會計檔案管理淺議

田濱濱

摘 要：會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業(yè)務的重要史料和證據 檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務管理工作的重要內容，是會計檔案形成的前提和基礎。所以，進一步加強會計檔案管理勢在必行。

關鍵詞：會計；檔案；管理；形成；整理；服務

會計檔案是記錄和反映一個單位經濟業(yè)務的重要史料和證據 檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財務管理工作的重要內容，是會計檔案形成的前提和基礎。所以，進一步加強會計檔案管理勢在必行。檔案管理是一門學問，需要會計人員去認真學習、去積極探索，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高，可以使會計檔案管理工作更好地適應社會主義現代化建設和經濟體制改革的需要。

一、會計檔案的收集范圍

會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據，是形成會計檔案的前提和基礎。因此，必須熟悉和掌握會計檔案的收集范圍。

1、會計憑任。它包括自制原始憑證、外來原始憑證 原始憑征匯總表 銀行存款對賬單 銀行存款余額調節(jié)表等。

2、會計賬簿。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類帳、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。

3、會計報表，分月、季度、年度會計報表。每類報表包括資產負債表、損益表、利潤分配表、現金流量表、成本費用表、及各種附表、報表附注和決算說明等。

4、其他會計核算資料。屬于財務業(yè)務范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關的數據資料。如經濟合同、數據統計資料、財產清查匯總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊等。

二、會計檔案形成與保管

1、會計檔案均應整理裝盒，并按要求填齊盒上各項內容。這些的會計檔案收集整理應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

2、當年形成的會計檔案，可暫時在會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交流冊，移交本單位檔案機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。

3、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起?？傎~、明細賬、憑證等保管期限為15年；銀行、現金日記賬保管期限等25年，年度財務報告決算等保管期限為永久。

4、保管到期的會計檔案，應由本單位檔案機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見，由檔案機構和會計機構共同派人到指定地點監(jiān)銷。

三、會計檔案管理中存在的問題

1、會計檔案保管不規(guī)范。有些單位的會計檔案未按要求歸入單位綜合檔案室保管，而是由會計人員自行保管；有些單位沒有成立綜合檔案室，各類檔案分別由具體工作人員保管；有些單位雖設有專職檔案管理人員，但未接收會計檔案；有些單位由于領導不了解《會計檔案管理辦法》，要求會計人員自行保管會計檔案。

2、會計檔案立卷不規(guī)范。有些單位會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全，有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置，活頁賬簿沒按統一標準填寫封面。

3、會計檔案管理及銷毀不規(guī)范。會計檔案管理不科學，存放不規(guī)范，查找不方便，借閱登記制度不健全。會計檔案該銷毀也毀的不銷毀，銷毀過程有的也不規(guī)范。

四、會計檔案管理存在問題的解決措施

1、加強會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。由單位檔案機構統一管理的會計檔案，應嚴格按照會計檔案整理的有關規(guī)定 明確會計檔案的所有權是哪個單位，單位會計機構將會計檔案整理規(guī)范，在會計機構暫時保管1年，期滿后編制會計檔案案卷目錄移交本單位檔案機構統一保管，未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

2、規(guī)范會計檔案保管。財會部門應按檔案管理部門的要求辦理相關手續(xù)，將會計檔案移交檔案管理部門保管。未建立檔案管理部門的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，但要由專人負責，要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施，對已離任的會計人員，其會計檔案應交本單位檔案部門或財會部門保管，不得自行存放。對已終止會計核算業(yè)務的單位或部門，其會計檔案應交上級檔案部門保管。凡未移交的單位或個人，應立即辦理移交手續(xù)。

3、規(guī)范會計檔案保管的期限管理和銷毀管理。各單位會計檔案的保管期限要嚴格按照 《會計檔案管理辦法》 的規(guī)定執(zhí)行。會計檔案保管期滿需銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財會部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊，機關和事業(yè)單位報本單位領導批準后銷毀；企業(yè)單位經企業(yè)領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出另行立卷，由會計檔案保管部門保管到結清債權債務為止。各單位按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由會什檔案保管部門和財會部門共同派人監(jiān)銷。

4、加強會計人員崗位培訓。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納人會計人員上崗前的培訓中，從會計檔案整理的基礎業(yè)務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

5、加大會計檔案的監(jiān)管力度。結合實際，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項會計業(yè)務檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，以加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

因此，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高，可以使會計檔案管理丁作更好地為經濟建設和經濟體制改革服務，更好地為社會主義市場經濟服務。

（作者單位：濰坊市住房公積金管理中心青州分中心）