辦公自動化中的計算機技術(shù)應(yīng)用研究

梁曦曦

在當(dāng)前信息化時代背景下，計算機技術(shù)已經(jīng)融入到了社會生產(chǎn)各個領(lǐng)域，而且其應(yīng)用作用不可小覷。在日常工作過程中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合工況以及社會需求，將計算機技術(shù)與理論緊密結(jié)合起來，建立穩(wěn)定而又安全的辦公自動化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，有利于提高辦公質(zhì)量和效率。本文先對辦公自動化現(xiàn)狀進行分析，然后結(jié)合現(xiàn)狀對先進的計算機技術(shù)手段在現(xiàn)代辦公工作中的應(yīng)用實踐，談一下個人的觀點和認(rèn)識，以供參考。

先進的計算機系統(tǒng)以及相關(guān)技術(shù)設(shè)備應(yīng)用，大大提高了辦公質(zhì)量和辦公效率，可以使他們在繁雜的事務(wù)中解脫出來。這與傳統(tǒng)的工作模式存在著較大的差異性，一方面可以提高工作質(zhì)量，另一方面減少了人工操作的錯誤率。

一、辦公自動化現(xiàn)狀分析

辦公自動化是指辦公室內(nèi)部事務(wù)性工作的信息化、自動化出來系統(tǒng)，同時也是計算機技術(shù)應(yīng)用及其長期發(fā)展中的一種新的衍生品。在辦公自動化建設(shè)過程中，工作人員基于現(xiàn)代軟硬件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及通信設(shè)備的應(yīng)用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的接收、加工以及傳輸和存儲，并將公文檔案管理、部門辦公系統(tǒng)置于同一個網(wǎng)絡(luò)體系之中統(tǒng)一管理。從現(xiàn)階段國內(nèi)各個行業(yè)、各領(lǐng)域的辦公自動化以及電子商務(wù)活動現(xiàn)狀來看已初見成效，并且逐步形成了開放性的交流系統(tǒng)。智能化辦公體系建設(shè)過程中逐漸融入了現(xiàn)代多媒體技術(shù)，在具體應(yīng)用實踐中表現(xiàn)出良好的數(shù)據(jù)信息自動化傳輸功能。計算機技術(shù)的更新以及創(chuàng)新發(fā)展，其對社會經(jīng)濟發(fā)展會造成一定的影響。在現(xiàn)代辦公自動化建設(shè)過程中，先進的計算機技術(shù)手段應(yīng)用非常的廣泛，在辦公管理過程中計算機技術(shù)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在文字、信息數(shù)據(jù)處理的自動化領(lǐng)域。比如，WPS編輯工在辦公自動化中的應(yīng)用，可以有效提高編輯處理以及版式設(shè)計和影像處理效率；再如，Excel數(shù)據(jù)處理技術(shù)的應(yīng)用，可以促進辦公自動化領(lǐng)域數(shù)據(jù)信息處理水平的提升，讓表格處理中的各環(huán)節(jié)工作都能夠有效地朝著自動化方向發(fā)展。同時，辦公自動化工作中還引入了多媒體技術(shù)手段，比如圖像處理技術(shù)、語音傳真和綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)站等，都會因計算機多媒體技術(shù)的應(yīng)用而大幅度提高其辦公現(xiàn)代化水平。辦公自動化過程中的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用效果也非常的顯著，比如視頻會議模式克服了傳統(tǒng)的會議模式弊端，通過網(wǎng)絡(luò)視頻會議的形式，能夠擺脫空間限制，隨時隨地都能夠組織開展視頻會議；通過多媒體技術(shù)手段，可以進行面對面的溝通與交流，同時也可基于計算機技術(shù)的應(yīng)用將決策以及匯總甚至打印工作落實到位。

