高速公路工程檔案管理

袁邐瑕

摘 要：在高速公路工程質量管理中檔案管理是很重要的，無論是公路工程施工的過程中的質量管理，還是在檢測工程質量以及最后的工程驗收方面，都是重要的憑證。處理好檔案資料，并能準確歸檔，可以為高速公路的建設過程中的工作提供正確的依據(jù)，少走彎路，較少消耗，降低損失。做好工程檔案管理工作，對高速公路工程建設有著極其重要的影響。文章首先分析了當今社會高速公路檔案管理中存在的問題與不足，根據(jù)這些問題提出可操作的、具有實際意義的、有針對性的對策，希望可以對高速公路工程檔案管理方面的工作提供一定的幫助。

關鍵詞：工程管理；檔案管理；工程資料；竣工檔案

中圖分類號：U415.1 文獻標志碼：A 文章編號：2095-2945（2018）20-0195-02

Abstract： Archives management is very important documents in freeway engineering quality management， whether in the process of freeway construction quality management， or in the detection of project quality and the final project acceptance. Dealing with the archival data and being able to file accurately can be the correct basis for the work in the process of freeway construction， less detours， less consumption and lower losses. To do a good job of engineering archives management has an extremely important impact on freeway engineering construction， this paper first analyzes the existing problems and shortcomings in the archives management of freeway in the present society， and puts forward some feasible， practical and targeted countermeasures according to these problems， in the hope of providing some help to the freeway engineering archive management work.

Keywords： project management； archive management； engineering materials； completed archives

1 當前我國高速公路檔案管理的現(xiàn)狀與問題

目前， 我國高速公路建設工作正處于持續(xù)不斷地快速發(fā)展當中，因此產生了許多項目的工程檔案，但是由于許多不利因素的影響，比如高速公路從業(yè)人員需要有很強的專業(yè)能力、工程持續(xù)的時間非常長、費用高、項目復雜以及參建單位魚龍混雜，各項資質不齊等等，導致高速公路工程的各項資料、竣工文件等整理起來相當困難，檔案管理工作進展緩慢，各項資料的質量與價值不高，沒有辦法將檔案與工程同步驗收。以下是存在的一些問題。

1.1 對資料整理工作重視不夠

相較于工程資料而言，工程建設工作作為一個建筑物是可以實際測量結果的，是社會各界人士都可以看得見的，它的各項衡量指標都是明確的，更容易取得進展。而工程資料相較于工程建設而言，更容易被忽視，常常等到工程驗收工作都要進行的時候才想起資料問題，于是，工作人員開始補作業(yè)，趕進度，導致很多資料難以取得想要的結果。

1.2 對檔案管理的法律監(jiān)控不嚴

雖然我國有關于工程檔案方面的法律， 交通行業(yè)主管部門也制定了一些規(guī)定， 但這些規(guī)范的標準仍然不夠明確，不夠詳盡，不夠完美。這就導致參建單位對工程資料整理工作的重視不夠，采取應付工作的態(tài)度，雖然各個參建單位也制定了一些資料管理方面的細則，但是這些細則還是不夠健全，導致資料的內容、深度、詳細程度都有一定的欠缺，也很難保證文檔歸檔工作的有效進行。

1.3 對工程資料的管理規(guī)范不強

雖然在高速公路工程建設期間，各個階段相應的資料都會準備，但是這些資料更側重于日常性使用，而忽略了整項工程最后的環(huán)節(jié)，即資料的整理、編碼、歸檔工作，使得這些資料的規(guī)范性不強。

1.4 缺乏全面人才

工程負責人，監(jiān)理單位負責人以及施工單位負責人對國家高速公路工程相關的檔案管理法了解不深，專業(yè)知識掌握嚴重不足，綜合素質偏低。目前，施工方負責的檔案資料多由現(xiàn)場的技術人員完成，但是這一層面的作業(yè)人員普遍文化水平不高，而施工單位對其的培訓力度不夠，重視不足，導致施工過程中產生的工程原始文件不規(guī)范、價值不高；監(jiān)理單位人員大多數(shù)都沒有參加過正規(guī)的國家監(jiān)理工程培訓，持監(jiān)理工程資格證書的工作人員更是少之又少，使他們沒有與工作相匹配的專業(yè)能力，對現(xiàn)場簽證工作把關不嚴；雖然有一些工程單位專門配備了一些人員從事檔管理工作，并且這些人員也具有檔案管理所需的專業(yè)知識， 但他們又對工程建設方面的知識又掌握不夠，更有甚者對工程建設的知識一點都不了解，這就使得檔案管理與工程技術融合不到一起，導致高速公路工程建設與檔案資料管理的工作很難做好，極難開展。

1.5 現(xiàn)實因素對工程檔案保存的不利影響

隨著高速公路工程建設的不斷發(fā)展，相關工程檔案也在不斷的增加，這就使得文檔的保存存在一定的困難。一方面由于紙質檔案很多，保存不易；另一方面文檔數(shù)量多，查找起來工作量很大，通常使用的手工檢索方法更是在實際操作中困難重重。

2 做好高速公路檔案管理工作的對策

為了解決高速公路檔案管理與高速公路工程進度不統(tǒng)一的問題，在工程項目開始階段就要注重檔案管理工作，從一開始就要嚴格把關管理工程資料的質量，使之可以在交工驗收時提供可信的、有價值的資料。有條理的對檔案進行歸類、存檔，為今后檔案的查閱提供便利。

