政協(xié)機(jī)關(guān)檔案信息化管理的策略分析

劉亭

摘 要：政協(xié)機(jī)關(guān)檔案部門的職能是管理政協(xié)政務(wù)和政協(xié)科研中產(chǎn)生各種各樣的信息。隨著信息革命覆蓋維度和廣度加深，政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理部門開(kāi)始運(yùn)用這種技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和精細(xì)化保護(hù)。政協(xié)機(jī)關(guān)檔案信息化是以信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為手段，以政協(xié)各種檔案資源為對(duì)象，以服務(wù)政協(xié)工作為目標(biāo)，按照信息社會(huì)的要求對(duì)檔案進(jìn)行綜合利用的過(guò)程。這種新型檔案管理模式既有其固有優(yōu)勢(shì)，但政協(xié)引進(jìn)時(shí)間尚不長(zhǎng)久，可供借鑒的理論和經(jīng)驗(yàn)也不多，先天不足長(zhǎng)期困擾著政協(xié)機(jī)關(guān)檔案信息化工作，如何破解這一瓶頸，是亟待理論界關(guān)注的命題。

關(guān)鍵詞：政協(xié)機(jī)關(guān)；信息化；檔案管理

一、政協(xié)機(jī)關(guān)檔案信息化管理概述

電子政務(wù)的的迅猛發(fā)展，給機(jī)關(guān)檔案建設(shè)注入了新血液，開(kāi)辟了新思路，各級(jí)機(jī)關(guān)紛紛將信息化技術(shù)融入到本機(jī)關(guān)檔案工作中，相較于其他機(jī)關(guān)單位檔案信息化建設(shè)情況來(lái)看，政協(xié)機(jī)關(guān)檔案管理既有檔案工作的共性，也有自身的特性所在。

（1）政協(xié)檔案職能多樣性

一般機(jī)關(guān)單位的檔案機(jī)構(gòu)由于服務(wù)對(duì)象固定和內(nèi)容單一，致使其職能多呈現(xiàn)出單一性的態(tài)勢(shì)，而政協(xié)檔案的覆蓋面較廣、作用力較強(qiáng)，其職能多呈現(xiàn)出多樣性的態(tài)勢(shì)。政協(xié)機(jī)關(guān)檔案部門的首要職能就是要保障政協(xié)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。政協(xié)機(jī)關(guān)檔案部門不僅在民主監(jiān)督這一特色工作中扮演著重要角色，而且為政協(xié)的規(guī)劃制度的擬定和創(chuàng)新發(fā)展提供資料參考[]。除此之外，政協(xié)機(jī)關(guān)檔案對(duì)社會(huì)的服務(wù)功能、對(duì)人民的服務(wù)功能都深深展現(xiàn)出政協(xié)檔案職能的多樣性。要充分挖掘這些職能，為這些職能的實(shí)現(xiàn)提供便利，也就催生了政協(xié)檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展。

（2）政協(xié)檔案工作的綜合性

相較于其他機(jī)關(guān)檔案部門相比，政協(xié)檔案部門是一個(gè)綜合載體，集政協(xié)政務(wù)、委員履職、服務(wù)社會(huì)、政務(wù)科研等多種社會(huì)功能于一體，檔案部門中所存檔案內(nèi)容多元化，檔案工作具有極強(qiáng)的綜合性。同時(shí)，隨著時(shí)代的進(jìn)步和歷史要求的變化，政協(xié)的各種政務(wù)活動(dòng)也愈加豐富多彩，檔案的內(nèi)容也會(huì)隨著這一時(shí)代潮流而愈加復(fù)雜多元。正是基于這種綜合性，政協(xié)檔案類別和數(shù)量都是一般的檔案部門無(wú)法比擬的，這就需要利用信息化手段集成化、高效化的特性來(lái)對(duì)如此紛繁復(fù)雜的檔案進(jìn)行管理。

二、政協(xié)機(jī)關(guān)檔案信息化存在的困境

（1）缺乏有效保障

一方面，信息化人才匱乏。檔案工作的行為主體是檔案工作者，其是檔案工作的核心要素，決定著檔案管理成效的好壞[]。然而，部分地區(qū)政協(xié)檔案工作者要么沒(méi)有從事過(guò)相關(guān)工作，要么沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的信息技術(shù)培訓(xùn)，面對(duì)實(shí)踐情形中出現(xiàn)的弊病難以高效科學(xué)的應(yīng)對(duì)。政協(xié)檔案工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)不科學(xué)、知識(shí)儲(chǔ)備有所缺失的現(xiàn)象凸顯。盡管部分地區(qū)政協(xié)機(jī)關(guān)每年都會(huì)開(kāi)展一些培訓(xùn)活動(dòng)，但是這種非定期、非固定式的培訓(xùn)往往都是臨陣磨槍，難以取得較好的成效，與檔案信息化建設(shè)工作的人才需求不匹配。另一方面，資金保障機(jī)制不完善。檔案信息化管理需要具備充足的資金保障，才能發(fā)揮其應(yīng)有成效。這種管理模式中，許多老舊的設(shè)施需要更新或完善，許多新型處理設(shè)施需要添置。典型如高速掃描儀、圖片處理軟件、大尺寸圖紙裁剪設(shè)備以及出版級(jí)復(fù)印機(jī)等。資金保障機(jī)制的不健全已經(jīng)嚴(yán)重制約了政協(xié)檔案工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，進(jìn)而阻礙政協(xié)的長(zhǎng)期健康發(fā)展。

