現(xiàn)代文秘的工作性質(zhì)和任務(wù)

馬飛飛

摘 要：文秘工作涉及內(nèi)容范圍比較廣，并且綜合性能相對比較強的一項管理性工作，具有十分重要的意義。任何一個國家的機關(guān)部門、民間團體以及企事業(yè)單位是否能夠正常運轉(zhuǎn)，取決于文秘工作開展的運行狀態(tài)。隨著社會步入現(xiàn)代化時代，文秘工作也逐步走向現(xiàn)代化的趨勢?，F(xiàn)代文秘工作已經(jīng)擺脫了的傳統(tǒng)的依附性質(zhì)，成為一門相對比較獨立的工作，另外，隨著文秘工作職業(yè)化趨勢的逐步顯現(xiàn)，文秘工作者所承擔(dān)的角色定位也發(fā)生變化。因此，本文針對現(xiàn)代文秘的工作性質(zhì)和任務(wù)進行詳細的闡述說明。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代文秘；工作性質(zhì)；工作任務(wù)

隨著社會市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展與進步，經(jīng)濟的主體呈現(xiàn)多元化，從而致使產(chǎn)生大量相關(guān)的文秘事務(wù)，極其需要專業(yè)性比較強的人進行處理，因此，社會上便出現(xiàn)一種新型的職業(yè)階層即文秘。除黨政機關(guān)以外的秘書人員，其自身的政治性階段性被削弱，流動性相對比較大，同時越來越多的人將秘書工作作為一項謀生的手段。除此之外，社會上還出現(xiàn)大量的民辦服務(wù)機構(gòu)從事相關(guān)的秘書性事務(wù)。因此，秘書工作已然成為眾多職業(yè)門類中最熱門的一種職業(yè)。

一、現(xiàn)代文秘工作的職業(yè)化趨勢及其功能

1.1文秘工作職業(yè)化趨勢的特點

首先，文秘工作其實是一項社會分工比較明確，正在慢慢擺脫自身傳統(tǒng)的依附性以及自身的從屬性地位，形成一種新型的且相對獨立的社會職業(yè)；其次，由于文秘工作自身的經(jīng)濟性和連續(xù)性趨勢，從而促使文秘從業(yè)人員以獲得經(jīng)濟收入為主要目的，同時從業(yè)人員在較長的一段時間內(nèi)不會更換新的工作；再次，文秘工作本身的繁瑣以及復(fù)雜性，要求從業(yè)人員熟練掌握大量的知識內(nèi)容和技術(shù)，同時這一知識技術(shù)性成為文秘人員是否稱職的一項衡量標準；最后，相關(guān)文秘從業(yè)人員必須嚴格遵守該職業(yè)的道德規(guī)范，依據(jù)職業(yè)規(guī)范進行從業(yè)要求。

1.2現(xiàn)代文秘工作與傳統(tǒng)文秘工作相比的顯著特點

（1）現(xiàn)代文秘工作與傳統(tǒng)文秘工作相比，其服務(wù)功能更加突出，但參與功能卻逐漸減弱。文秘職業(yè)受到經(jīng)濟性因素的影響，致使職業(yè)雇傭性大大增強，僅僅因為雇傭性，導(dǎo)致雇傭者對文秘人員參與決策的行為比較排斥。

（2）與傳統(tǒng)的文秘工作相比，樞紐功能顯得更加突出。文秘部門作為一個單位的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，為總經(jīng)理和各部門提供一個溝通的鏈接紐帶。隨著先進技術(shù)應(yīng)用到社會的各個領(lǐng)域范圍內(nèi)，文秘工作的技術(shù)特征也隨之增強。所以現(xiàn)代文秘工作必須積極引進和運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，促使其充分發(fā)揮自身的作用，以此保證現(xiàn)代文秘工作的健康發(fā)展。

二、現(xiàn)代文秘人員的角色定位

2.1競爭意識

現(xiàn)代文秘從業(yè)人員處于市場經(jīng)濟競爭之中，要求其必須具備一定的競爭意識。首先，文秘工作作為大多數(shù)從業(yè)人員獲得經(jīng)濟收入的手段，致使其現(xiàn)代文秘職位之間形成競爭，所以文秘從業(yè)人員必須提高自身的競爭實力以及自身的綜合素質(zhì)；其次，文秘從業(yè)人員必須對現(xiàn)實發(fā)展狀況有足夠的認知，用積極的人生態(tài)度和正確的手段去面對競爭。尤其是在現(xiàn)代科技知識不斷發(fā)展進步的發(fā)展背景影響下，要求現(xiàn)代文秘從業(yè)人員在競爭的過程中能夠吸納新的知識內(nèi)容，從而提高自身的競爭力。

