電力企業(yè)提高檔案管理水平的措施分析

孫景

摘 要：電力檔案涉及到大量的電力科技資源和知識(shí)文書信息，是電力企業(yè)管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)部分，為了全面適應(yīng)新時(shí)期電力行業(yè)的發(fā)展要求，企業(yè)必須注重強(qiáng)化檔案文書資料的管理工作，最終達(dá)到檔案資源高效利用、促進(jìn)企業(yè)良性發(fā)展的目標(biāo)。文章圍繞電力檔案管理展開論述，深入分析了電力企業(yè)提升檔案管理能力的具體措施。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理工作；重要性；優(yōu)化措施

1.前言

電力企業(yè)的整個(gè)發(fā)展歷程中，檔案管理屬于內(nèi)部管理的重要構(gòu)成部分，這個(gè)部分的工作開展與電力企業(yè)長期發(fā)展有著密不可分的聯(lián)系性，特別是在存儲(chǔ)供電信息、記錄供電設(shè)備數(shù)據(jù)等多個(gè)方面體現(xiàn)出關(guān)鍵作用。近幾年來，電力行業(yè)為適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展要求，對檔案管理工作提出了更多、更新的相關(guān)要求，同時(shí)增加了電力檔案管理的實(shí)施難度。本文從增強(qiáng)電力檔案管理質(zhì)量的重要性入手，著重論述了優(yōu)化檔案管理的有效措施。

2.優(yōu)化電力檔案管理質(zhì)量的重要性

2.1為滿足企業(yè)發(fā)展而提出的工作要求

電力檔案材料作為企業(yè)內(nèi)部管理的重要對象，其對企業(yè)經(jīng)營決策起著相當(dāng)關(guān)鍵的指導(dǎo)、參考作用。電力企業(yè)若想在未來的發(fā)展中取得長足進(jìn)步和可觀成果，必須注重增強(qiáng)檔案材料管理的工作質(zhì)量，以更好地應(yīng)對企業(yè)發(fā)展出現(xiàn)的各種問題，滿足電力市場提出的新要求。另外，面對國際經(jīng)濟(jì)交流的日益頻繁，我國電力企業(yè)要跟上時(shí)代發(fā)展步伐，有效更新自身管理模式及工作思路，以適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)實(shí)體的發(fā)展特征，使企業(yè)實(shí)體變革和內(nèi)部檔案管理保持平衡、協(xié)調(diào)的發(fā)展關(guān)系[1]。

2.2為適應(yīng)企業(yè)外部環(huán)境而提出的工作要求

電力企業(yè)的各項(xiàng)決策都需要參考相關(guān)檔案資料才能確定，如果檔案信息管理不到位，很可能影響到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策工作，致使整個(gè)企業(yè)受到相應(yīng)不良影響。與此同時(shí)，電力行業(yè)市場的發(fā)展可以說是瞬息萬變，電力企業(yè)面對市場的不斷變化，必須及時(shí)掌握外部的前沿信息，并依據(jù)這些信息科學(xué)調(diào)節(jié)內(nèi)部執(zhí)行政策，促使企業(yè)發(fā)展符合外部環(huán)境的具體變化，以增強(qiáng)自身的綜合競爭力。

2.3為保障企業(yè)合法權(quán)益而提出的工作要求

電力企業(yè)生存和發(fā)展離不開國家法律對自身權(quán)益的維護(hù)，而電力檔案完整保存了企業(yè)歷史記錄與真實(shí)歷程資料，這些記錄資料在發(fā)揮法律效應(yīng)方面起著至關(guān)重要的作用。提升檔案管理的工作質(zhì)量，可使檔案資源的法律價(jià)值得到充分發(fā)揮，為切實(shí)保障企業(yè)合法權(quán)益打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[2]。

3.電力企業(yè)提升檔案管理能力的具體措施及建議

3.1注重加強(qiáng)電力企業(yè)的檔案管理體制建設(shè)

做好電力檔案管理的體制建設(shè)，能為檔案管理提供一個(gè)良好的工作運(yùn)行機(jī)制，進(jìn)而幫助優(yōu)化檔案管理質(zhì)量，這方面的強(qiáng)化舉措包括下面幾點(diǎn)：①組建檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控小組，設(shè)立自上而下的規(guī)范管理體系，保證各環(huán)節(jié)檔案管理工作得以有序、高效進(jìn)行。②在電力企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃中融合檔案管理方面的內(nèi)容，制定年度及階段性考核目標(biāo)，將檔案工作切實(shí)納入企業(yè)規(guī)劃體制內(nèi)；定期召開檔案工作的總結(jié)商討會(huì)議，針對當(dāng)中出現(xiàn)的各類問題展開討論、總結(jié)，以順利解決這些工作問題，推進(jìn)檔案管理工作正常展開。③統(tǒng)一指導(dǎo)企業(yè)檔案的管理流程，明確分配具體工作的責(zé)任部門，成立綜合檔案工作室，并指派專業(yè)電力檔案管理人員負(fù)責(zé)重要材料、專題檔案等的具體管理。④確保檔案管理團(tuán)隊(duì)相對穩(wěn)定，盡可能減少人員波動(dòng)，細(xì)致劃分各人的工作職責(zé)，要求管理人員按照相應(yīng)規(guī)范完成檔案管理任務(wù)[3]。

