淺談公共圖書館業(yè)務(wù)檔案建設(shè)在公共圖書館評估工作中的地位和作用

陳小霞

摘 要：近年來，隨著我國對于圖書館業(yè)務(wù)審查和評估工作的進(jìn)一步深入，在評估的過程中，評估人員可以憑借圖書館業(yè)務(wù)檔案來進(jìn)行更好的評估，圖書館業(yè)務(wù)檔案建設(shè)工作，既能夠有效的幫助圖書館相關(guān)管理人員開展管理工作，提升管理的水平，另一方面通過檔案建設(shè)也有利于評估人員更好的對圖書館進(jìn)行評估定級工作，提高工作的效率，促進(jìn)圖書館快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：公共圖書館；業(yè)務(wù)檔案建設(shè)；評估工作；

一、業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的重要意義

1.1圖書館的檔案建設(shè)對評估工作的重要意義

隨著我國近年來對于圖書館開展評估定級工作，截止到2017年，在經(jīng)過文化部的統(tǒng)一組織下進(jìn)行了六次的圖書館評估定級工作。通過對圖書館的評估定級能夠推動(dòng)我國公共圖書館更快更好的建設(shè)，所取得的成果也較為顯著。目前我國對于公共圖書館的評估定級工作，經(jīng)過科學(xué)的改善和創(chuàng)新，并且不斷的開展工作體系建設(shè)，經(jīng)過多方的研究和探討，已經(jīng)初步形成了較為完善的科學(xué)評估定級體系，并且在這過程中相關(guān)人員率先使用了經(jīng)濟(jì)量化的手段去評估公共圖書館管理工作、服務(wù)工作、業(yè)務(wù)水平等多個(gè)指標(biāo)，以此來實(shí)現(xiàn)對評估定級工作的進(jìn)一步提升。

在目前現(xiàn)有的評估定級體系中，主要包括了三個(gè)模塊。在此以某地級市的圖書館評估定級為參考，在該地區(qū)的圖書館評估定級體系中，明確了一級指標(biāo)和二級指標(biāo)的劃分。對于圖書館的內(nèi)部業(yè)務(wù)組織上分為了對運(yùn)營模塊化、運(yùn)營財(cái)務(wù)、財(cái)產(chǎn)分析和檔案管理等五個(gè)方面。其中對于公共圖書館的檔案管理的評分一共有5分，其中對于行政檔案的考察為2分，對于圖書館業(yè)務(wù)檔案的考核為3分。行政檔案的審查工作，主要是通過對公共圖書館工作人員的人事檔案審核、職工考核、圖書館運(yùn)作、財(cái)產(chǎn)檔案、圖書館建筑相關(guān)信息檔案等方面進(jìn)行；對于業(yè)務(wù)檔案的審核主要包括對公共圖書館正常業(yè)務(wù)流程制度的檔案考核、館內(nèi)的活動(dòng)檔案、館內(nèi)收藏的學(xué)術(shù)相關(guān)方面資料等實(shí)例檔案。對于建檔的要求包括：所有的檔案建設(shè)工作應(yīng)該圍繞著健全性、準(zhǔn)確性展開。所有建立的檔案應(yīng)該及時(shí)的做歸檔處理，并設(shè)置好明確的標(biāo)簽后加入到卷宗中。同時(shí)隨著電子信息化的迅速發(fā)展，在檔案建設(shè)的過程中還應(yīng)該將檔案進(jìn)行數(shù)字化處理為電子文檔的形式，以便于在評估工作中可以進(jìn)行數(shù)字化的評估。結(jié)合實(shí)例我們可以看出，對于公共圖書館的業(yè)務(wù)檔案建設(shè)只有規(guī)范化和數(shù)字化的處理，才能夠?yàn)榻窈蟮膱D書館評估定級工作提供基礎(chǔ)，提升了評估工作效率的同時(shí)，也有利于幫助圖書館實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)水平的提高。

1.2業(yè)務(wù)檔案是提升圖書館工作能力，規(guī)范發(fā)展的前提

公共圖書館的工作能力直接影響到了圖書館的日常運(yùn)作。只有保證公共圖書館的工作處于科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的體系下，才能夠有助于業(yè)務(wù)的發(fā)展。業(yè)務(wù)歸檔工作的要求是必須全面地對信息進(jìn)行考核、系統(tǒng)性的進(jìn)行劃分，并將信息有一定標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)行劃分，在此之上還要對檔案進(jìn)行科學(xué)的分類、歸檔、編列等工作。通過對公共圖書館的業(yè)務(wù)歸檔能力觀察，能夠充分的體現(xiàn)出相關(guān)工作人員的工作能力。另外，因?yàn)楣矆D書館的業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)是組成圖書館業(yè)務(wù)檔案的核心內(nèi)容，通過對數(shù)據(jù)分析能夠直觀的將圖書館的相關(guān)信息數(shù)字化的呈現(xiàn)出來，使得信息量化得以更好的衡量圖書館當(dāng)前狀況。所以對于業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的好壞往往能夠直接影響到圖書館的發(fā)展，只有將業(yè)務(wù)檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，才能夠更好的提升工作能力，促進(jìn)圖書館得以規(guī)范化的發(fā)展。

