醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理及新技術(shù)應(yīng)用

楊凱

檔案是對某一行業(yè)部門在進(jìn)行一項(xiàng)具體工作任務(wù)時的真實(shí)資料記錄，為后期對資料數(shù)據(jù)的提取利用或者其他工作部門的工作開展提供科學(xué)可靠的檔案資料。隨著現(xiàn)代化社會的發(fā)展，檔案管理工作的重要性逐漸受到社會各界的廣泛關(guān)注，現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理工作提供了諸多新的方式方法?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的水平逐步提高，我國的醫(yī)療設(shè)備水平不斷提升，各種高新技術(shù)設(shè)備器材引入醫(yī)療行業(yè)，在這一背景下，醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的重要性也逐漸凸顯。本文將主要圍繞著當(dāng)前我國在醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理方面的工作進(jìn)行討論分析，并針對檔案的信息化管理進(jìn)行新技術(shù)應(yīng)用探究。

一、醫(yī)療設(shè)備建檔的重要性

隨著現(xiàn)代我國醫(yī)療技術(shù)水平的提高，在醫(yī)療設(shè)備等方面得到更多的發(fā)展與突破，各種高新技術(shù)醫(yī)療設(shè)備被引入醫(yī)療行業(yè)中，一方面在促進(jìn)醫(yī)療水平迅速發(fā)展，提高我國醫(yī)療衛(wèi)生部門的服務(wù)水平，緩解我國緊張醫(yī)患關(guān)系的同時，也為我國醫(yī)療設(shè)備的管理帶來了一定的難題，現(xiàn)代醫(yī)療設(shè)備設(shè)施的發(fā)展將檔案管理工作提升到一個新的高度。進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備的檔案管理，從醫(yī)療設(shè)備購置環(huán)節(jié)到醫(yī)療設(shè)備的使用、維修、報(bào)廢等全程的使用記錄，可以通過圖片、影像資料以及醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)審批文件進(jìn)行檔案記錄，在某臺醫(yī)療設(shè)施的檔案記錄中要包括從申請論證直到使用報(bào)廢全過程的文件，具有較強(qiáng)的追溯性是醫(yī)療設(shè)備檔案的重要特征之一。（關(guān)于做好JCI認(rèn)證中醫(yī)療設(shè)備檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].王成玉，邢曉東，汪星，王彬.醫(yī)療衛(wèi)生裝備.2016（06））其重要意義表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)。

（一）為設(shè)備維修維護(hù)提供可靠數(shù)據(jù)資料

醫(yī)療設(shè)施檔案記錄的內(nèi)容中包括對該設(shè)備從購置開始的使用全程的記錄，也括在設(shè)備應(yīng)用過程中出現(xiàn)的各種故障的記錄，在此基礎(chǔ)之上對相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，為醫(yī)療設(shè)備的預(yù)防性維修做好準(zhǔn)備工作，對設(shè)備工作中可能出現(xiàn)的故障以及出現(xiàn)頻率進(jìn)行的分析，最大程度上降低醫(yī)療設(shè)備維修的費(fèi)用以及設(shè)備停機(jī)的頻率，并且可以為實(shí)現(xiàn)設(shè)備的遠(yuǎn)程維修打下重要的基礎(chǔ)。

（二）為醫(yī)療設(shè)備的再采購提供依據(jù)

對醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行具體檔案記錄，包括醫(yī)療設(shè)備從購買到使用過程以及最終報(bào)廢，全程的使用記錄，賦予檔案記錄較強(qiáng)的可追溯性，當(dāng)醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)療衛(wèi)生設(shè)備購置時，可以通過對具體某一醫(yī)療設(shè)備的使用數(shù)據(jù)與使用效率進(jìn)行對比分析，既可以有效避免醫(yī)療設(shè)備的重復(fù)購置，也可以實(shí)現(xiàn)避免購買劣質(zhì)醫(yī)療設(shè)備的效果，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行購買決策時提供科學(xué)有效的數(shù)據(jù)資料支持，有效的為醫(yī)院規(guī)避風(fēng)險。

（三）有效解決醫(yī)療糾紛事件

醫(yī)療設(shè)備的檔案記錄可以通過真實(shí)客觀的數(shù)據(jù)、圖片影像資料等方面的真實(shí)檔案記錄，解決醫(yī)療糾紛事件，或醫(yī)患沖突事件。

二、醫(yī)療設(shè)備檔案建立的過程

醫(yī)療設(shè)備的檔案內(nèi)容包括醫(yī)療設(shè)施設(shè)備使用的全過程，大概可以將醫(yī)療設(shè)備的建檔過程劃分為三個階段。（淺談信息化管理讓設(shè)備檔案發(fā)揮更大作用[J].李云.辦公室業(yè)務(wù).2015（11））

（一）第—階段

在醫(yī)療設(shè)備建檔的第一階段主要是進(jìn)行設(shè)備的申請購買、論證以及醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收。在第一階段需要納入檔案管理的資料內(nèi)容包括設(shè)備申請、論證報(bào)告、調(diào)查研究報(bào)告，購買項(xiàng)目的申請書、購買設(shè)備的其他相關(guān)記錄以及使用說明書，招標(biāo)以及投標(biāo)文件、驗(yàn)收報(bào)告，可以通過圖片、光盤影像資料等多種形式歸入檔案，為設(shè)備的來源追溯提供重要的依據(jù)保障

