信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考

鞠正寶

摘 要：作為行政事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中的一個(gè)重要組成部分，其能夠在開展檔案管理工作的過程中發(fā)揮重要作用，如人事部署、事務(wù)安排以及管理、決策等，且能夠充分反映行政事業(yè)單位的發(fā)展歷程。信息化背景下，我國(guó)行政事業(yè)單位檔案管理工作中的問題逐漸暴露出來，由此，本文針對(duì)目前行政事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，其后，針對(duì)信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化工作的開展予以了探討，其主要目的在于為行政事業(yè)單位檔案管理工作的順利有序提供保障。

關(guān)鍵詞：信息化；背景；行政事業(yè)單位；檔案管理；科學(xué)化

采用科學(xué)的方案管理行政事業(yè)單位的檔案，能夠?yàn)闄n案的真實(shí)性提供保障，基于這一情況，伴隨計(jì)算機(jī)信息時(shí)代的到來，行政事業(yè)單位的檔案開展信息化、科學(xué)化管理具有十分重要的作用。信息化背景下，我國(guó)行政事業(yè)單位檔案管理工作中的問題逐漸暴露出來，由此，本文針對(duì)目前行政事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，其后，針對(duì)信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化工作的開展予以了探討。

1行政事業(yè)單位檔案管理工作中的問題

1.1管理制度缺乏完善性

各行業(yè)開展信息化管理、加強(qiáng)科技智能化管理這一大背景下，我國(guó)行政事業(yè)單位改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料辦公模式，引進(jìn)信息管理方法，并開始逐漸建立自身信息體系?，F(xiàn)階段，行政事業(yè)單位多采用的檔案管理制度是《文件檔案歸檔的制度》，并以此為基礎(chǔ)，結(jié)合本單位自身發(fā)展的實(shí)際情況制定與本單位實(shí)際情況相符合的檔案管理制度，盡管如此，但仍然缺乏有效的監(jiān)督管理制度和實(shí)際實(shí)施制度予以保障[1]。

1.2檔案管理人員問題

信息化背景下存在檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不足以及科學(xué)化意識(shí)淡薄等方面的問題。就業(yè)務(wù)素質(zhì)不足而言，檔案管理作為一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，對(duì)工作人員的專業(yè)性提出了較高的要求，面對(duì)不斷發(fā)展的科學(xué)技術(shù)，信息化運(yùn)用到檔案管理工作之后，還要求工作人員能夠科學(xué)化地管理檔案[1]。此外，檔案管理工作較為復(fù)雜，其對(duì)工作人員的工作態(tài)度以及工作專業(yè)素質(zhì)提高了較高的要求，但受到檔案管理工作多比較枯燥乏味，容易出現(xiàn)工作積極性不高以及檔案管理工作中存在諸多操作不規(guī)范的情況，進(jìn)而對(duì)檔案管理工作的效率形成較大影響。就科學(xué)化意識(shí)淡薄而言，傳統(tǒng)檔案管理工作的模式以及方法難以同新形勢(shì)下的工作要求向符合，尤其是在當(dāng)前信息技術(shù)得到顯著發(fā)展的大環(huán)境中。部分檔案管理人員在科學(xué)化管理方面的意識(shí)較為薄弱，亟需進(jìn)一步的提升。部分檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，不熟悉檔案歸檔的操作流程以及操作規(guī)范，管理人員習(xí)慣于原有工作方法二不遠(yuǎn)去做出改變，進(jìn)而導(dǎo)致在檔案管理過程中出現(xiàn)問題。

1.3資產(chǎn)運(yùn)作效率低

受到傳統(tǒng)理念的影響，目前，多數(shù)事業(yè)單位并未將檔案管理工作重心置于業(yè)務(wù)之中，其中部分檔案管理模塊被諸多事業(yè)單位忽視，如社保檔案等，工作人員認(rèn)為檔案管理工作并不能夠直接為事業(yè)單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。受到這一錯(cuò)誤理念的嚴(yán)重影響，事業(yè)單位并未在檔案管理工作中投入大量的人力以及物力，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理工作由于人手和物資不足出現(xiàn)工作效率低下的現(xiàn)象。對(duì)于行政事業(yè)單位而言，通常會(huì)采取多種方式獲取更多的可利用資金，占有較多的國(guó)有資產(chǎn)，但卻較少對(duì)行政事業(yè)單位的真實(shí)現(xiàn)狀以及實(shí)際需求進(jìn)行考慮。處于此類環(huán)境中，可能導(dǎo)致各行政要職人員、各部門之間出現(xiàn)相互攀比的情況，進(jìn)而呈現(xiàn)不合理的資產(chǎn)配置，與此同時(shí)，在開展信息化管理的過程中存在諸多不完善或者存在漏洞的地方，導(dǎo)致了各部門員工之間的交流和溝通不足，進(jìn)而阻礙檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。

