“一轉(zhuǎn)變、二投入、三建設(shè)”改善基層檔案管理工作

黃光輝

近年來，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作有了長足進(jìn)步，處于高速發(fā)展健全期，在這個(gè)過程中也暴露出一些問題，筆者調(diào)研分析了當(dāng)前基層檔案管理工作存在的問題。筆者進(jìn)行了積極有益的思考，提出了改善基層檔案管理工作應(yīng)對(duì)措施，即“一轉(zhuǎn)變、二投入、三建設(shè)”。

一、機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的主要內(nèi)容及存在的問題

事業(yè)單位是由政府利用國有資產(chǎn)設(shè)立的，從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等活動(dòng)的社會(huì)服務(wù)組織。根據(jù)事業(yè)單位的性質(zhì)和特點(diǎn)，其檔案資料主要包括黨群檔案、行政檔案、實(shí)物檔案、聲像檔案等文書檔案，科研檔案、基建檔案、設(shè)備、檔案等科技檔案，還包括人事檔案、干部檔案、財(cái)會(huì)檔案、執(zhí)法檔案、業(yè)務(wù)檔案等，種類繁多、涉及范圍廣泛。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料直接記述和反映事業(yè)單位建設(shè)、管理、規(guī)劃的發(fā)展過程，不僅具有現(xiàn)實(shí)的依據(jù)作用，而且具有歷史的查考和憑證作用，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的實(shí)用價(jià)值在于它能滿足建設(shè)和發(fā)展的需要，提供相應(yīng)的原始依據(jù)和準(zhǔn)確的信息、數(shù)據(jù)，在實(shí)際工作中發(fā)揮借鑒和憑證作用。

近年來，全國檔案管理工作步入新階段。檔案事業(yè)在檔案法制建設(shè)、檔案館庫建設(shè)、檔案資源建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案開發(fā)利用及服務(wù)民生等方面取得了新進(jìn)展，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及城市社區(qū)和農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案工作全面發(fā)展。但經(jīng)筆者調(diào)研分析，目前基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案工作管理上仍存在管理重視程度不夠，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，檔案硬件設(shè)施較落后，檔案信息化嚴(yán)重不足等問題。

二、改善基層檔案管理工作的思考

要從根本上改善和提升基層檔案管理水平，必須首先從思想認(rèn)識(shí)上轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度；其次，必須深化投入，加大檔案管理工作的人力資源、硬件設(shè)施的投入力度；最后，在檔案管理工作還必須加強(qiáng)制度化、過程化及信息化的建設(shè)力度。筆者將以上對(duì)策措施，歸納為“一轉(zhuǎn)變、二投入、三建設(shè)”，具體闡述如下：

1.轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)檔案管理工作重視度程度

思想認(rèn)識(shí)水平?jīng)Q定一項(xiàng)工作開展的深度和廣度，要改善檔案工作管理水平，必須在思想認(rèn)識(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，也就是“一轉(zhuǎn)變”，特別是分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案工作人員，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展所起到的重要作用。要提高檔案工作的重視程度，必須將檔案管理工作列入單位常態(tài)化管理機(jī)制之中，經(jīng)常不定期的開展檔案工作管理的檢查督導(dǎo)。

2.深化投入，加人檔案管理工作資源投人度

加大檔案管理工作資源的投入力度，需從兩方面加強(qiáng)，也就是“二投入”。一是，加強(qiáng)檔案管理人力資源方面的投入力度；二是，加強(qiáng)檔案硬件設(shè)施方面的投入力度。檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員，加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作，充分地發(fā)揮他們的工作主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。

3.創(chuàng)新機(jī)制，健全檔案工作制度化建設(shè)

“無規(guī)矩不成方圓”，任何管理的先導(dǎo)便是制度建設(shè)，用制度去約束和管理，才能實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、科學(xué)化。建立科學(xué)的檔案管理體系，首先要?jiǎng)?chuàng)新機(jī)制，健全檔案管理的規(guī)章制度，建立檔案管理的組織機(jī)構(gòu)、分工責(zé)任制、檔案管理流程制度、歸檔制度、考核制度、檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)制度、檔案管理獎(jiǎng)懲等規(guī)章制度，逐步完善形成檔案管理制度體系，指導(dǎo)和約束檔案管理工作，逐步使檔案管理工作規(guī)范化、制度化。

4.提高認(rèn)識(shí)，重視檔案工作過程化建設(shè)

過程化即為在事件的管理過程中，注重事件實(shí)現(xiàn)的過程化管控，做好事件的過程管控便會(huì)順氣自然實(shí)現(xiàn)事件的最終目標(biāo)，并將事件完成的過程資料詳細(xì)記錄備份。檔案工作也應(yīng)該做好過程化管控，詳細(xì)做好相關(guān)事件的過程化歸檔和記錄。例如，某基層旅游局，在招商相關(guān)企業(yè)開發(fā)本地旅游資源時(shí)，由于開發(fā)商在相關(guān)開發(fā)過程中，存在違規(guī)操作的情況，當(dāng)?shù)芈糜尉肿龊昧讼嚓P(guān)招商和工程管理中過程化檔案資料的記錄存檔，在追究相關(guān)開發(fā)企業(yè)責(zé)任的時(shí)候起到關(guān)鍵佐證作用，避免了事故發(fā)生。在檔案管理過程中，注重過程化檔案記錄的重要性，通過過程化資料發(fā)現(xiàn)問題可以及時(shí)糾正、修改，通過過程化資料歸納總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)可以吸取、糾正。要做好基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，必須要加強(qiáng)檔案管理中的過程化建設(shè)，注重事件的過程記錄，以求可以客觀真實(shí)的還原過程中發(fā)生的真實(shí)事件，最大限度的發(fā)揮檔案在后續(xù)查詢、追責(zé)、履約、借鑒上的重要作用和意義。

5.與時(shí)俱進(jìn)，加快檔案管理信息化建設(shè)

在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中明確指出了要加快檔案信息化建設(shè)的步伐和力度，逐步形成檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。因此，檔案信息化是今后發(fā)展的趨勢和重點(diǎn)，基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位要提升檔案管理水平，就應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，逐步加快檔案管理的信息化建設(shè)。管理檔案的信息化建設(shè)就是利用現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各項(xiàng)原始檔案電子化，進(jìn)行智能化的收集、分類、統(tǒng)計(jì)和分析，方便快捷的給利用者提供可參考的數(shù)據(jù)、信息和決策依據(jù)，釋放人力成本，增加了檔案資源的可查詢、可利用率。要做好檔案管理信息化，在具備信息化建設(shè)的硬件條件下，必須加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，主要是檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)等。同時(shí)，檔案管理信息化的趨勢，對(duì)檔案人員的綜合素質(zhì)提出了新的要求，因此加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)更新知識(shí)，才能擔(dān)當(dāng)起檔案工作信息化建設(shè)的重任。

基層企事業(yè)單位檔案種類繁多、數(shù)量巨大、涉及范圍，健全改善檔案管理工作意義重大。在“十二五”規(guī)劃期間的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》以及“十三五”規(guī)劃期間的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中均對(duì)新形勢下的檔案管理工作提出了新要求。因此，要改善和提升基層機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作水平，應(yīng)該積極策劃、逐步實(shí)現(xiàn)“一轉(zhuǎn)變、二投入、三建設(shè)”。