（二）第—階段

在醫(yī)療設(shè)備建檔的第二階段主要記錄在醫(yī)療設(shè)備驗(yàn)收后的整個具體使用過程的記錄，在本階段需要在醫(yī)療設(shè)備檔案中出現(xiàn)的內(nèi)容包括記錄文檔、測試報(bào)告等，形成的檔案記錄要包括對該醫(yī)療設(shè)備使用操作人員的培訓(xùn)記錄，設(shè)備在使用過程中出現(xiàn)的故障以及故障頻率的記錄，維修維護(hù)記錄以及計(jì)量質(zhì)量控制檢測記錄等，在第二階段的記錄可以為設(shè)備的維修維護(hù)提供可靠的保障。

（三）第三階段

在醫(yī)療設(shè)備建檔的第三階段主要是對設(shè)備報(bào)廢相關(guān)數(shù)據(jù)資料的記載，在第三階段需要具有的資料內(nèi)容包括醫(yī)療設(shè)備的報(bào)廢單以及設(shè)備報(bào)廢相關(guān)的審批文件，通過以上內(nèi)容可以為設(shè)備資產(chǎn)追溯去向的過程提供合理的依據(jù)。

醫(yī)療設(shè)備檔案建立的三個階段可以分為兩個類型，靜態(tài)檔案與動態(tài)檔案。第一階段與第三階段主要是對醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)使用說明、廠家資質(zhì)、合格證明等各種文件的記錄，因此是可以歸結(jié)為靜態(tài)檔案類型中的。而階段二的方案管理是在醫(yī)療設(shè)備的具體實(shí)際使用過程中的使用記錄以及對設(shè)備故障的距離，是一個動態(tài)發(fā)展的過程，相對具有一定的不可預(yù)知性，因此在進(jìn)行設(shè)備的應(yīng)用過程中，需要要求設(shè)備操作管理人員定期對設(shè)備的使用情況進(jìn)行歸納、總結(jié)與分析等工作，并納入檔案歸類。

三、對醫(yī)療設(shè)備檔案的信息化管理

（一）醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的必要性

醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備應(yīng)用時，需要對設(shè)備的使用進(jìn)行論證招標(biāo)工作，在這個過程中就不斷產(chǎn)生大量的檔案，例如：各種文字資料、影像數(shù)據(jù)資料、圖像圖片等各種不同類型的資料在進(jìn)行檔案管理的過程中為管理人員的工作帶來了一定的難度與挑戰(zhàn)，在進(jìn)行傳統(tǒng)的醫(yī)療設(shè)備管理的過程中，通常是使用臺賬化的管理方式，但是面對當(dāng)前醫(yī)療設(shè)備多種類型的海量資料數(shù)據(jù)時，采用以往的檔案管理的方法已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理現(xiàn)狀。（關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的探討[J].趙莉娟.中國管理信息化.2015（10））現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展為我國醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的檔案管理模式革新提供了可能性，從醫(yī)療設(shè)備的申請購置到最終的報(bào)廢，全程動態(tài)監(jiān)督管理，實(shí)現(xiàn)了檔案歸類整理與資料查閱的信息化、自動化、智能化，利用電子信息對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類整理，能夠通過檔案備份的方式，保證資料的完整性與可靠性，避免因突發(fā)事故而造成的資料缺損。其次通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備的檔案整理，以網(wǎng)絡(luò)平臺為基礎(chǔ)構(gòu)建醫(yī)療設(shè)備檔案網(wǎng)絡(luò)化平臺，不同科室之間進(jìn)行便利的交流溝通，實(shí)現(xiàn)各科室之間的數(shù)據(jù)資料共享，方便各科室部門之間的工作，增加設(shè)備的利用率，真正發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的作用，為病號及時就醫(yī)提供有力保障，最后高層管理部門可以通過數(shù)據(jù)資料的科學(xué)統(tǒng)計(jì)，掌握設(shè)備運(yùn)行的整體狀況，保證分析的準(zhǔn)確性與客觀性。

（二）醫(yī)療設(shè)備信息化管理的實(shí)現(xiàn)

