確定考核等級(jí)。不同權(quán)限的用戶登錄該模塊分別對(duì)自己、同事、領(lǐng)導(dǎo)等作出評(píng)價(jià)，系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)并分析，用以給出一個(gè)更為科學(xué)合理的考核數(shù)據(jù)。

（五）檔案信息化管理

人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用。人事檔案具有全面性、現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、流動(dòng)性、機(jī)密性等特征。檔案丟失會(huì)影響到入黨、升學(xué)等，影響自己評(píng)定職稱(chēng)、考研政審、勞動(dòng)保險(xiǎn)及日后的離退休手續(xù)辦理，也會(huì)影響到自己出國(guó)留學(xué)[2]。因此紙質(zhì)檔案的重要性不言而喻。但紙質(zhì)檔案在人員流動(dòng)的過(guò)程中出現(xiàn)遺失的可能性是存在的，為方便檔案查詢、管理。這里可將人員檔案掃描按照不同模塊歸檔，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)會(huì)存在泄漏風(fēng)險(xiǎn)，適當(dāng)?shù)姆雷o(hù)措施能夠大大降低泄漏的概率。

三、系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

（一）人員信息管理模塊

1.人員信息輸入：提供信息輸入界面，內(nèi)容包含員工人事、工資等多方面信息，信息管理員享有增刪改查的功能。

2.人員信息查詢：在查詢框中輸入人員名字、身份證號(hào)、工資、學(xué)歷等，可進(jìn)行模糊查詢，將所有相關(guān)信息羅列出來(lái)。職工個(gè)人登錄后只能顯示個(gè)人信息，管理員可進(jìn)行全面查詢。

3.人員信息導(dǎo)出：根據(jù)需要將符合查詢條件的查詢結(jié)果導(dǎo)出EXCEL表格或直接打印，以便于在最短的時(shí)間內(nèi)制作單位職工花名冊(cè)

（二）人員工資管理模塊

1.人員工資信息輸入：按月份、工資結(jié)構(gòu)錄入每個(gè)員工的工資信息，以河南省圖書(shū)館為例，工資結(jié)構(gòu)包含崗位工資、薪級(jí)工資、保留福補(bǔ)、績(jī)效等4方面。

2.人員工資信息導(dǎo)出：提供人員工資信息導(dǎo)出功能（包含EXCEL表格導(dǎo)出），每月月底生成人員工資月報(bào)表，年底生成本年年度工資報(bào)表，從崗位，薪級(jí)等方面分別生成報(bào)表數(shù)據(jù)，以圖像化的形式顯示。并統(tǒng)計(jì)員工個(gè)人年度月平均工資、單位年度月平均工資等，以便于進(jìn)行每年各類(lèi)保險(xiǎn)基數(shù)申報(bào)和審核工作的進(jìn)行。

（三）考勤信息管理

1.機(jī)械考勤數(shù)據(jù)輸入：以河南省圖書(shū)館為例，為規(guī)范考勤實(shí)行指紋和人臉打卡機(jī)，進(jìn)行考勤，打卡機(jī)一般具備導(dǎo)出數(shù)據(jù)功能，為對(duì)接考勤數(shù)據(jù)，提供數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。

2.手動(dòng)考勤數(shù)據(jù)輸入：為確?？记跀?shù)據(jù)準(zhǔn)確性，由主任每月匯總手動(dòng)填報(bào)其部室考勤數(shù)據(jù)。

3.對(duì)比分析考勤數(shù)據(jù)：提取機(jī)械考勤數(shù)據(jù)和手動(dòng)輸入數(shù)據(jù)，對(duì)比分析，為不同的部室反饋考勤對(duì)比分析結(jié)果，以糾正考勤數(shù)據(jù)，確認(rèn)后得到最終考勤數(shù)據(jù)，用于年終考勤數(shù)據(jù)匯總。

（四）績(jī)效考核管理

1.績(jī)效考核：不同權(quán)限用戶登錄管理系統(tǒng)，根據(jù)系統(tǒng)提示，在固定周期起始設(shè)立目標(biāo)，所有人可見(jiàn)，在周期結(jié)束時(shí)，運(yùn)用360度績(jī)效考核辦法確立考核等級(jí)。

2.對(duì)比分析：提取考核數(shù)據(jù)，按照不同權(quán)限用戶在考核過(guò)程中所占的比重，確定考核結(jié)果，生成年終考核數(shù)據(jù)表。

（五）人事檔案管理模塊

利用數(shù)字縮微技術(shù)將紙質(zhì)檔案文件通過(guò)專(zhuān)用設(shè)備轉(zhuǎn)換為圖像文件，人事檔案管理員以特定用戶登錄，（下轉(zhuǎn)第089頁(yè)）（上接第082頁(yè)）將圖片按照檔案管理十大分類(lèi)存儲(chǔ)在個(gè)人名下，并為每個(gè)分類(lèi)建立檢索目錄，為后期的查詢工作做準(zhǔn)備。

