試論高校圖書館檔案管理的信息化

李國(guó)娟

【摘要】信息化時(shí)代里，信息化管理趨勢(shì)愈發(fā)明顯，在這種趨勢(shì)下，高校圖書館應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，加快檔案管理信息化建設(shè)，以信息化手段，取代傳統(tǒng)的管理方法，從而提高檔案管理水平，促進(jìn)圖書館檔案的高效利用。本文就高校圖書館檔案管理信息化作了相關(guān)分析。

【關(guān)鍵詞】高校；圖書館；檔案管理；信息化

高校圖書館在高校教育中發(fā)揮著重要的作用，伴隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，高校圖書館也在不斷發(fā)展壯大。圖書館檔案記錄了圖書館的發(fā)展歷史，對(duì)圖書館的發(fā)展有著指導(dǎo)、約束等作用。然而就當(dāng)前高校圖書館檔案工作來(lái)看，依然在采用傳統(tǒng)的管理方法，檔案信息主要依靠手工方式來(lái)統(tǒng)計(jì)、整理，這種方式已經(jīng)無(wú)法滿足高校圖書館發(fā)展的需要。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為高校圖書館檔案工作提供了巨大的便利，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為手段，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，從而提高檔案管理效率和水平。

一、高校圖書館檔案管理信息化的重要性

高校圖書館檔案是圖書館各項(xiàng)工作的原始記錄，能夠全面反映圖書館的辦館條件、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作、信息資源服務(wù)等內(nèi)容。高校圖書館檔案是高校圖書館發(fā)展的參考，做好圖書館檔案管理工作，可以為圖書館學(xué)研究和教學(xué)科研提供文獻(xiàn)保障，不斷優(yōu)化圖書館服務(wù)水平。長(zhǎng)期以來(lái)，高校圖書館檔案管理工作方式比較傳統(tǒng)，檔案的收集、存儲(chǔ)、調(diào)用等主要靠人工方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，信息化管理水平較低，而這種人工操作方式不僅效率低，而且很容易造成圖書館檔案信息的不完善。一旦圖書館檔案信息失真，就無(wú)法真實(shí)地反映圖書館實(shí)際情況，進(jìn)而影響到檔案作用的發(fā)揮，不利于高校圖書館的發(fā)展。信息化是信息化時(shí)代發(fā)展的重要特征，實(shí)現(xiàn)信息化管理是高校圖書館檔案管理的重要方向和目標(biāo)。以信息化手段取代傳統(tǒng)的檔案管理方式，可以實(shí)現(xiàn)資源的共享，有效避免檔案信息失真的現(xiàn)象發(fā)生，提高檔案管理水平，促進(jìn)圖書館檔案的高效利用，更好服務(wù)高校圖書館發(fā)展、服務(wù)高校教學(xué)與科研工作[1]。

二、高校圖書館檔案管理信息化策略

信息化時(shí)代里，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不適合高校圖書館檔案管理工作的需要，而要想促進(jìn)高校圖書館檔案的開發(fā)利用，圖書館就必須結(jié)合時(shí)代發(fā)展形勢(shì)要求，加快信息化建設(shè)，以信息化手段推動(dòng)檔案管理工作的開展，進(jìn)而提高檔案管理水平。

（一）加大信息化的投入

高校圖書館檔案管理信息化發(fā)展是建立信息化系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，而信息化系統(tǒng)的構(gòu)建有賴于資金。因此，要想真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，高校圖書館就必須加大投入，結(jié)合檔案管理信息化的需要，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，完善管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施。同時(shí)，要構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一、完善的檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)圖書館檔案類別，建立相應(yīng)的檔案信息系統(tǒng)，如圖書館業(yè)務(wù)檔案，以信息技術(shù)為載體，建立業(yè)務(wù)檔案信息系統(tǒng)，將圖書館業(yè)務(wù)信息全部納人到這一信息系統(tǒng)中去，從而實(shí)現(xiàn)信息化操作、管理，提高檔案管理效率和水平，促進(jìn)檔案信息的高效利用[2]。

（二）加大信息化人才的培養(yǎng)

在高校圖書館管理信息化過程中，人才起著重要的作用。如果檔案管理人員能力不足，不具備專業(yè)的管理能力，勢(shì)必會(huì)影響到圖書館檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程與發(fā)展。因此，加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)尤為重要。基于信息化管理的需要，圖書館要強(qiáng)化現(xiàn)有檔案工作人員能力的培訓(xùn)，包括信息化操作能力、檔案管理能力等，確?，F(xiàn)有檔案工作人員能夠勝任檔案信息化管理的需要。同時(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)教育，提高檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，通過繼續(xù)教育、專題培訓(xùn)、專題講座等形式，向圖書館檔案工作人員普及信息化管理知識(shí)，不斷優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升其業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng)。另外，要注重檔案工作人員的業(yè)務(wù)考核，主管部門要定期對(duì)檔案工作人員的實(shí)際操作業(yè)務(wù)進(jìn)行考核，將考核結(jié)果與檔案工作人員的工資收入掛鉤，進(jìn)而激勵(lì)檔案工作人員主動(dòng)投入到檔案管理工作中去[3]。

（三）做好檔案信息安全管理

在推進(jìn)圖書館檔案管理信息化發(fā)展的過程中，檔案信息安全問題應(yīng)引起高度重視。信息化管理是建立在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，而網(wǎng)絡(luò)具有開放性，在開放的環(huán)境下，圖書館檔案信息很容易遭受黑客攻擊。因此，要想提高檔案管理信息化水平，促進(jìn)檔案信息的高效利用，圖書館就必須做好檔案信息安全管理工作。首先，在構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)時(shí)，要從軟件、硬件人手，保證檔案信息系統(tǒng)的先進(jìn)性，杜絕系統(tǒng)漏洞存在；其次，加大信息安全技術(shù)的應(yīng)用，如加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、防火墻技術(shù)等，以這些技術(shù)為依托，提高檔案信息系統(tǒng)的安全性，避免檔案信息系統(tǒng)遭受惡意攻擊，進(jìn)而保證檔案信息安全、完整，使高校圖書館檔案能夠應(yīng)有的作用[4]。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上，高校圖書館檔案管理信息化發(fā)展具有重大現(xiàn)實(shí)意義，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，可以提高檔案管理水平，促進(jìn)圖書館檔案的高效利用，進(jìn)而推動(dòng)高校圖書館的更好發(fā)展?；跈n案信息化管理的需要，高校圖書館應(yīng)當(dāng)加大投入，結(jié)合自身實(shí)際，構(gòu)建統(tǒng)

一、規(guī)范的檔案信息化管理系統(tǒng)，加大信息化管理人才的培養(yǎng)，做好檔案信息安全管理，進(jìn)而為檔案管理信息化發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]王瑩.淺談高校圖書館辦公室檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（19）：50+52.

[2]王坷.高校圖書館檔案優(yōu)化管理創(chuàng)新路徑探索[J].課程教育研究，2017（09）：239-240.

[3]王君保.高校圖書館檔案管理創(chuàng)新探討[J].好家長(zhǎng)，2015（37）：247.

[4]韓來(lái)英.淺談高校圖書館檔案管理的信息化[J].中國(guó)成人教育，2011（21）：31-32.