在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備信息化管理的過程中，可以將檔案的類型分為靜態(tài)檔案與動態(tài)檔案兩大類型。其中靜態(tài)檔案中包括關(guān)于電子設(shè)備的各項(xiàng)審批文件、紙質(zhì)資料、磁盤資料以及影像文件等，通過掃描將數(shù)據(jù)資料整理為電子文檔的形式進(jìn)行存儲。而在動態(tài)檔案中使由醫(yī)療設(shè)備的使用科室針對設(shè)備使用過程中出現(xiàn)的設(shè)備故障進(jìn)行設(shè)備網(wǎng)絡(luò)報(bào)修，保修內(nèi)容包括醫(yī)療設(shè)備的基本信息、設(shè)備當(dāng)前的狀態(tài)以及對設(shè)備出現(xiàn)故障進(jìn)行描述，將以上信息經(jīng)過電子設(shè)備掃描后傳人醫(yī)療設(shè)備檔案管理平臺，保修單送至醫(yī)學(xué)工程科，經(jīng)過醫(yī)學(xué)工程科審定該設(shè)備是否院內(nèi)維修以及進(jìn)行維修所需要的費(fèi)用估算，最后是設(shè)備的維修環(huán)節(jié)，并將維修環(huán)節(jié)中涉及到維修維護(hù)人員的信息資料、設(shè)備故障識別的信息、故障排除情況以及實(shí)際進(jìn)行維修維護(hù)所花費(fèi)的費(fèi)用，以上各階段所涉及到的內(nèi)容都需要進(jìn)行電子掃描納入檔案整理。

（三）在設(shè)備運(yùn)行中運(yùn)用醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理

進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案的信息化管理包括醫(yī)療設(shè)備購置環(huán)節(jié)，具有重要的追溯作用，在醫(yī)療設(shè)備的具體運(yùn)行過程中，醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理也同樣具有重要的意義，這樣做的意義主要表現(xiàn)為以下兩部分。首先，在進(jìn)行設(shè)備操作人員培訓(xùn)的過程中可以通過對醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理模式進(jìn)行線上培訓(xùn)工作。在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備的信息化檔案管理的過程中，會對醫(yī)療設(shè)備的購置以及在調(diào)試階段使用說明書進(jìn)行分類整理，以文字說明、影像資料或者圖片等形式將信息共享到醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)中，通過線上網(wǎng)絡(luò)平臺，操作人員可以隨時隨地進(jìn)行閱讀瀏覽，學(xué)習(xí)設(shè)備具體操作和使用。通過該種方式有效提高了醫(yī)療設(shè)備操作人員的培訓(xùn)效率，節(jié)省培訓(xùn)時間，提高工作效率。其次，通過網(wǎng)上數(shù)據(jù)資料共享到形式進(jìn)行培訓(xùn)直接減少了由于操作人員的更換而造成設(shè)備使用失誤設(shè)備損壞事件的發(fā)生。最后，實(shí)現(xiàn)了對醫(yī)療設(shè)備維修維護(hù)的動態(tài)化與高效化管理，通過對設(shè)備以往維修檔案的分析，快速確定設(shè)備故障并確定解決措施，這對有效延長醫(yī)療設(shè)備的使用時間有著重要的意義。并且從設(shè)備開始投入運(yùn)行時，針對其具體使用狀況進(jìn)行記錄與分析。并保持一個動態(tài)維護(hù)管理的模式，有效提高設(shè)備的使用率。

四、在醫(yī)療設(shè)備信息化管理中的新技術(shù)應(yīng)用

利用傳統(tǒng)手段對醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行建檔的過程中，需要不同類別的檔案進(jìn)行分裝整理，最后再由人工撰寫檔案目錄信息，需要耗費(fèi)大量的人力資源，并且工作效率極低。隨著現(xiàn)代科學(xué)信息技術(shù)的發(fā)展。大數(shù)據(jù)時代的到來，現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，在不斷進(jìn)行醫(yī)療衛(wèi)生體制改革深化的過程中，對醫(yī)療設(shè)備的檔案管理從單機(jī)記錄逐漸過渡到融入醫(yī)院HIS之中，實(shí)現(xiàn)對醫(yī)療設(shè)備檔案的遠(yuǎn)程信息化管理的方式，并逐漸將該種信息管理模式推廣。在進(jìn)行數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)的過程中，不應(yīng)僅是局限于每個醫(yī)院個體自身的數(shù)字化，更應(yīng)該是建立各大醫(yī)院之間的醫(yī)療衛(wèi)生設(shè)備資料信息檔案的共享，并將該目標(biāo)定位未來的發(fā)展走向。其次，在上世紀(jì)九十年代起，無線射頻識別技術(shù)出現(xiàn)，隨著技術(shù)的成熟與發(fā)展逐漸在醫(yī)療衛(wèi)生設(shè)備的信息化檔案管理中引進(jìn)該技術(shù)，自動識別技術(shù)是一個典型的RFID系統(tǒng)，包括射頻電子標(biāo)簽、讀寫閱讀器、天線三部分。該項(xiàng)技術(shù)的使用原理是通過對無線電波對標(biāo)記媒體進(jìn)行讀寫識別，實(shí)現(xiàn)非接觸式數(shù)據(jù)采集的方式，隨時隨地進(jìn)行檔案名目的查找，有效的提高醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理與數(shù)據(jù)應(yīng)用查找的效率。

現(xiàn)在，檔案管理設(shè)計(jì)的范圍以及資料類型的增多，面對檔案管理工作時，對檔案管理技術(shù)提出了更高的要求。針對當(dāng)前我國醫(yī)療設(shè)備的檔案信息化管理技術(shù)的發(fā)展，認(rèn)識到信息化管理發(fā)展的必然性，并不斷實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理技術(shù)的更新。