2信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化探討

2.1建立健全檔案管理機(jī)制

通過對(duì)行政事業(yè)單位檔案管理工作中的諸多問題進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)建立信息化、科學(xué)化檔案管理機(jī)制，已經(jīng)成為開展行政事業(yè)單位檔案管理的關(guān)鍵所在[2]。從行政事業(yè)單位發(fā)展的角度出發(fā)，開展科學(xué)化管理工作以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的熟練掌握為前提，進(jìn)而建立并健全檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)行政事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化。面對(duì)不斷發(fā)展的電子計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，行政事業(yè)單位檔案管理工作出現(xiàn)了責(zé)任劃分不明、結(jié)構(gòu)松散以及流程混亂等多方面的情況。為防止在檔案管理工作中出現(xiàn)上述現(xiàn)象并保障檔案管理工作能夠有序進(jìn)行，建立科學(xué)化方案管理機(jī)制具有重要的意義。在行政事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建檔案管理工作條例規(guī)則、檔案管理安全機(jī)制以及檔案管理操作機(jī)制等內(nèi)容，借助于建立科學(xué)且合理的檔案管理機(jī)制的方式，全面提高工作人員的責(zé)任意識(shí)。新時(shí)期對(duì)于行政事業(yè)單位檔案管理工作提出了更高的要求，行政事業(yè)單位單位可以通過開展科學(xué)化檔案管理工作模式的方式，滿足信息化背景中檔案管理工作的要求 [3]。

2.2提高科學(xué)化管理意識(shí)

現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展處于較快階段，其應(yīng)用范圍逐步擴(kuò)大，信息化時(shí)代背景下，為促使行政事業(yè)單位的檔案管理人員符合時(shí)代發(fā)展的要求，提高管理人員的信息化、科學(xué)化管理意識(shí)具有重要的意義。檔案管理工作人員作為檔案管理的主體，面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的環(huán)境，不僅需要具有較高的專業(yè)知識(shí)而且需要具備較高的專業(yè)技能，因此，行政事業(yè)單位還需要采取多種方式提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì) [4]。在人才培養(yǎng)方面，行政事業(yè)單位可借助于開展崗位培訓(xùn)的方式，不斷強(qiáng)化在職檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)以及技能，進(jìn)而真正實(shí)現(xiàn)有效推進(jìn)檔案科學(xué)化管理工作順利開展的目標(biāo)。

2.3增加檔案科學(xué)化管理的資金投入

在檔案管理范疇內(nèi)，快速發(fā)展的信息技術(shù)在創(chuàng)造良好轉(zhuǎn)型機(jī)遇的同時(shí)帶來了一定的沖擊和挑戰(zhàn)，如在開展行政事業(yè)單位檔案管理工作的過程中，我國(guó)依然存在許多單位的基礎(chǔ)設(shè)備處于落后狀態(tài) [5]。行政事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)于檔案管理部門的資金投入，如先進(jìn)設(shè)備的引進(jìn)、先進(jìn)技術(shù)的引入、先進(jìn)科學(xué)方法的使用等，在保障事業(yè)單位基礎(chǔ)設(shè)施的同時(shí)促進(jìn)單位信息化環(huán)境的形成，并在此基礎(chǔ)上為檔案管理工作開展提供便利。除此之外，檔案管理工作人員的薪酬待遇較低在一定程度上影響了人員工作積極性，因此加大行政事業(yè)單位檔案管理工作的投入具有重要意義。這是因?yàn)?，充足的資金能夠給行政事業(yè)單位檔案管理工作提供資金支持，以保障檔案科學(xué)化管理工作順利開展。

3.結(jié)束語

在互聯(lián)網(wǎng)+信息化的時(shí)代背景環(huán)境中，檔案信息化、科學(xué)化管理一方面能夠?yàn)樾姓聵I(yè)單位自身開展檔案管理工作帶來便利，另一方面能夠?yàn)槿鐣?huì)共享法律資源帶來可能，故以信息技術(shù)作為支撐的檔案科學(xué)化管理系統(tǒng)被運(yùn)用于行政事業(yè)單位的檔案管理工作中。本文通過對(duì)信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其存在管理制度完善性缺乏、管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不足以及資產(chǎn)運(yùn)作效率低等多方面的問題。針對(duì)信息化背景下行政事業(yè)檔案管理中存在的問題，文章提出從建立健全科學(xué)化檔案管理機(jī)制、提高科學(xué)化管理意識(shí)、增加檔案科學(xué)化管理的資金投入等出發(fā)，開展檔案管理科化學(xué)工作。

參考文獻(xiàn)

[1]王 杰.基于信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（08）：115.

[2]于洪坤.事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].城建檔案，2018（05）：79-80.

[3]王翠翠.探討行政事業(yè)單位檔案管理的思路[J].新課程（下），2014（05）：313.

[4]朱淑霖.信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化[J].中國(guó)管理信息化，2016（19）：192-193.

[5]馬榮.社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下完善事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)效策略[J].中國(guó)市場(chǎng)，2018（07）：121-125.

（作者單位：濱州市委辦公室）