二、辦公自動化領(lǐng)域的計算機技術(shù)應(yīng)用途徑

近年來計算機技術(shù)在國內(nèi)各行業(yè)的應(yīng)用，大大提高了辦公自動化水平。然而，從實踐來看，國內(nèi)很多企事業(yè)單位的決策者、領(lǐng)導(dǎo)者難以對計算機軟件的限制性形成正確的認(rèn)知，同時國內(nèi)已投用的計算機應(yīng)用軟件經(jīng)濟滯后性較為明確，因此目前國內(nèi)辦公自動化建設(shè)過程中的計算機應(yīng)用軟件和技術(shù)投入不足，軟件和硬件投資以及人員培訓(xùn)等，均未得到有效的滿足?；诖?，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)從宏觀的視角上考慮問題，通過加強先進計算機技術(shù)的應(yīng)用來提高辦公自動化水平。

流程與方式。在企事業(yè)單位辦公工作中，辦公自動化通常涉及到很多方面的內(nèi)容和業(yè)務(wù)，其中信息數(shù)據(jù)處理方面尤其重要。在此過程中，不僅需要應(yīng)用先進的計算機技術(shù)手段，而且還要有計算機軟硬件設(shè)備和資源。辦公自動化的很多特定的軟件，比如財務(wù)管理軟件、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)以及其他相關(guān)軟件。同時，辦公自動化中的計算機技術(shù)應(yīng)用，可以實時對企事業(yè)單位的情況進行動態(tài)化監(jiān)控，使各部門、各崗位之間架起協(xié)調(diào)，改善和提高現(xiàn)有資源的有效利用率。以辦公自動化中的視頻會議為例，計算機技術(shù)在其中的應(yīng)用非常重要。

視頻會議與電話會議非常相似，除能夠聽到相互之間的通話外，還可以看到彼此的表情以及肢體語言。通過計算機技術(shù)的應(yīng)用，可使用同一數(shù)據(jù)表、任何PC文件，與傳統(tǒng)的開會形式基本一致?；诂F(xiàn)代技術(shù)算計技術(shù)手段的應(yīng)用，可以通過視頻會議使人們之間能夠更加有效的進行溝通和交流，可視化是彼此之間交流的最自然、組有效的方式。 如圖2所示的視頻會議架構(gòu)，可以使不同地方的人們相互之間產(chǎn)生影響，無論彼此之間有15分鐘的路程，還是相互之間有20個小時行程，基于計算機技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)視頻會議，均可使人們猶如在同一個房間內(nèi)相互交流一樣。

數(shù)據(jù)自動備份與恢復(fù)誤刪數(shù)據(jù)信息?；谟嬎銠C技術(shù)的辦公自動化過程中，通?？赡軙霈F(xiàn)因忘記存儲等誤操作或者突然斷電等情況而刪除數(shù)據(jù)信息的問題，不利于后序辦公。然而，計算機本身具有數(shù)據(jù)備份的功能，通過數(shù)據(jù)備份可以科學(xué)有效地讓信息數(shù)據(jù)全面而又安全的保存下來。計算機技術(shù)應(yīng)用條件下的數(shù)據(jù)庫，可以使用戶對信息數(shù)據(jù)進行備份。在辦公工作中，計算機系統(tǒng)可能會出現(xiàn)故障問題，也可能因工作人員操作不當(dāng)而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失等，我們可以采用計算機備份數(shù)據(jù)的方式來及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。如果計算機數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)了存儲設(shè)備故障問題，則無法有效的存儲數(shù)據(jù)信息，甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)大量丟失現(xiàn)象。