2.2奉獻意識

近年來，現(xiàn)代文秘職業(yè)化產(chǎn)生諸多不同類型的文秘部門和文秘角色，尤其是黨政機關(guān)內(nèi)部的文秘從業(yè)人員，由于其服務(wù)對象自身的特點，致使文秘人員要有默默奉獻的精神。但這種無私奉獻的精神意識往往被現(xiàn)代非官方文秘人員忽略。文秘工組職業(yè)哈從而導(dǎo)致現(xiàn)代文秘人員勞動價值的商品化。部分企業(yè)和私人文秘從業(yè)人員與經(jīng)濟利益有著直接關(guān)聯(lián)，并且在這種價值商品化的背景影響下，文秘工作本身的奉獻意識就顯得尤為重要?，F(xiàn)代文秘從業(yè)人員必須有愛崗敬業(yè)的奉獻精神，心甘情愿的為文秘職業(yè)發(fā)展貢獻自身的知識才能，從而將自我價值進行充分發(fā)揮。如果文秘人員盲目的追求經(jīng)濟利益，拋棄自身的奉獻意識，則會發(fā)生角色錯位的現(xiàn)象，從而脫離社會角色期望，最終造成文秘角色發(fā)生異化，所以，必須從發(fā)展的角度出發(fā)，對文秘人員的角色進行重新定位，從而意識其歷史和現(xiàn)實的價值。

三、現(xiàn)代社會發(fā)展對文秘工作的雙重影響

3.1對現(xiàn)代文秘職業(yè)的雙重影響

（1）隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，大大推動文秘工作的現(xiàn)代化發(fā)展，促使計算機或者其它文字處理設(shè)備取代了傳統(tǒng)的手工操作，從而提高文秘的工作效率。另外，通過計算機或者其它先進的技術(shù)設(shè)備對文字、圖像以及語言等信息進行編排、換算等，最終整合成有效的現(xiàn)代化信息，從而拓寬文秘人員的信息來源和視野，還能夠及時的將對信息進行傳送和交流。

（2）雖然先進的科學(xué)技術(shù)對現(xiàn)代文秘工作發(fā)展起到一定的鼓舞作用，但也存在一些隱藏的深層危機。首先由于計算機自身發(fā)展的限制因素，從而導(dǎo)致文秘工作效率大大降低，甚至處于全面癱瘓狀態(tài)。比如計算機病毒會對文秘工作中的處理程序和信息整合的全過程帶來影響，增加文秘工作的困難度。其次，現(xiàn)代文秘工作對計算機設(shè)備的依賴性越來越強，從而導(dǎo)致文秘職業(yè)本身在深層發(fā)展的過程中會受到一定的約束限制。例如文秘工作中的各種應(yīng)用程序和文字處理文件以及多媒體技術(shù)等影響下，文秘人員嚴重受到計算機專家的控制。由于文秘人員在計算機相關(guān)專業(yè)知識方面比較缺乏，一旦系統(tǒng)的功能無法滿足于使用的需求，則會致使文秘人員束手無策。

3.2對文秘人員本身的雙重影響

（1）提高文秘人員職業(yè)角色的素質(zhì)。在現(xiàn)代文秘工作過程中，由于各種先進技術(shù)的廣泛應(yīng)用，致使文秘從業(yè)人員必須掌握多種科技設(shè)備的基本操作技能?，F(xiàn)代文秘自身的多能化作用，致使文秘人員必須具備書寫能力、語言能力、管理能力等復(fù)合型多功能的人才角色，除此之外，文秘人員還應(yīng)該掌握一些汽車駕駛以及錄像攝影等實用的技藝。

（2）緩解角色緊張和角色沖突角色緊張主要是指角色在其扮演的整個過程中，產(chǎn)生不適的心理狀態(tài)。而角色沖突指的是個體在角色扮演的過程中其角色內(nèi)部與角色之間所發(fā)生的一些矛盾和沖突等問題。文秘工作的職業(yè)化大大的緩解了現(xiàn)代文秘人員的角色沖突問題。雖然現(xiàn)代文秘角色在現(xiàn)代化社會中的發(fā)展并不是想象中的完美無瑕。當先進技術(shù)被廣泛應(yīng)用到現(xiàn)代文秘工作之中，則會致使文秘人員成為現(xiàn)代科技的奴仆的可怕現(xiàn)象。所以文秘人寧愿在接受現(xiàn)代科技帶來的輕松快感時，也將與創(chuàng)造性偏離方向，致使文秘角色的主體性慢慢的被消解。除此之外，由于社會不斷發(fā)展進步，出現(xiàn)更多不同類型的專職文秘角色。雖然這種繁榮的現(xiàn)象世人干道開心，但欣喜的背后，還有人們無法想到的后果，隨著社會分工越來越細化，從而導(dǎo)致文秘人員的發(fā)展自由度受到限制。

結(jié)束語

綜上所述，文秘工作與檔案管理工作二者密不可分，是一個有機的整體。公文是檔案的發(fā)展基礎(chǔ)，檔案是公文的發(fā)展和延續(xù)，二者相輔相成，既有同一性又具有特殊性。因此，對于現(xiàn)代文秘要求越來越專，越來越細，給現(xiàn)代文秘的全面發(fā)展帶來不利影響。所以，現(xiàn)代文秘必須從社會發(fā)展、職業(yè)分工等角度出發(fā)，進行全面的發(fā)展。

參考文獻

[1]張絳青.試論現(xiàn)代文秘工作的性質(zhì)和任務(wù)[J].浙江檔案，2000，（6）：34-35.

[2]張絳青.試論現(xiàn)代文秘工作的性質(zhì)和任務(wù)[J].浙江檔案，2000，（6）：34-35.

（作者單位：陜西國際商貿(mào)學(xué)院）