從管理心理學角度探究高職院校的檔案管理與利用

楊玲

摘 要：對于高職院校來說，檔案的管理與利用是非常重要的，現(xiàn)階段，不少高職院校在檔案管理與利用上都還存在或多或少的問題，這些問題的存在對檔案作用的充分發(fā)揮來說是非常不利的，而將管理心理學應用于高職院校檔案管理與利用過程中，可針對管理者與利用者不同的心理特征，采取針對性的管理措施，進而實現(xiàn)高職院校檔案管理與利用水平的提升。本文筆者就從管理心理學的角度對高職院校的檔案管理與利用進行了分析和探究。

關鍵詞：管理心理學；高職院校；檔案管理；利用

一、管理心理學的內(nèi)涵

所謂管理心理學，指的就是對組織管理過程中人們的潛在心理特征與行為規(guī)律進行分析和研究的一門新興學科，它既是管理學的一個重要分支，同時也是心理學的一大重要分支，從起源上來看，管理心理學是在工業(yè)心理學與科學管理運動的推動下逐漸出現(xiàn)的，其產(chǎn)生的最關鍵動因是“霍桑實驗”，到上世紀六十年代左右，管理心理學開始成為一門專門的、獨立的學科門類。管理心理學主要站在心理學的視角，對組織中個體的心理現(xiàn)象及其活動規(guī)律等進行研究，其著重強調(diào)“人”這一因素在管理過程中的作用?，F(xiàn)階段，管理心理學的研究內(nèi)容主要涉及到以下兩個方面：第一是對跨文化管理理論、團隊建設、組織發(fā)展、管理決策等多方面的問題進行研究。第二是站在個體差異的視角對人員培訓、選撥、評價以及薪資分配等進行深入分析和研究。管理心理學中提出的相關理論與方法，對高職院校檔案管理來說具有非常大的參考價值。

二、當前高職院校檔案管理過程中存在的主要問題

（1）檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低。現(xiàn)階段，大多數(shù)高職院校在檔案管理方面都存在管理人員綜合素質(zhì)偏低的問題，許多管理人員都沒有認識到檔案管理這項工作的重要意義，管理意識非常薄弱，不具備開展檔案管理工作的積極性和主動性，大部分管理人員都是在被動的狀態(tài)下開展檔案管理工作，這就導致檔案管理工作成效難以得到有效提升。具體來說，檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，缺乏檔案管理的專業(yè)知識。高職院校檔案管理工作崗位的人員大都不具備專業(yè)知識背景，在實際開展工作的時候主觀性、隨意性較大，在遇到專業(yè)問題的時候往往束手無策。第二，業(yè)務技能不高。高職院校的檔案管理本身就是一項專業(yè)性、系統(tǒng)性的工作，工作量較大，且要求管理人員必須在規(guī)定的時間內(nèi)完成檔案歸類與整理等工作，而要達到這一目的的必備前提就是具備較高的業(yè)務素質(zhì)與技能，但是當前大部分檔案管理人員的業(yè)務技能都不是很高，缺乏實踐經(jīng)驗，在具體操作過程中非常不熟練，這些都是阻礙高職院校檔案管理水平提升的絆腳石。

（2）檔案管理的信息化水平不高。當前大部分高職院校在檔案管理方面的信息化建設水平都比較落后，仍然停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理階段，盡管這一管理模式也能將學校的重要文件信息保存下來，但是由于近些年高職院校的不斷擴招以及建設規(guī)模的顯著擴大，檔案信息數(shù)量的增幅非常之大，這些大量的檔案信息如果只是采用紙質(zhì)檔案來進行管理的話，必定會占用大量的空間，而且在查詢檔案的時候也極為不便。相反，如果引入信息化管理系統(tǒng)，不僅能節(jié)省紙質(zhì)檔案管理存儲的空間，同時還能提高檔案管理效率與質(zhì)量。由此可見，加強對高職院校檔案管理信息化建設是非常必要的。