（2）開(kāi)發(fā)利用程度不高

由于檔案本身屬性以及傳統(tǒng)“重建檔、輕開(kāi)發(fā)”理念的原因，檔案工作給人的第一印象往往是保密和封閉，社會(huì)個(gè)體的檔案意識(shí)較為薄弱。尤其是在信息化生態(tài)視域下，社會(huì)個(gè)體的檔案意識(shí)更為弱化，不安全性和不習(xí)慣性等慣性思維都嚴(yán)重制約了政協(xié)檔案的開(kāi)發(fā)利用程度。多數(shù)政協(xié)機(jī)關(guān)檔案工作者的信息化思維比較保守，依然停留在簡(jiǎn)單的層面，如運(yùn)用信息化工具進(jìn)行目錄編制、上傳到數(shù)據(jù)硬盤和檔案介紹等。很少有政協(xié)管理員認(rèn)識(shí)到運(yùn)用信息化工具進(jìn)行檔案專題匯編、檔案信息編研和檔案信息檢索，不能做到與時(shí)俱進(jìn)和因地制宜，致使難以與世界先進(jìn)水平接軌。

三、政協(xié)機(jī)關(guān)檔案信息化管理的突破路徑

（1）強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)保障

一方面，要強(qiáng)化人才保障，建立健全檔案信息化人才培養(yǎng)機(jī)制，為政協(xié)機(jī)關(guān)打造一支勇立潮頭的蘭臺(tái)鐵軍[]。人才培養(yǎng)要堅(jiān)持系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性，通過(guò)健全培養(yǎng)機(jī)制來(lái)提升檔案工作者的實(shí)踐能力和信息設(shè)備操作水平，從而使其構(gòu)建起復(fù)合型的的知識(shí)結(jié)構(gòu)。第一，要加強(qiáng)檔案工作者的自我職業(yè)認(rèn)同感，通過(guò)提高薪資待遇、增加職業(yè)發(fā)展機(jī)會(huì)的方式來(lái)提升檔案工作者的職業(yè)聲望和職業(yè)榮譽(yù)感。之所以采取這種方式是為了增強(qiáng)檔案工作者的職業(yè)期待、減少職業(yè)倦怠感、降低離職率。第二，要培養(yǎng)檔案工作者的業(yè)務(wù)創(chuàng)新能力。隨著信息化的持續(xù)推進(jìn)，檔案管理工作需要不斷推陳出新，這就需要檔案工作者具備長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光和創(chuàng)新的意識(shí)。因此，檔案工作者不能閉門造車，而應(yīng)注重日常工作的積累，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理念，勤于從多個(gè)視角分析和總結(jié)工作中的得失，創(chuàng)新出新的檔案管理模式。另一方面，要強(qiáng)化資金保障。既要做好事前的信息設(shè)備購(gòu)置工作，也要做好事后的信息設(shè)備維護(hù)和更新工作。

（2）提高開(kāi)發(fā)利用程度

政協(xié)檔案部門在新的歷史起點(diǎn)上，肩負(fù)的職能既要面向本機(jī)關(guān)，也要面向社會(huì)和政協(xié)委員。因此，要充分利用信息化工具，挖掘有價(jià)值的信息資源。例如，針對(duì)政協(xié)日常工作中普遍存在的問(wèn)題，編制檔案專題，通過(guò)研究專題解決實(shí)際工作的弊??；針對(duì)檢索難的問(wèn)題，編制分類目錄，按照檔案的格式和內(nèi)容進(jìn)行分類，編制統(tǒng)一的目錄，從而實(shí)現(xiàn)縱向和橫向的交叉檢索。總之，檔案工作者要把對(duì)信息化的依賴轉(zhuǎn)移到對(duì)檔案利用方式的需求上，從需求主體的需求出發(fā)，開(kāi)發(fā)利用檔案中有價(jià)值的資源。

四、結(jié)語(yǔ)

政協(xié)機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)新形勢(shì)，適應(yīng)新歷史起點(diǎn)的重大事業(yè)，它以一種不可逆轉(zhuǎn)的態(tài)勢(shì)逼近政協(xié)機(jī)關(guān)的檔案管理部門和檔案管理者。政協(xié)機(jī)關(guān)作為民主監(jiān)督的前沿陣地，信息資源的重要性不言而喻，這些信息資源對(duì)于記錄政協(xié)歷史、傳承政協(xié)文明、造福人民群眾和服務(wù)和諧社會(huì)具有重要意義。信息化的歷史起點(diǎn)下，政協(xié)檔案管理工作者有更大的舞臺(tái)和空間，也需要承擔(dān)新的歷史使命和任務(wù)。面對(duì)當(dāng)前政協(xié)檔案管理現(xiàn)狀，政協(xié)檔案工作者必須結(jié)合政協(xié)發(fā)展實(shí)際，搶抓信息化時(shí)機(jī)，迎難而上，進(jìn)而推進(jìn)信息化背景下政協(xié)檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

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（作者單位：山東省濱州市沾化區(qū)政協(xié)辦公室）