3.2全面落實(shí)電力檔案管理員工的培訓(xùn)工作

檔案管理員工的工作能力與崗位素質(zhì)對電力企業(yè)檔案管理效果起到較大的影響作用。企業(yè)可通過下面幾種方式提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體工作素質(zhì)：①企業(yè)要以具備競爭性的薪酬福利來招聘專業(yè)檔案管理人才，同時(shí)對現(xiàn)有的檔案管理任職人員開展技能考核，按照考核結(jié)果裁減或轉(zhuǎn)崗一些管理能力較差的人員，以提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)水平。②企業(yè)要定期組織檔案管理部門的全體人員參加專項(xiàng)技能培訓(xùn)。實(shí)際培訓(xùn)中，應(yīng)針對各個(gè)管理崗位的不同技能需求和人員能力情況開展針對性培訓(xùn)教學(xué)，以獲取最佳的培訓(xùn)效果，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理者的實(shí)際工作能力。另外，要注意做好新入職員工的培訓(xùn)和考核工作，確定考核結(jié)果合格才能正式上崗。③注重加強(qiáng)檔案管理部門和企業(yè)其他部門的工作溝通，還可以選派優(yōu)秀管理員工到其他企業(yè)進(jìn)行現(xiàn)場學(xué)習(xí)，借鑒同行企業(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而提升本企業(yè)的管理能力[4]。

3.3重視電力專題檔案資料的管理工作

電力專題檔案屬于電力企業(yè)管理的重點(diǎn)內(nèi)容，其為企業(yè)的決策工作提供相當(dāng)可靠的參考依據(jù)。企業(yè)收集這類檔案材料時(shí)，要運(yùn)用專項(xiàng)收集方法，依據(jù)企業(yè)管理特點(diǎn)與發(fā)展原則，對專題檔案文件進(jìn)行科學(xué)調(diào)整，使其構(gòu)成一個(gè)相對獨(dú)立的專題檔案全宗，并對其進(jìn)行編目索引及鑒定歸檔。企業(yè)重大活動(dòng)的檔案資料、文件材料要設(shè)立成組卷，結(jié)合重大活動(dòng)文件組卷的相應(yīng)原則和特征，實(shí)施材料分類、分卷方面的具體工作，為企業(yè)提供相關(guān)檔案的實(shí)時(shí)優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以提高專題檔案資料的利用率[5]。

3.4創(chuàng)新電力企業(yè)檔案管理的工作方法及思路

新的發(fā)展背景下，企業(yè)應(yīng)按照自身發(fā)展需求和電力市場情況，對原有的檔案管理思路及方式進(jìn)行改革創(chuàng)新，比方說，在組卷檔案和歸檔的操作中，相關(guān)人員可以在不影響管理質(zhì)量的基礎(chǔ)之上，采用一些合理方法取消部分繁復(fù)的工作程序，進(jìn)而高效率、高質(zhì)量完成檔案材料管理工作。同時(shí)，檔案人員應(yīng)適時(shí)調(diào)整工作觀念，既要具備務(wù)實(shí)苦干的優(yōu)良品質(zhì)，又要增強(qiáng)開拓創(chuàng)新意識(shí)，認(rèn)真將管理工作和各項(xiàng)措施落實(shí)到位。并且，檔案人員要善于反思和總結(jié)以往工作情況，結(jié)合檔案管理中出現(xiàn)的不同問題，探索相應(yīng)的解決、改進(jìn)方法，以提升檔案材料管理的整體水平[6]。

3.5合理引用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)及手段

企業(yè)要依據(jù)現(xiàn)階段社會(huì)、市場的發(fā)展特性，尋找并運(yùn)用新型管理手段，以信息化技術(shù)開展電力檔案的具體管理工作，進(jìn)而顯著增強(qiáng)檔案管理的準(zhǔn)確性、效率性。實(shí)際管理中，檔案人員將檔案資料及信息數(shù)據(jù)制作成相應(yīng)的電子文檔，憑借計(jì)算機(jī)軟件將其傳輸給相關(guān)部門，使管理工作更加便利、快捷。與此同時(shí)，檔案管理人員可利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫與管理系統(tǒng)平臺(tái)，結(jié)合本企業(yè)的檔案管理要求，在系統(tǒng)中可保存各種不同類型的檔案材料，以實(shí)現(xiàn)高效分類管理檔案信息。另外，執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)管理的過程中，相關(guān)人員需有效整理原來的檔案資料，以最大限度適應(yīng)數(shù)字媒介運(yùn)用特征，并充分滿足企業(yè)發(fā)展的檔案管理需求[7]。

4.結(jié)束語

近些年來，電力行業(yè)檔案管理工作發(fā)生了非常大的變化，檔案信息、數(shù)據(jù)資料越來越復(fù)雜，且覆蓋范圍越來越廣，使得電力檔案實(shí)際管理工作的難度明顯增加，在此種形勢下，電力企業(yè)要立足于新時(shí)代的發(fā)展現(xiàn)狀，從管理體制、方法手段、人員調(diào)整、理念創(chuàng)新等方面著手，探索適合本企業(yè)發(fā)展的檔案管理運(yùn)行模式，科學(xué)引用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，積極創(chuàng)新管理方法及思路，認(rèn)真落實(shí)電力檔案管理的各項(xiàng)措施，以確保檔案管理作用得到全面發(fā)揮，促使電力企業(yè)長期穩(wěn)步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[5]鄢秀清.信息化背景下電力企業(yè)檔案管理面臨的問題與對策探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（23）：60.

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[7]高建華，眭文娟，楊光.信息一體化提升大型國企檔案管理效率[J].蘭臺(tái)世界，2016（05）：40-42.

（作者單位：景東供電有限公司）