（3）管理者缺乏檔案管理意識。我國許多高職院校都認為檔案管理工作并不是很重要，在開展此項工作時的態(tài)度也比較敷衍，有的甚至直接略過了此項工作，致使相關人員在需要用到檔案信息的時候根本無從查閱，這對學校的長遠發(fā)展來說是非常不利的。高職院校在看待檔案管理這項工作的時候往往存在一個誤區(qū)，那就是認為檔案管理工作就是對各種文件信息進行簡單整理，檔案管理人員只要將檔案信息匯總保管起來就行了，正是由于存在這樣的錯誤思想，導致檔案信息在管理過程中缺乏完善的管理機制與先進設備，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料信息丟失、缺漏等問題。

三、管理心理學角度下高職院校檔案管理與利用的對策

（1）適當拓展檔案管理工作人員的職業(yè)空間，提高其職業(yè)地位。根據(jù)管理心理學中的“雙因素理論”，要實現(xiàn)個體工作積極性與主動性的最大限度激發(fā)，最為重要的就是使其產(chǎn)生“滿足感”，因此，要確保高職院校檔案管理工作的高效化開展，就必須使管理工作人員得到“滿足”，適當拓展檔案管理人員的職業(yè)上升空間，使其職業(yè)地位得到提升。具體來說，應當從下列幾個方面著手：首先，應當注重對檔案管理人員業(yè)務能力的培養(yǎng)。可定期組織管理人員參與內(nèi)部業(yè)務培訓活動，或者組織其到各單位進行交流學習，積極吸取和借鑒相關單位檔案管理的有益經(jīng)驗，與此同時，還應當出臺支持其進行學歷深造的優(yōu)惠政策，從而讓他們的工作滿足感得到進一步提升。其次，應當在檔案管理人員職稱評定上給予適當?shù)膬?yōu)惠政策，可在職稱評定數(shù)量、評審條件等方面適當向其傾斜，不斷拓寬其專業(yè)技術職務的上升空間，使其通過職稱的獲得不斷增強工作成就感。最后，應當構建完善的檔案管理工作激勵機制，實施工作績效考核制度，對表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員給予一定的物質(zhì)或精神獎勵，滿足其希望通過勞動獲得精神與物質(zhì)回報的需求，從而增強其工作主動性與積極性。

（2）提高對檔案管理工作的重視度，制定明確的檔案管理與利用目標。管理心理學認為，一個組織中共同目標的確定對所有個體行為都具有導向作用，有助于激發(fā)出個體為目標不斷奮斗的動力和潛能。因此，高職院校在開展檔案管理工作之前，必須制定明確的檔案管理與利用目標，學校領導應將檔案管理工作擺在重要位置，設置專門的檔案管理機構，并健全檔案管理工作機制，配備數(shù)量足夠的管理人員，加快建立檔案管理信息化系統(tǒng)，為檔案管理工作的順利高效開展提供有利條件。

（3）滿足檔案利用者的各種心理需求，不斷提高檔案利用服務質(zhì)量。首先，應當構建科學而完善的檔案服務體系，采用人性化檔案利用服務模式，把檔案的利用和日常工作習慣有效聯(lián)系起來，并配置完善的檔案利用硬件系統(tǒng)，使利用者能在不同時間和空間進行檔案信息的快速查詢和獲取，滿足其追求快捷、方便的心理需求。其次，應當把握好檔案利用者的心理特點，通過改善檔案利用條件、打造利用服務跟蹤反饋平臺等措施來不斷提升檔案利用服務的整體質(zhì)量。

綜上所述，管理心理學對高職院校檔案管理與利用工作的開展來說具有非常重要的意義。根據(jù)當前我國高職院校在檔案管理過程中存在的管理意識缺乏、信息化程度不高等問題，應當在今后的檔案管理工作實踐中不斷提高對檔案管理工作的重視度，制定明確的檔案管理目標，并更多地考慮檔案利用者的內(nèi)心需求，使檔案利用服務質(zhì)量得到進一步提升。

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（作者單位：南充職業(yè)技術學院綜合檔案室）