文檔自動管理，對數(shù)據(jù)信息進行密碼保護。計算機技術(shù)的有效應(yīng)用，可以實現(xiàn)收發(fā)文件的合理管理，通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來實現(xiàn)文件的傳閱以及批復(fù)，并且采用用戶自定義的方式將工作流程事先確定下來；值得一提的是，在此過程中可以準(zhǔn)確保留所有送交批閱與修改痕跡，同時還包括操作人員以及具體的時間信息等。實踐中，獲取公文后先進行登記，然后發(fā)給公文擬辦人員進行批辦，自動發(fā)送批文給批辦以及承辦人員，并且由專人對公文進行整理和歸檔。在整理和歸檔好文件以后，根據(jù)其機密等級以及用戶指定權(quán)限查詢信息。在此過程中，計算機技術(shù)的應(yīng)用可以實現(xiàn)自動化控制收發(fā)文程序，并且實現(xiàn)文檔的自動化收發(fā)，按權(quán)限來保存、利用和共享各類文件與信息，以便于日后的查詢。先進的計算機技術(shù)應(yīng)用，可以從根本上取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)化文檔，基于文件上的信息數(shù)據(jù)保管功能，來實現(xiàn)對文檔的合理保管，并且根據(jù)分配權(quán)限對其進行合理利用。如果計算機數(shù)據(jù)庫遭到破壞，則其主要有兩種情況。一方面是來自內(nèi)部相關(guān)因素的影響，另一方面是來自外部因素的影響。

辦公自動化中的計算機技術(shù)。在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)平臺基礎(chǔ)上，利用先進的計算機技術(shù)手段可以實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)發(fā)布，并且開展相互交流活動。目前很多企事業(yè)單位均采用該種網(wǎng)絡(luò)模式進行辦公，甚至在成為企事業(yè)單位的文化內(nèi)容，比如會議公告、論壇等，企事業(yè)單位員工可在該平臺上開展各種形式的技術(shù)交流、事務(wù)公告等；同時，還可對數(shù)據(jù)信息進行廣泛傳播，實現(xiàn)資源共建共享，讓職工對本企事業(yè)單位的動態(tài)情況由更加深入和全面的了解。辦公自動化過程中的公共信息服務(wù)應(yīng)用實踐中，不僅僅在本單位以及部門之間實現(xiàn)信息共建共享，而且可促進社會生產(chǎn)過程中的各行業(yè)中的需求者都能夠共享公開信息。通過建立發(fā)布信息平臺，可讓企事業(yè)單位的員工在該平臺上公開信息，同時也可讓管理人員及時管理信息。以筆者之見，無論是企業(yè)還是其他類型的單位，其領(lǐng)導(dǎo)干部以及內(nèi)部人員，均應(yīng)當(dāng)加強重視，積極應(yīng)用先進的計算機技術(shù)，提高辦公效率。比如，可在統(tǒng)一的環(huán)境條件下獲得各種類型以及與工作密切相關(guān)的信息資源；特殊情況下，不能在單位參加會議時也通過計算機電話網(wǎng)、DDN專線與企事業(yè)單位內(nèi)部的計算機相連接，及時處理各項目辦公活動，大大提高了工作質(zhì)量和效率?；卺槍φ麄€工作流程開展跟蹤和監(jiān)控工作，讓多種崗位以及多部門之間相互協(xié)調(diào)，計算機系統(tǒng)利用其不受時間和空間限制的功能優(yōu)勢，可以及時對發(fā)現(xiàn)的問題進行有效的解決，這是傳統(tǒng)辦公模式所無法比擬的。從國內(nèi)國際發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢來看，計算機技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為一種主流，任何單位和部門都必須利用先進的計算機技術(shù)和平臺來處理工作任務(wù)，其流程化工作內(nèi)容會越來越多，辦公工作將朝著自動化方向發(fā)展。

綜上所述，現(xiàn)代計算機技術(shù)有效促進了現(xiàn)代辦公自動化建設(shè)與發(fā)展，尤其是其強大的信息數(shù)據(jù)以及文字處理功能、網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)手段，不僅可以大大提高辦公質(zhì)量和效率，而且還能促使企業(yè)增效。從計算機技術(shù)在現(xiàn)代辦公工作中的應(yīng)用實踐來看，其不僅可以有效的整合資源、優(yōu)化調(diào)整辦公任務(wù)和流程，而且能夠大大提高工作效率和經(jīng)濟效益。