四、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)內(nèi)使用MySQL關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，以便滿足每個(gè)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中的每個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)的存儲(chǔ)要求，訪問(wèn)方法、存取單位、存取的物理關(guān)系（索引、設(shè)備、存儲(chǔ)區(qū)域）、設(shè)計(jì)考慮和保密條件。MySQL是一個(gè)多用戶、多線程的SQL數(shù)據(jù)庫(kù)，是一個(gè)客戶機(jī)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)的應(yīng)用，它由一個(gè)服務(wù)器守護(hù)程序mysql和很多不同的客戶程序和庫(kù)組成。它是目前市場(chǎng)上運(yùn)行最快的 SQL（Structured Query Language結(jié)構(gòu)化查詢語(yǔ)言）數(shù)據(jù)庫(kù)之一，它提供了其它數(shù)據(jù)庫(kù)少有的編程工具，而且MySQL對(duì)于商業(yè)和個(gè)人用戶是免費(fèi)的。數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)程序開(kāi)發(fā)的核心部分，數(shù)據(jù)庫(kù)表間關(guān)系的設(shè)計(jì)必須能夠完整清晰呈現(xiàn)所要管理的信息，而且表結(jié)構(gòu)的劃分合理與否，將直接影響到軟件開(kāi)發(fā)的效率、軟件的擴(kuò)張性和日后數(shù)據(jù)的管理，所以必須清楚每一功能模塊要操縱的數(shù)據(jù)，以及數(shù)據(jù)間的相互關(guān)系，然后建立數(shù)據(jù)表。

（一）數(shù)據(jù)庫(kù)表設(shè)計(jì)

考慮設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)要盡可能提高數(shù)據(jù)組織的相對(duì)獨(dú)立性，簡(jiǎn)化其結(jié)構(gòu)，以降低數(shù)據(jù)的維護(hù)成本，本系統(tǒng)總共設(shè)計(jì)了6張表，其中包括員工基本信息表（Person）用于保存員工最基本的人事信息及家庭關(guān)系，員工職務(wù)表（Post）用于保存員工自工作以來(lái)職務(wù)變化情況和現(xiàn)任職務(wù)情況，工資數(shù)據(jù)表（Salary）用于保存相應(yīng)職務(wù)對(duì)應(yīng)的工資數(shù)據(jù)，考勤信息表（Attendance）用于保存員工日常出勤情況、請(qǐng)休假天數(shù)等，績(jī)效考核表（Achievements）用于保存領(lǐng)導(dǎo)、同事、下屬、個(gè)人等的考核評(píng)定情況，檔案信息表（Archives）用于個(gè)人人事檔案中縮微數(shù)字化的圖片資料。表的設(shè)計(jì)嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范，保證數(shù)據(jù)的完整性，數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)層次分明，盡量減少數(shù)據(jù)冗余。

五、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中需要注意的問(wèn)題

在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中，需要注意以下4個(gè)方面的問(wèn)題： 一是系統(tǒng)的說(shuō)明文檔，本系統(tǒng)是一個(gè)需要全體員工都能熟練操作的軟件，面對(duì)的人群年齡范圍較為廣闊，涉及到自青年、中年、老年三類(lèi)人群，完整的使用說(shuō)明能夠給用戶帶來(lái)更好的體驗(yàn)，及時(shí)快速的了解系統(tǒng)的各項(xiàng)使用功能，減少錯(cuò)誤操作，不僅給開(kāi)發(fā)人員帶來(lái)方便也極大的方便了用戶，所以在開(kāi)發(fā)本系統(tǒng)中，說(shuō)明文檔要成為后續(xù)工作不容忽視的一塊。對(duì)于不易操作的地方添加詳盡的說(shuō)明文檔[3]。二是系統(tǒng)的測(cè)試，軟件測(cè)試是軟件開(kāi)發(fā)的一項(xiàng)例行性工作，軟件測(cè)試時(shí)可大范圍邀請(qǐng)圖書(shū)館不同年齡段、不同操作身份的人員、錄入真實(shí)數(shù)據(jù)后進(jìn)行測(cè)試。在測(cè)試的過(guò)程中不僅能夠真實(shí)再現(xiàn)程序中存在的問(wèn)題，使得大量錯(cuò)誤得到了改正，同時(shí)保證了錄入數(shù)據(jù)的規(guī)范統(tǒng)一和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性。三是與人事工資系統(tǒng)、考勤系統(tǒng)等的接口問(wèn)題，即數(shù)據(jù)共享問(wèn)題。作為圖書(shū)館管理系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，許多數(shù)據(jù)是可以直接從類(lèi)似信息的軟件系統(tǒng)中導(dǎo)入，同時(shí)也提供圖書(shū)館人力資源管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸出，設(shè)計(jì)時(shí)必須考慮到數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)一致性等問(wèn)題。四是系統(tǒng)信息安全問(wèn)題。公共圖書(shū)館人力資源管理系統(tǒng)包含的個(gè)人信息較為集中且涉及的面比較廣，數(shù)據(jù)庫(kù)的信息對(duì)特定的用戶有特定的保密要求，不僅對(duì)外界網(wǎng)絡(luò)，對(duì)內(nèi)部人員設(shè)定相應(yīng)的安全機(jī)制是必不可少。

六、結(jié)語(yǔ)

人力資源管理信息系統(tǒng)在公共圖書(shū)館界的應(yīng)用是公共圖書(shū)館適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的具體表現(xiàn)，也是公共圖書(shū)館管理轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路。計(jì)算機(jī)軟件的加入可將紙質(zhì)的信息電子化后及時(shí)傳送給相關(guān)人員，保證了信息的上傳下達(dá)，提高了管理的實(shí)效性，同時(shí)使管理更加人性化，數(shù)據(jù)更加科學(xué)化。能夠?qū)崿F(xiàn)管理數(shù)據(jù)的規(guī)范、完整和統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)同一數(shù)據(jù)的一次存入，多次使用，減少重復(fù)，保證數(shù)據(jù)的唯一性，并能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)及時(shí)更新，保持其可靠狀態(tài)，為管理人員從事信息分析、判斷創(chuàng)造了條件。

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作者簡(jiǎn)介：萬(wàn)真真，女，1990年生，河南省圖書(shū)館助理館員。