二、公共圖書館業(yè)務(wù)歸檔現(xiàn)狀

2.1對于業(yè)務(wù)歸檔工作不夠重視

目前大部分公共圖書館還沒有對業(yè)務(wù)歸檔進(jìn)行充分的理解，所以內(nèi)部的人力、物力、財(cái)力都沒有進(jìn)行充分的提供。公共圖書館內(nèi)部進(jìn)行檔案管理的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施較差，幫助進(jìn)行歸檔的設(shè)備較為陳舊。一些公共圖書館甚至沒有設(shè)定專門的業(yè)務(wù)檔案管理人員，大部分都是選擇了兼職人員來進(jìn)行管理，這也就導(dǎo)致了一些重要文件在歸檔過程中會出現(xiàn)問題。一些圖書館內(nèi)沒有設(shè)立專門的檔案存放室，很容易造成館內(nèi)各部門重要檔案分放在各部門內(nèi)，還有一些對于檔案存放的地點(diǎn)沒有進(jìn)行防蟲、防潮、防霉的處理，導(dǎo)致檔案暴露在危險(xiǎn)的環(huán)境中，以上問題的出現(xiàn)，都對圖書館的業(yè)務(wù)歸檔工作造成了一定的影響，嚴(yán)重阻礙了圖書館向著現(xiàn)代化管理邁進(jìn)。

2.2業(yè)務(wù)歸檔工作管理水平較低

大多數(shù)的圖書館目前對于檔案的歸檔工作都沒有制定一個(gè)明確的工作標(biāo)準(zhǔn)。對于一些專業(yè)的業(yè)務(wù)檔案和普通檔案沒有進(jìn)行劃分，或者在歸檔過程中沒有將相關(guān)檔案全面歸檔，往往會造成遺漏。在進(jìn)行歸檔的過程中，因?yàn)闆]有安排專業(yè)的工作人員進(jìn)行歸檔整理，一些公共圖書館的業(yè)務(wù)檔案歸檔工作交由人事人員代理完成，這樣的方式無疑會造成業(yè)務(wù)檔案在歸檔過程中，因?yàn)橄嚓P(guān)人員不具備專業(yè)能力，所以無法對檔案信息進(jìn)行收集整理，很容易造成歸檔檔案的缺失，使得業(yè)務(wù)檔案無法發(fā)揮其真正的價(jià)值。

2.3歸檔制度的不健全

在歸檔工作的進(jìn)行過程中，圖書館沒有充分的依照《檔案法》和一些檔案的相關(guān)法律以及合理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行充分的聯(lián)系，一些進(jìn)行歸檔的圖書館僅僅是將其他圖書館的歸檔方式拿來進(jìn)行沿用，沒用充分的結(jié)合自身的發(fā)展和業(yè)務(wù)來制定歸檔制度。比如在某圖書館需要進(jìn)行大批量的采購過程中，可能會出現(xiàn)各種的采購信息，形成諸多的采購賬單，而這么多的信息如果沒有一個(gè)完善的歸檔制度，極有可能造成歸檔信息的不完整性。另外隨著數(shù)字化的全面覆蓋，越來越多的數(shù)字化檔案如果沒有完善的歸檔制度，既不利于歸檔工作的進(jìn)行，也會在一定程度上影響到圖書館的評估工作開展。

三、強(qiáng)化圖書館業(yè)務(wù)檔案歸檔的建議

3.1實(shí)施對檔案的統(tǒng)一管理

對于圖書館的業(yè)務(wù)檔案歸檔應(yīng)該制定一個(gè)明確的制度，同意歸檔工作中的各項(xiàng)工作要求，設(shè)立歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，對于歸檔過程中的檔案審核應(yīng)該制定最低歸檔標(biāo)準(zhǔn)，歸檔過程中應(yīng)該明確各類檔案的屬性并進(jìn)行科學(xué)的分類，明確的指出各個(gè)檔案的歸檔范圍，樹立標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔工作流程。對于各部門的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)該明確的說明規(guī)定時(shí)間范圍，通過書面或者電子文檔的形式提交業(yè)務(wù)檔案，并進(jìn)行統(tǒng)一的審閱和歸檔。

3.2提升業(yè)務(wù)檔案歸檔人員的專業(yè)能力和數(shù)字設(shè)備的升級

對于進(jìn)行業(yè)務(wù)檔案歸檔的人員應(yīng)該充分的考察其專業(yè)水平，并且對于開展的檔案歸檔工作應(yīng)該明確專人負(fù)責(zé)，并制定相應(yīng)的考核制度，通過年初所制定的目標(biāo)應(yīng)該在年末進(jìn)行考核，實(shí)施歸檔人員的責(zé)任制，以便于權(quán)責(zé)分明。提升歸檔工作人員的工作積極性，并保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。對于數(shù)字化設(shè)備應(yīng)該進(jìn)行升級，各圖書館應(yīng)該結(jié)合自身的業(yè)務(wù)水平制定相應(yīng)的數(shù)字化管理方案，通過設(shè)備的升級保證歸檔工作的順利展開。

四、總結(jié)

檔案是一種對社會組織機(jī)構(gòu)、國家相關(guān)信息、人員在社會中一切活動(dòng)信息的集合，通過將信息轉(zhuǎn)化為文字、音頻、視頻等方式對歷史發(fā)生事件的一種記載。通過對檔案的建立能夠有效地實(shí)施管理。在圖書館的檔案建立工作中，圖書館應(yīng)該及時(shí)的對相關(guān)業(yè)務(wù)材料、文件進(jìn)行整理，通過對檔案的建立保證圖書館開展的各項(xiàng)工作能夠更加規(guī)范化、合理化。對于評估人員能夠充分的了解圖書館各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展情況，提高評估的效率。

參考文獻(xiàn)

[1]葉二才.圖書館檔案管理工作[J].科技展望

[2]焦文銳.新時(shí)期圖書館辦公室的檔案管理[J].工會論壇——山東省工會管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，（4）：177-178.

（作者單位：陜西省山陽縣圖書館）