檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用

葉伊林

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理在企業(yè)管理中地位越來越重要，同時(shí)其在企業(yè)發(fā)展中的作用也越來越突出。如何與時(shí)俱進(jìn)地做好檔案管理工作，提升檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，這自然成為了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理領(lǐng)域的重要課題。本文對(duì)于檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要作用分別從管理水平、經(jīng)濟(jì)效益以及決策水平三個(gè)維度進(jìn)行了探討分析，基于檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的重要地位，闡述了做好檔案管理工作，充分發(fā)揮其重要作用具體。

進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代之后，企業(yè)經(jīng)營(yíng)中所形成的各種檔案資料成為了企業(yè)非常寶貴的知識(shí)資產(chǎn)，如何加強(qiáng)檔案管理工作，利用好這些資產(chǎn)，成為了企業(yè)知識(shí)管理的重要工作內(nèi)容。目前不少企業(yè)對(duì)于檔案管理沒有給予應(yīng)有的重視，檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用沒有得到充分地發(fā)揮，這影響到了企業(yè)的健康發(fā)展?；谶@種情況，需要企業(yè)管理者對(duì)于檔案管理的重要作用有一個(gè)更加全面的認(rèn)識(shí)，從而采取有效的措施來做好檔案管理工作，從而給企業(yè)的發(fā)展提供良好的支撐。

一、檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用

檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用是多方面的，本文擇其要者而言之，重點(diǎn)探討檔案管理所具有的以下幾個(gè)重要作用。

提升企業(yè)管理水平。做好檔案管理工作對(duì)于企業(yè)管理水平的提升具有重要促進(jìn)作用，檔案管理本身是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，能不能做好這一工作，自然決定著企業(yè)整體管理水平。另一方面就是通過檔案管理工作的開展，可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方面的各種問題，這些問題被整理之后，交給企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策者，企業(yè)可以有針對(duì)性地去解決這些問題，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理水平的提升。

提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。做好檔案管理工作有助于提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)于企業(yè)來說，經(jīng)營(yíng)的主要目的就是獲得效益，經(jīng)濟(jì)效益好則意味著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平高，反之則意味著經(jīng)營(yíng)管理水平低。通過做好檔案管理工作，可以將企業(yè)擁有的知識(shí)資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，從而幫助企業(yè)獲得的更多的收益。

提升企業(yè)決策水平。做好檔案管理工作有助于提升企業(yè)決策水平，當(dāng)前企業(yè)所面臨的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境更加復(fù)雜，這使得企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策需要考慮的因素更多，決策工作難度更大。基于這種情況，通過做好檔案管理工作，可以給企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供各種信息支撐，尤其是可以提供企業(yè)以往經(jīng)營(yíng)管理方面的信息，從而有效提升企業(yè)決策科學(xué)性，規(guī)避決策風(fēng)險(xiǎn)。

二、做好檔案管理，發(fā)揮其重要作用的策略

對(duì)于企業(yè)來說，未來檔案管理的重要性只能進(jìn)一步的增強(qiáng)而不是削弱，這意味著企業(yè)需要重點(diǎn)做好以下幾個(gè)方面的工作，從而提升檔案管理水平，進(jìn)一步地發(fā)揮好檔案管理的重要作用。

將檔案看成是企業(yè)的重要資產(chǎn)。企業(yè)管理者對(duì)于檔案管理工作需要給予應(yīng)有的重視，將檔案看成是企業(yè)最為寶貴的知識(shí)資產(chǎn)，加強(qiáng)檔案管理，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)資產(chǎn)的增值。企業(yè)需要從知識(shí)管理的角度出發(fā)對(duì)于檔案管理進(jìn)行重新思考，對(duì)于檔案管理工作給予更多的支持，從硬件設(shè)備到軟件系統(tǒng)，都需要根據(jù)新時(shí)期檔案管理工作開展的需要來提供支持，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理水平能夠更上一個(gè)臺(tái)階。

完善檔案管理制度。企業(yè)需要進(jìn)一步去完善檔案管理制度，基于檔案管理種常見的一個(gè)問題，圍繞檔案管理的目的來進(jìn)行檔案管理制度的進(jìn)一步完善，從而提升這一工作的規(guī)范性，將檔案管理各項(xiàng)工作納入到制度的約束之下，最大限度地減少檔案管理工作中檔案管理人員主觀意識(shí)對(duì)于這一工作的不良影響。舉例而言，檔案管理制度內(nèi)容需要包括檔案歸檔要求、檔案保管要求、檔案借閱規(guī)定等等。企業(yè)檔案管理工作開展嚴(yán)格做到依據(jù)制度要求推進(jìn)，維護(hù)好檔案管理制度權(quán)威，從而讓檔案管理更加規(guī)范。

深入挖掘檔案價(jià)值。檔案管理的最終目的還是要做到切實(shí)發(fā)揮檔案的價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，從而推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展。在檔案價(jià)值的深入挖掘方面，關(guān)鍵就是要做做好檔案整理這一基礎(chǔ)性工作，以檔案管理信息化建設(shè)為重要抓手，將能夠數(shù)字化的檔案進(jìn)行數(shù)字化，這樣可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的更加高效，可以快速地進(jìn)行檔案的檢索，對(duì)于檔案資料按照一定要求進(jìn)行系統(tǒng)分析，從而最大限度的萬挖掘檔案的價(jià)值。同時(shí)企業(yè)檔案管理工作的開展要以價(jià)值發(fā)揮為基本導(dǎo)向進(jìn)行管理流程的優(yōu)化、管理內(nèi)容的調(diào)整，這樣才能夠更好地做到充分利用檔案，檔案管理工作價(jià)值才能得到彰顯。

配備專業(yè)人才。企業(yè)需要充分考慮檔案管理工作的重要價(jià)值，給這一工作的開展配備專業(yè)的人才，全面提升這一工作水平。從人才選聘來看，關(guān)鍵是要基于當(dāng)前檔案管理工作的具體工作職責(zé)要求來配備工作經(jīng)驗(yàn)豐富、工作能力突出的專業(yè)人才，確保檔案管理工作人員具有良好的勝任力，能夠較好的去開展這一工作。同時(shí)還要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)提升，確保檔案管理人員的知識(shí)不斷更新，能力不斷提升，了解檔案管理領(lǐng)域的最新發(fā)展趨勢(shì)，掌握應(yīng)對(duì)檔案管理工作新情況的具體能力，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理價(jià)值的充分發(fā)揮。

綜上所述，當(dāng)前檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用越來越重要，企業(yè)管理者需要與時(shí)俱進(jìn)，提升檔案管理工作地位，根據(jù)這一工作開展的需要配備專業(yè)的人才隊(duì)伍，完善檔案管理制度，從而做到深入挖掘檔案價(jià)值，全面的提升檔案管理水平，最大限度地發(fā)揮檔案管理對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要作用，推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展。