2.1 制定高速公路檔案管理方面的法律

到現(xiàn)在為止，我國對于高速公路檔案管理方面的法規(guī)以及行業(yè)規(guī)定并沒有一個明確的標準。對工程施工過程中產生的資料應如何收集、整理、分類、存檔、編號以及裝訂等都沒有明確的要求，這對高速公路工程檔案管理方面的工作開展十分不利，為了保證檔案的完整與質量，就必須制定一些章程從源頭上對資料的收集進行要求，來保障檔案在形成過程中資料的完整、齊全、準確、有價值。檔案在存儲過程中也要制定有關文檔編制、裝訂、編目、保管方面的相關規(guī)定，統(tǒng)一標準嚴要求，使高速公路檔案管理工作條理分明，保障檔案整理分類有章可循、有序進行。達到高速工程項目檔案符合專項驗收的要求。

2.2 遵守檔案管理權責分明

高速公路建設項目當中不論是建設方、施工方還是監(jiān)理方都要建立健全項目檔案管理制度， 要在制度中明確個人的職能，只有將責任落實到個人身上，檔案管理工作才會有序進展，才能保證一項工作有人做、使大家能夠相互配合。

2.3 保障施工資料時效性與真實性

高速公路建設項目檔案要求所有檔案的記錄一定是在工程建設過程當中實際發(fā)生的，并且要保證記錄的時效性，即隨時發(fā)生隨時記錄而不是進入項目結束期為了驗收要求，相關工作人員加班加點填制的各項資料，真實的材料是高速公路工程竣工驗收的關鍵， 也是檢驗工程建設質量的重點。工程資料的形成從施工原始記錄開始， 其真實性體現(xiàn)在施工原始記錄所記錄的事件是確定的某一時間段， 與確定地點發(fā)生聯(lián)系的分項工程或施工工序。施工記錄所表明時間跨度應與分項工程的具體時間一致， 現(xiàn)場完成施工記錄， 隨之歸檔保存， 不得進行任何添加和修改。施工數(shù)據(jù)的完整性應體現(xiàn)在施工記錄體系的各個組成部分相互補充、相互驗證， 不強調一張圖表囊括所有施工信息。

2.4 制定制約措施， 確保歸檔的資料完整

一項工程在開始之前，參與工程的各項隊伍應該明確自己的權利和義務，分清自己的工作范圍，把項目文件材料的收集、整理、分類、歸檔， 作為合同（協(xié)議）的重要內容確定，明確參建各方應該準備哪些材料，又對材料有怎樣的質量要求。同時，在工程建設發(fā)展當中，作為工程的監(jiān)理單位，應該嚴格堅守自己的工作職能，嚴格把控工程資料形成的各個環(huán)節(jié)，在工程貨款支付階段，也可以加強檔案管理。可以將資料是否完整、真實、齊全作為一項考量目標，如果沒有達到約定的要求，比如高速公路工程檔案整理不到位、文件流于形式、毫無價值等監(jiān)理單位可以要求參建方限期改正后再支付，在簽訂合同之時可以將這項條款列入范圍，若未按約定完成，可以拒絕支付貨款。這樣在法律的干預下以及監(jiān)理單位的監(jiān)督下，保障工程資料的真實、完整、齊全這個目標就不再遙不可及了。

2.5 重視人才培養(yǎng)工作

只有提高檔案人員在工程建設方面的綜合素質，才能使高速公路工程的檔案管理工作做得更好。當前，工程檔案管理的工作人員關于專業(yè)方面的知識水平不夠，這在極大程度上給文件管理工作造成困難?？梢圆捎萌瞬排囵B(yǎng)方法對高速公路工程管理人員、監(jiān)理人員、施工單位人員進行檔案業(yè)務知識培訓，提高檔案管理人員的綜合素質。

2.6 提高檔案管理效果

高速公路項目中涉及大量的資料，而這些資料對高速公路工程的運行、安全、養(yǎng)護具有十分重要的作用。注重工程資料的保管的目的在于這些資料的后期使用， 檔案只有被使用才能實現(xiàn)它的價值，而這些檔案可以給高速公路今后在運營過程中所進行的養(yǎng)護、維修工作提供依據(jù)。合理利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案資源的應有作用。

2.7 運用現(xiàn)代化技術進行檔案管理

可以對檔案進行信息化管理，合理利用計算機及有關的現(xiàn)代技術，把檔案中的內文著錄，然后根據(jù)類別歸檔，并對資料進行索引，方便用來檢索，使檔案管理逐漸走向數(shù)字化。工程質量管理人員應該建立適合的檔案管理系統(tǒng)，并將所有檔案分類，先做出目錄，然后逐級錄入檔案的具體內容，做到簡潔明了，方便查找，當需要相關信息時，可以快速找到，做到管理工作的數(shù)字化。且電子檔案方便存儲，攜帶方便。

3 結束語

高速公路檔案管理工作都是龐雜、細致的，這要求管理人員細心、認真且有耐心，堅持這一態(tài)度并且按照管理規(guī)章制度去做，就能做好高速公路檔案管理工作。這樣就能為高速公路工程施工、建設、養(yǎng)護、擴建、改造提供重要依據(jù)，亦可以為日后其他公路新建設計或是科學研究提供參考。

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